Weryfikacja podpisu elektronicznego online: jak sprawdzić podpis w PDF i XAdES

Rozporządzenie eIDAS zna tylko jedno pojęcie: walidację. Zgodnie z art. 3 pkt 41 walidacja to proces weryfikacji i potwierdzenia ważności podpisu elektronicznego lub pieczęci. Weryfikacja jest więc częścią walidacji, a nie osobną procedurą. W praktyce zawodowej te słowa stosuje się zamiennie i nie jest to błąd, ale warto wiedzieć, dlaczego w dokumentacji przetargowej czy w polityce archiwizacji pojawia się akurat to drugie.

Różnica ma znaczenie w jednym miejscu. Kiedy ktoś pisze, że narzędzie jest zgodne z art. 32 eIDAS, mówi o pełnej walidacji, czyli o sprawdzeniu wszystkich ośmiu warunków ważności. Kiedy pisze o weryfikacji, może mieć na myśli samo sprawdzenie kryptograficzne, czyli czy skrót się zgadza i czy klucz publiczny pasuje do podpisu. To pierwszy krok, ale sam z siebie nie mówi jeszcze nic o tym, czy podpis jest ważnym podpisem kwalifikowanym.

Najwyższy poziom to kwalifikowana usługa walidacji z art. 33 eIDAS. Tylko jej raport korzysta z domniemania prawnego prawidłowej walidacji, czyli działa jak dowód, który druga strona musiałaby obalić. Raport z bezpłatnego walidatora jest zwykłym dokumentem prywatnym: użytecznym, ale bez domniemania po swojej stronie. Więcej o tym, jak sąd patrzy na dokumenty elektroniczne, znajdziesz na stronie o mocy prawnej podpisu elektronicznego.

Poniżej cztery narzędzia dostępne bezpłatnie z przeglądarki, z limitami sprawdzonymi we wrześniu 2026 roku. Żadne z nich nie wymaga instalowania programu, ale różnią się formatami i tym, co możesz zrobić z wynikiem.

• gov.pl, usługa Podpisz dokument elektronicznie. Ponad 40 rozszerzeń, do 25 MB na plik, jednorazowo do 5 plików. Trzeba się zalogować profilem zaufanym, e-dowodem albo certyfikatem kwalifikowanym, a przycisk, którego szukasz, nazywa się Sprawdź, kto podpisał.
• PUESC, usługa Zweryfikuj podpis elektroniczny. Dokumenty w formatach PDF i XML, wynik zapiszesz jako PDF. Serwis zastrzega wprost, że nie jest kwalifikowaną usługą zaufania i nie może służyć do zautomatyzowanych walidacji.
• verify.2secure.pl, prowadzony przez 2SECURE Sp. z o.o. Obsługuje PAdES, XAdES, CAdES, ASiC-E, ASiC-S i JAdES, pliki do 50 MB. Deklaruje zgodność z art. 32 eIDAS oraz z normami ETSI, nie deklaruje natomiast statusu usługi kwalifikowanej.
• weryfikacjapodpisu.pl, prowadzony przez MADKOM S.A. (KRS 0000394954). Obsługuje XAdES, PAdES, CAdES i ASiC. W wersji bezpłatnej daje 2 weryfikacje dziennie i maksymalnie 2 pliki naraz, reszta w pakietach płatnych.

Do tego dochodzą programy desktopowe dostawców podpisu kwalifikowanego: Szafir od KIR, proCertum SmartSign od Certum i Sigillum Sign. Weryfikują poprawnie, ale każdy z nich ma własny sposób opisywania wyniku, więc trzy programy potrafią pokazać trzy różne komunikaty dla tego samego pliku. Jeżeli wynik ma trafić do akt sprawy, wybierz narzędzie, które generuje raport, a nie tylko ikonę na ekranie.

Listę podmiotów, którym w Polsce wolno wydawać certyfikaty kwalifikowane, prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji pod nadzorem ministra do spraw informatyzacji. Odpowiednik unijny to przeglądarka list zaufania Komisji Europejskiej. Jeżeli certyfikatu z podpisu nie ma na żadnej z tych list, nie jest to podpis kwalifikowany, choćby raport wyglądał przekonująco.

Podpis kwalifikowany uważa się za ważny, jeżeli spełnione są wszystkie warunki walidacji z art. 32 ust. 1 rozporządzenia eIDAS. Muszą wystąpić łącznie, więc dobry walidator sprawdza każdy z nich osobno i przy każdym raportuje wynik.

• lit. a) certyfikat towarzyszący podpisowi był w momencie składania podpisu kwalifikowanym certyfikatem podpisu elektronicznego zgodnym z załącznikiem I. Sam certyfikat komercyjny nie wystarczy: musi być kwalifikowany i mieć wymagane pola.
• lit. b) kwalifikowany certyfikat został wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i był ważny w momencie składania podpisu. Liczy się dzień podpisu, a nie dzień, w którym otwierasz plik.
• lit. c) dane służące do walidacji podpisu odpowiadają danym dostarczonym stronie ufającej, czyli klucz publiczny z certyfikatu pasuje do tego, czym faktycznie podpisano.
• lit. d) unikalny zestaw danych reprezentujących podpisującego jest prawidłowo dostarczony stronie ufającej. W raporcie widzisz imię, nazwisko i identyfikator osoby, a nie sam odcisk certyfikatu.
• lit. e) jeżeli w momencie składania podpisu użyto pseudonimu, zostaje to wyraźnie wskazane stronie ufającej.
• lit. f) podpis złożono za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego (QSCD). Informacja o tym jest zapisana w certyfikacie i jest dla niego niezmienna.
• lit. g) integralność podpisanych danych nie została naruszona, czyli skrót policzony z pliku zgadza się ze skrótem zapisanym w podpisie.
• lit. h) wymogi z art. 26 dla podpisu zaawansowanego były spełnione w momencie składania podpisu: podpis jest jednoznacznie przyporządkowany podpisującemu i pozwala go zidentyfikować.

Zwróć uwagę na powtarzające się sformułowanie w literach a, b i h: w momencie składania podpisu. To jedno wyrażenie odpowiada za większość nieporozumień wokół weryfikacji, bo narzędzia, które go nie respektują, oceniają dokument tak, jakby liczył się dzień dzisiejszy.

Raport zgodny z normą ETSI EN 319 102-1 kończy się jednym z trzech statusów głównych. Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji opisała je w dokumencie Wskazówki dotyczące akceptacji kwalifikowanych podpisów elektronicznych z 14 stycznia 2021 roku i to nadal najbardziej praktyczne polskie źródło w tej sprawie.

W polskim tłumaczeniu normy statusy nazywają się kolejno: podpis prawidłowy, podpis nieprawidłowy i podpis częściowo zweryfikowany, czyli nieokreślony.

Status nieokreślony nie znaczy, że podpis jest zły. Znaczy, że walidator nie ma kompletu informacji. W zaleceniach PIIT jest to powiedziane wprost: w każdym takim przypadku może się okazać, że walidowany podpis jest ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo że nim nie jest. Dlatego organizacja przyjmująca dokumenty powinna mieć spisaną regułę, zamiast decydować za każdym razem od nowa.

Najczęstszy status podrzędny w polskiej praktyce to OUT_OF_BOUNDS_NO_POE. Pojawia się wtedy, gdy certyfikat podpisującego jest już po terminie i brakuje dowodu, że podpis powstał w okresie jego ważności. PIIT wskazuje pięć dopuszczalnych reakcji: przyjąć dokument na podstawie daty deklaratywnej, jeżeli ryzyko jest niskie; zażądać raportu walidacyjnego; zażądać dodatkowych dowodów złożenia podpisu w okresie ważności certyfikatu; zażądać oświadczenia od przekazującego dokument; albo nie zaakceptować podpisu, gdy ryzyko biznesowe jest zbyt wysokie.

Negatywny wynik to status TOTAL_FAILED i zawsze towarzyszy mu status podrzędny, który wskazuje przyczynę. Poniżej te, które spotkasz najczęściej, razem z tym, co za nimi stoi.

Rozwinięcie: HASH_FAILURE oznacza, że skrót podpisanych danych nie zgadza się ze skrótem zapisanym w podpisie. SIG_CRYPTO_FAILURE oznacza, że wartości podpisu nie da się zweryfikować kluczem publicznym z certyfikatu podpisującego. REVOKED pojawia się wtedy, gdy certyfikat odwołano i istnieje dowód, że podpis złożono już po odwołaniu.

Warto rozróżnić dwie pary, które wyglądają podobnie, a znaczą coś zupełnie innego. REVOKED i EXPIRED to wyniki negatywne, bo walidator ma dowód, że podpis powstał w złym momencie. REVOKED_NO_POE i OUT_OF_BOUNDS_NO_POE to wyniki nieokreślone, bo walidator wie tylko, że certyfikat jest dziś odwołany albo przeterminowany, ale nie potrafi ustalić, kiedy złożono podpis. Skrót POE oznacza dowód istnienia, a jego brak jest w praktyce brakiem znacznika czasu.

Zdarza się też wynik negatywny z powodu, który nie ma nic wspólnego z podpisem. Jeżeli otworzyłeś PDF w edytorze i zapisałeś go ponownie, dodałeś adnotację albo wypełniłeś pole formularza, skrót przestaje się zgadzać i dostaniesz HASH_FAILURE. Podpisany plik traktuj jak dokument w kopercie: kopiuj, przesyłaj, ale nie zapisuj ponownie.

Adobe Acrobat Reader pokazuje panel podpisu i sam ocenia jego ważność, ale robi to według własnej logiki, a nie według art. 32 eIDAS. Kluczowa różnica jest taka, że Reader ocenia certyfikat na dzień otwarcia dokumentu, a rozporządzenie każe oceniać go na dzień podpisu. Efekt: umowa podpisana poprawnie trzy lata temu może dziś wyświetlić ostrzeżenie, choć jest w pełni ważna.

Drugi powód fałszywych alarmów to lista zaufania. Reader ma własną listę AATL oraz listę europejską, i jeżeli certyfikat wydał dostawca spoza tych list albo lista nie została zaktualizowana, program pokaże, że tożsamości podpisującego nie da się potwierdzić. To nie jest orzeczenie o nieważności, tylko informacja, że akurat ten program nie zna wystawcy.

Praktyczna zasada: Acrobat Reader nadaje się do szybkiego podejrzenia, kto i kiedy podpisał, a walidator do rozstrzygania sporów. Szczegółową instrukcję dla samego Readera, razem z komunikatem o tym, że co najmniej jeden podpis ma problemy, opisaliśmy osobno w artykule o tym, jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF.

Osobna sprawa to wydruk. Wydrukowana umowa z podpisem elektronicznym traci wszystko, co dawało się zweryfikować, bo na papierze nie ma ani certyfikatu, ani skrótu. Zostaje kartka z informacją, że plik był podpisany. Rozwinięcie tego wątku znajdziesz w tekście o tym, czy wydrukowany dokument podpisany elektronicznie jest ważny.

XAdES to format podpisu dla plików XML i to w nim przychodzi większość dokumentów z systemów publicznych: sprawozdania finansowe, pliki z ZUS, dokumenty celne z PUESC i wiele plików z systemów obiegu dokumentów w urzędach. Podpis XAdES występuje w trzech odmianach i to one decydują, co wgrywasz do walidatora.

• Podpis otaczający, gdzie treść i podpis są w jednym pliku XML. Wgrywasz jeden plik.
• Podpis otoczony, gdzie podpis siedzi w środku podpisywanego dokumentu XML. Też jeden plik.
• Podpis zewnętrzny, gdzie obok dokumentu leży osobny plik z rozszerzeniem .xades albo .sig. Do walidatora musisz wgrać oba, inaczej dostaniesz status SIGNED_DATA_NOT_FOUND, czyli nie da się pobrać podpisanych danych.

Ten trzeci wariant jest źródłem większości zgłoszeń typu nie mogę zweryfikować podpisu. Ludzie wysyłają sam plik .xades, bo wygląda na dokument, a on zawiera wyłącznie podpis i skrót treści. Jeżeli masz taki plik i nie wiesz, co z nim zrobić, opisaliśmy to w tekście o tym, czym otworzyć plik XAdES, a różnice między wariantami rozłożyliśmy na stronie o podpisie zewnętrznym XAdES.

Do plików PDF stosuje się PAdES, a do dowolnych danych binarnych CAdES. Kontener ASiC pakuje dokument i podpis razem, więc jest wygodniejszy w przesyłaniu i trudniej o rozdzielenie pary plików. Walidator verify.2secure.pl obsługuje wszystkie te formaty, gov.pl skupia się na dokumentach użytkowych, a Szafir i proCertum radzą sobie z XAdES i PAdES.

Podpis kwalifikowany nie traci ważności wraz z certyfikatem. Jeżeli był ważnym podpisem w momencie złożenia, pozostaje ważny także po wygaśnięciu certyfikatu. Problem nie leży w prawie, tylko w dowodzie: po upływie okresu ważności trzeba udowodnić, kiedy podpis powstał, a sama data zapisana w pliku tego nie załatwia, bo pochodzi z zegara komputera podpisującego i nie korzysta z żadnego domniemania.

Rozstrzyga to kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu. Podpis nim oznaczony korzysta z domniemania ważności również po wygaśnięciu certyfikatu, bo znacznik dowodzi, że dokument w tej postaci istniał w konkretnej chwili. Bez znacznika zostaje data deklaratywna, a zalecenia PIIT mówią wprost, że sama data deklaratywna nie wystarcza do jednoznacznego wykazania ważności podpisu po wygaśnięciu certyfikatu. Trzeba wtedy sięgnąć po dowody niezależne od pliku: korespondencję mailową, potwierdzenia z systemu obiegu dokumentów albo oświadczenie podpisującego.

Stąd praktyczny wniosek dla każdego, kto archiwizuje umowy. Znacznik czasu warto dołożyć od razu, a nie wtedy, gdy certyfikat już wygasł, bo wtedy jest za późno. Do umów, które mają żyć dziesięć lat i dłużej, eIDAS przewiduje osobną kwalifikowaną usługę konserwacji podpisu (art. 34), która odnawia zabezpieczenia, zanim algorytmy przestaną być uznawane za bezpieczne. Różnice między znacznikiem zwykłym a kwalifikowanym rozpisaliśmy na stronie o znaczniku czasu w podpisie elektronicznym, a zasady przechowywania w tekście o tym, jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie.

Zwykły podpis elektroniczny (SES) nie opiera się na certyfikacie, więc nie ma czego wgrać do walidatora. Nie znaczy to, że nie da się go sprawdzić. Znaczy, że sprawdzasz co innego: ślad audytowy, czyli zapis okoliczności złożenia podpisu. Sąd i tak ocenia go swobodnie, bo zgodnie z art. 25 ust. 1 eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego.

W dokumencie podpisanym na podpiszmy.pl dowód jedzie razem z plikiem. Ostatnia strona finalnego PDF to Karta Podpisów: lista sygnatariuszy, metoda podpisu, data i godzina, adres IP, metoda uwierzytelnienia, identyfikator dokumentu i skrót SHA-256. Ślad audytowy jest zabezpieczony łańcuchem skrótów, więc każda próba modyfikacji jest wykrywalna. Kontrahent, który dostaje taką umowę, nie musi znać żadnego walidatora ani instalować programu, bo wszystko, co potrzebne do oceny, jest w pliku.

Trzeba przy tym powiedzieć uczciwie, czego SES nie robi. Nie spełnia formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności, bo tę spełnia elektronicznie wyłącznie podpis kwalifikowany (art. 78 z indeksem 1 Kodeksu cywilnego). Nasz znacznik czasu nie jest kwalifikowany, więc nie nadaje dokumentowi daty pewnej. Dla umowy B2B, zlecenia, NDA, zamówienia czy umowy powierzenia danych nie ma to znaczenia, ale przy sprawozdaniu finansowym czy przeniesieniu praw autorskich ma i mówimy o tym wprost, zamiast sprzedawać narzędzie, które tego nie załatwi. Poziomy podpisu porównaliśmy na stronie o rodzajach podpisów elektronicznych, a sam mechanizm dowodowy w tekście o tym, czym jest ślad audytowy podpisu elektronicznego.