Podpisanie umowy profilem zaufanym: jak podpisać umowę zlecenia, najmu i cywilnoprawną

Tak. Umowa cywilnoprawna podpisana profilem zaufanym jest ważna i wiąże obie strony, o ile przepis regulujący tę konkretną umowę nie żąda formy pisemnej pod rygorem nieważności. Podstawą jest art. 77(2) Kodeksu cywilnego, który do zachowania formy dokumentowej wymaga jedynie złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Podpis zaufany identyfikuje tę osobę bardzo dokładnie, bo opiera się na danych z rejestru PESEL.

Warto zauważyć, jak nisko jest postawiona ta poprzeczka. Forma dokumentowa nie wymaga żadnego podpisu w technicznym sensie. Spełnia ją zwykły e-mail z firmowej skrzynki albo SMS. Podpis zaufany daje więc znacznie więcej, niż przepis wymaga, i to jest jego realna zaleta. Problem polega na tym, że ten nadmiar nie przekłada się na wyższą formę czynności prawnej. Wszystko powyżej formy dokumentowej zaczyna się dopiero przy podpisie kwalifikowanym.

Jeżeli chcesz zobaczyć, czym dokładnie różnią się poszczególne poziomy podpisu, opisaliśmy je w przewodniku po rodzajach podpisów elektronicznych, a samą formę dokumentową rozkładamy na czynniki pierwsze w artykule o tym, czym jest forma dokumentowa.

W sprawach urzędowych tak, w umowie z kontrahentem nie. Art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji stanowi: „Dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”. Ostatnie pięć słów tego zdania jest kluczowe, bo Kodeks cywilny właśnie stanowi inaczej.

Art. 78(1) § 1 KC brzmi: „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. Paragraf drugi dodaje, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. Ustawodawca wskazał tu jeden konkretny rodzaj podpisu i podpisu zaufanego obok niego nie wymienił.

Jest jeszcze jeden argument, który rzadko pada w dyskusjach, a wynika wprost z budowy samego art. 20ae. Ustawodawca musiał dopisać osobny ust. 2a, żeby rozciągnąć skutek podpisu zaufanego na dostawców usług telekomunikacyjnych, i zrobił to pod warunkiem, że „obie strony wyrażą na to zgodę”. Gdyby ust. 2 działał sam z siebie w każdej relacji prywatnej, taki przepis byłby zbędny. Skoro ustawodawca uznał go za potrzebny, to znak, że domyślnym polem działania podpisu zaufanego pozostaje relacja z podmiotem publicznym.

Praktyczny wniosek jest prosty i wygodny: między firmami podpis zaufany i nasz zwykły podpis elektroniczny dają dokładnie ten sam skutek prawny. Wybór między nimi jest więc wyborem operacyjnym, a nie prawnym.

Kryterium jest zawsze to samo: forma, jakiej żąda przepis regulujący daną umowę. Poniżej podział, który obejmuje umowy pojawiające się w firmach najczęściej.

Cała lewa kolumna górnej części tabeli to umowy, które podpiszesz u nas dokładnie tak samo skutecznie, tylko bez wymogu, żeby kontrahent miał profil zaufany. Mamy osobne strony dla najczęstszych przypadków: umowy zlecenia, umowy B2B, umowy najmu oraz NDA.

Warto go znać, bo pokazuje, jak wygląda sytuacja, gdy ustawodawca naprawdę chce dopuścić podpis zaufany. Art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości dopuszcza przy sprawozdaniu finansowym dokładnie trzy podpisy: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany i podpis osobisty. Nasz zwykły podpis elektroniczny nie jest na tej liście i nigdy nie będziemy twierdzić inaczej.

To dobry test na uczciwość każdego dostawcy e-podpisu. Jeżeli przepis wymienia rodzaje podpisu z nazwy, lista jest zamknięta i nie ma tu miejsca na interpretację. Sprawozdanie finansowe podpisuje się jednym z tych trzech podpisów, w formacie XML, i żaden system do podpisywania umów tego nie zastąpi. Opisaliśmy to szerzej w artykule o tym, kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe.

Warto przy okazji rozróżnić dwa pojęcia, które w tym miejscu mylą się najczęściej. Podpis zaufany to nie to samo co podpis osobisty z e-dowodu. Podpis osobisty jest z mocy art. 2 pkt 9 ustawy o dowodach osobistych zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 11 eIDAS. Różnicę rozkładamy w tekście o tym, czym różni się podpis osobisty od podpisu kwalifikowanego.

Tak, jeżeli ma podpisać umowę podpisem zaufanym. I to jest miejsce, w którym ta droga najczęściej się kończy. Profil zaufany zakłada osoba fizyczna posiadająca polski numer PESEL, potwierdza go w banku, w punkcie potwierdzającym albo przez e-dowód, a sam profil jest ważny trzy lata i trzeba go odnawiać.

W praktyce oznacza to trzy typowe sytuacje, w których umowa staje w miejscu. Kontrahent zagraniczny bez polskiego numeru PESEL po prostu profilu nie założy, o czym piszemy szerzej na stronie o podpisie elektronicznym dla obcokrajowca. Członek zarządu, który profil ma, ale od dwóch lat go nie używał, odkrywa, że ważność wygasła, akurat w dniu podpisania umowy. Klient indywidualny często nie chce używać rządowego konta do prywatnej umowy z firmą i to jest jego prawo.

Nasz podpis elektroniczny omija wszystkie trzy przypadki. Sygnatariusz dostaje link e-mailem, otwiera dokument w przeglądarce, potwierdza tożsamość kodem i podpisuje. Nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji, nie potrzebuje PESEL-u ani certyfikatu. Skutek prawny jest ten sam: forma dokumentowa zgodnie z art. 77(2) KC.

Wybierz format PAdES. To jedyna rzecz, którą trzeba zapamiętać, i jednocześnie najczęstsze źródło zamieszania w całej usłudze. Podpis zaufany występuje w dwóch formatach. PAdES dotyczy plików PDF: podpis zostaje wewnątrz pliku, dokument nadal jest PDF-em, a w prawym górnym rogu pojawia się graficzny znacznik podpisu. XAdES dotyczy pozostałych plików, a jeśli zastosujesz go do PDF-a, plik zamieni się w dokument XML.

Skutek jest praktyczny i nieprzyjemny: kontrahent dostaje załącznik z rozszerzeniem XML, klika w niego i widzi kod albo pustą stronę. Gov.pl prowadzi na ten temat osobną instrukcję zatytułowaną „Co musisz zrobić, aby zobaczyć dokument ukryty w pliku .xml”. Sam fakt, że taka instrukcja istnieje, mówi dużo o tym, jak często to się zdarza.

Druga rzecz, o której warto pamiętać: graficzny znacznik podpisu jest dostępny wyłącznie w formacie PAdES i jest tylko ozdobnikiem. Podpis żyje w strukturze pliku, a nie w obrazku. Usunięcie znacznika nie usuwa podpisu, a domalowanie podobnego prostokąta w programie graficznym żadnego podpisu nie tworzy. Jak to zweryfikować, pokazujemy w poradniku jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF, a o samym podpisywaniu plików PDF piszemy na stronie podpis elektroniczny PDF.

Najczęstszy błąd przy podpisywaniu umowy profilem zaufanym nie ma nic wspólnego z prawem. Polega na tym, że każda strona podpisuje własną, czystą kopię umowy. Powstają wtedy dwa pliki, każdy z jednym podpisem, i żaden z nich nie jest umową podpisaną przez obie strony. Drugi podpis musi trafić na ten sam plik, który podpisała pierwsza osoba.

Usługa gov.pl to obsługuje: pozwala podpisać dokument, który podpisał już ktoś inny, i pokazuje przycisk sprawdzania, kto złożył wcześniejsze podpisy. Nie zrobi jednak za Ciebie nic z logistyki. Nie wyśle dokumentu, nie przypomni o podpisie, nie zapisze, że kontrahent wiadomość odebrał, i nie zablokuje sytuacji, w której ktoś przez pomyłkę podpisze starą wersję pliku. Rozpisaliśmy całą tę procedurę w artykule o tym, jak podpisać dokument przez dwie osoby.

Zwróć jeszcze uwagę na moment zawarcia umowy. Zgodnie z art. 61 § 1 KC oświadczenie woli jest złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej osoby w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Umowa jest więc zawarta wtedy, gdy podpisany plik dotarł do kontrahenta, a nie wtedy, gdy ktoś kliknął „podpisz”. Przy wysyłce ręcznej e-mailem udowodnienie tej chwili spada na Ciebie. Więcej o tym rozróżnieniu piszemy w tekście o tym, czym różni się data podpisania od daty zawarcia umowy.

Profilem zaufanym podpiszesz dokument z telefonu przez usługę Podpisz dokument elektronicznie na gov.pl, bez instalowania czegokolwiek, bo to zwykła strona internetowa. Wchodzisz na nią w przeglądarce telefonu, wgrywasz plik, logujesz się profilem zaufanym i pobierasz podpisany dokument.

Warto znać limity, bo są sztywne. Pojedynczy plik może mieć maksymalnie 25 MB, a jednorazowo wyślesz do 5 plików, których łączna waga też nie przekracza 25 MB. Lista obsługiwanych rozszerzeń jest za to bardzo szeroka i obejmuje między innymi PDF, DOC, DOCX, XLSX, ODT, JPG, PNG oraz same pliki podpisów w formatach XAdES, PAdES, CAdES i ASiC. Uwierzytelnić się można nie tylko profilem zaufanym, ale też e-dowodem albo certyfikatem kwalifikowanym.

Osobną ścieżką jest aplikacja mObywatel. Od 25 lutego 2025 roku ma usługę Podpisz dokument, która pozwala podpisać PDF podpisem osobistym zapisanym w e-dowodzie, przy użyciu modułu NFC w telefonie. Nie trzeba już instalować osobnej aplikacji eDO App. Potrzebny jest jednak komplet: e-dowód z aktywnym certyfikatem podpisu osobistego, numer CAN z awersu dowodu, sześciocyfrowy PIN 2 i telefon z anteną NFC.

Techniczna wygoda nie zmienia jednak niczego w warstwie prawnej, a to ona przesądza o umowie. Art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji zrównuje podpis zaufany z podpisem własnoręcznym, ale robi to w ustawie adresowanej do kontaktów z podmiotami publicznymi. W umowie z kontrahentem stosujesz Kodeks cywilny, więc dokument podpisany profilem zaufanym z telefonu zostaje w formie dokumentowej dokładnie tak samo, jak podpisany z komputera. Pozostałe sposoby podpisania dokumentu z komórki, razem z ich limitami, porównaliśmy przy podpisie elektronicznym na telefonie.

Profil zaufany świetnie sprawdza się przy jednorazowym dokumencie, który podpisujesz sam: wniosku do urzędu, piśmie do ZUS, deklaracji. Przy umowach zaczyna przegrywać, gdy pojawia się którykolwiek z czterech warunków.

Po pierwsze, gdy druga strona nie ma profilu zaufanego albo nie chce go użyć. Po drugie, gdy umów jest więcej niż kilka miesięcznie i ręczne krążenie plików po skrzynce zaczyna kosztować realny czas. Po trzecie, gdy podpisujących jest więcej niż dwóch, na przykład przy reprezentacji łącznej w spółce, bo wtedy kolejność podpisów trzeba pilnować samodzielnie. Po czwarte, gdy zależy Ci na dowodzie doręczenia, a nie tylko na dowodzie podpisu.

W każdym z tych przypadków skutek prawny pozostaje identyczny, bo oba podpisy dają formę dokumentową. Zmienia się to, ile pracy zostaje po Twojej stronie i co jesteś w stanie pokazać w razie sporu. Nasza umowa podpisana elektronicznie wraca do Ciebie jako jeden plik PDF z Kartą Podpisów, na której widnieją adresy e-mail sygnatariuszy, znaczniki czasu, adresy IP i skrót SHA-256 dokumentu. O tym, jaką moc dowodową ma taki plik, piszemy na stronie o mocy prawnej podpisu elektronicznego.