Znacznik czasu w podpisie elektronicznym: kwalifikowany znacznik czasu i data pewna

Zamieszanie bierze się stąd, że jednym słowem opisuje się trzy mechanizmy o zupełnie różnym ciężarze dowodowym. Zanim zaczniesz porównywać oferty, warto wiedzieć, o którym z nich mowa.

Praktyczny wniosek jest prosty. Jeżeli ktoś obiecuje Ci znacznik czasu za darmo i nie mówi wprost, że jest kwalifikowany, to znaczy, że nie jest. My też tak mamy i piszemy o tym otwarcie: nasz znacznik należy do drugiej kategorii.

Podstawą jest rozporządzenie eIDAS, uzupełnione po polskiej stronie ustawą z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Poniżej przepisy, do których warto wracać, bo to na nich opierają się wszystkie różnice opisane wyżej.

Zwróć uwagę na jedną rzecz w art. 41 ust. 2. Domniemanie obejmuje nie tylko datę, ale też integralność danych. Kwalifikowany znacznik czasu jest więc jednocześnie dowodem, że plik nie został po tej dacie podmieniony.

Data pewna to nie jest coś, co warto mieć na wszelki wypadek przy każdej umowie. To wymóg, który prawo stawia w konkretnych, policzalnych sytuacjach. Zgodnie z art. 81 § 1 Kodeksu cywilnego urzędowe poświadczenie daty jest skuteczne także względem osób, które nie uczestniczyły w dokonaniu czynności. O to właśnie chodzi: chroni Cię przed twierdzeniem osoby trzeciej, że umowę spisano później, niż twierdzisz.

Kodeks wymienia trzy drogi do daty pewnej. Pierwsza to stwierdzenie czynności w dokumencie urzędowym, druga to wzmianka organu państwowego, samorządowego albo notariusza, trzecia to właśnie kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu. Dopiero od 2016 roku ta trzecia droga w ogóle istnieje i jest jedyną, którą przejdziesz bez wychodzenia z biura.

Jeżeli Twoja umowa nie należy do żadnej z takich kategorii, a jest ich w Kodeksie niewiele, to data pewna nie jest Ci potrzebna i kupowanie znaczników niczego nie poprawi. Przy zwykłej umowie B2B, zleceniu, NDA czy zamówieniu liczy się co innego: czy w razie sporu potrafisz pokazać, kto i kiedy podpisał. Do tego wystarcza porządny ślad audytowy.

Znaczniki kupuje się w pakietach, zwykle ważnych rok od daty zakupu. Ceny są zaskakująco niskie, bo pojedyncze oznaczenie kosztuje grosze. Poniżej stawki zweryfikowane bezpośrednio na stronach dostawców w sierpniu 2026 roku, wszystkie netto.

Warto policzyć to na sztuki. Pakiet 100 znaczników za 29 zł netto to około 29 groszy za jedno oznaczenie dokumentu datą pewną. Przy jednej umowie zastawu rocznie ta kwota jest bez znaczenia, a przy tysiącach dokumentów i tak zostaje w granicach kilkuset złotych. Kosztem, który realnie boli, nie jest znacznik, tylko certyfikat kwalifikowany, jeżeli dopiero go kupujesz.

Ceny bywają zmieniane, więc przed zakupem sprawdź je u źródła. Nie podajemy tu stawek dostawców, których nie udało nam się potwierdzić na ich własnych stronach.

To jest pytanie, które wraca najczęściej: skoro mam podpis kwalifikowany, to czy mam też znacznik czasu. Odpowiedź brzmi: zwykle tak, ale nie zawsze kwalifikowany i nie zawsze domyślnie.

Aplikacje do składania podpisu kwalifikowanego, czyli Szafir od KIR, proCertum SmartSign od Certum czy Sigillum, mają opcję dołączenia znacznika czasu do składanego podpisu. Bywa ona domyślnie wyłączona albo wymaga wykupionego pakietu znaczników. Jeżeli jej nie zaznaczysz, w pliku zostanie czas pobrany z Twojego komputera, a to jest ten pierwszy, bezwartościowy dowodowo wariant z tabeli na początku strony.

Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto tę opcję włączyć, i ma on niewiele wspólnego z datą pewną. Certyfikat kwalifikowany jest ważny rok albo dwa. Po jego wygaśnięciu weryfikacja podpisu złożonego bez znacznika czasu robi się problematyczna, bo trudno wykazać, że podpis powstał wtedy, gdy certyfikat jeszcze obowiązywał. Znacznik czasu zamyka tę kwestię: dowodzi, że podpis istniał w okresie ważności certyfikatu. Dlatego formaty długoterminowe, opisywane skrótami z literami T i LT, opierają się właśnie na znacznikach czasu.

Podobnie działa to w plikach PDF. Znacznik czasu osadzony w podpisie w formacie PAdES zostaje wewnątrz pliku, a Adobe Acrobat Reader pokazuje go w Panelu podpisów jako czas podpisu. Jeżeli w tym panelu widzisz adnotację, że czas pochodzi z zegara komputera podpisującego, to znaczy, że kwalifikowanego znacznika w tym pliku nie ma.

Jest, i to jest chyba najczęściej przeoczany fragment całego eIDAS. Art. 41 ust. 1 zakazuje odrzucenia elektronicznego znacznika czasu jako dowodu wyłącznie dlatego, że jest elektroniczny albo że nie jest kwalifikowany. Dokładnie tak samo jak art. 25 ust. 1 eIDAS chroni sam podpis elektroniczny.

Różnica między zwykłym a kwalifikowanym znacznikiem nie polega więc na tym, że jeden liczy się, a drugi nie. Polega na tym, po czyjej stronie leży ciężar dowodu. Przy znaczniku kwalifikowanym działa domniemanie i to kontrahent musi udowodnić, że data jest nieprawdziwa. Przy zwykłym to Ty pokazujesz, skąd wiadomo, że dane są rzetelne, i tu wraca znaczenie tego, co zapisano obok samej godziny.

Dlatego Karta Podpisów nie zawiera wyłącznie czasu. Zawiera skrót SHA-256 pliku, adres IP, adres e-mail, na który wysłano link, metodę uwierzytelnienia i identyfikator dokumentu, a kolejne zdarzenia wiąże w łańcuch skrótów. Podważenie takiego zestawu wymaga wykazania, że wszystkie te elementy są jednocześnie błędne, a nie tylko, że godzina wydaje się nieprawdopodobna.

Trzymamy się zasady, że lepiej stracić klienta na tej stronie niż w sądzie. Dlatego wprost: podpiszmy.pl działa w modelu zwykłego podpisu elektronicznego (SES) i nie wystawia kwalifikowanych znaczników czasu ani podpisu kwalifikowanego.

W praktyce oznacza to trzy ograniczenia. Po pierwsze, nie nadamy Twojemu dokumentowi daty pewnej z art. 81 § 2 pkt 3 KC, bo do tego potrzebny jest znacznik kwalifikowany od dostawcy usług zaufania. Po drugie, nasz znacznik czasu nie korzysta z domniemania z art. 41 ust. 2 eIDAS. Po trzecie, tam gdzie prawo wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, elektronicznie spełni ją wyłącznie podpis kwalifikowany (art. 78(1) KC), niezależnie od tego, jaki znacznik czasu dołożysz.

Dla ogromnej większości umów, które firmy podpisują na co dzień, żadne z tych ograniczeń nie ma znaczenia. Umowa B2B, zlecenie, NDA, zamówienie, protokół odbioru czy umowa powierzenia danych są ważne przy zwykłym podpisie elektronicznym, a w sporze i tak decyduje jakość śladu audytowego. Jeżeli natomiast Twoja sprawa jest z tej wąskiej grupy, w której data pewna jest wymagana, powiemy to zamiast sprzedawać Ci narzędzie, które tego nie załatwi.