Podpis elektroniczny a data zawarcia umowy: która data się liczy

Krótka odpowiedź: umowa podpisana elektronicznie zostaje zawarta w chwili, w której podpis złożyła ostatnia ze stron i druga strona mogła zapoznać się z jej oświadczeniem. Data wpisana w nagłówku dokumentu nie przesądza o niczym. Jeśli w umowie widnieje 1 lipca, a ostatni podpis padł 4 lipca, umowa została zawarta 4 lipca i od tego dnia liczą się wszystkie terminy.

Brzmi jak formalność, dopóki ktoś nie policzy od złej daty siedmiu dni na zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS albo trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Przy papierze problem prawie nie występował, bo strony podpisywały się przy jednym stole i wpisywały tę samą datę ręcznie. Przy podpisie elektronicznym dokument krąży, a znacznik czasu jest twardy i widoczny w śladzie audytowym. To dobra wiadomość dowodowo i kłopotliwa dla tych, którzy antydatują umowy z przyzwyczajenia.

Kiedy dokładnie zostaje zawarta umowa podpisana elektronicznie

Punktem wyjścia jest art. 61 Kodeksu cywilnego. Oświadczenie woli składane innej osobie jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Paragraf drugi tego przepisu dotyczy wprost postaci elektronicznej: oświadczenie jest złożone z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba mogła zapoznać się z jego treścią.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy. Po pierwsze, liczy się moment dotarcia oświadczenia, a nie moment jego wysłania czy przeczytania. Po drugie, przy umowie dwustronnej momentem zawarcia jest złożenie podpisu przez ostatnią ze stron, bo dopiero wtedy oświadczenia obu stron są zgodne. Po trzecie, nie ma znaczenia, kto podpisał pierwszy ani ile czasu minęło między podpisami.

Jeśli więc zleceniodawca podpisał umowę w poniedziałek o 9:00, a wykonawca w środę o 21:40, umowa została zawarta w środę o 21:40. Ślad audytowy zapisuje ten moment razem z adresem e-mail, adresem IP i metodą uwierzytelnienia, więc nie trzeba go rekonstruować z pamięci ani z wątku mailowego.

Czy data w nagłówku umowy ma jakiekolwiek znaczenie

Ma, ale nie takie, jakiego się zwykle oczekuje. Data wpisana w komparycji jest oświadczeniem stron o tym, kiedy ich zdaniem umowa została zawarta. Jeśli nie odpowiada rzeczywistości, może zostać podważona każdym dowodem przeciwnym, a przy e-podpisie takim dowodem jest znacznik czasu w tym samym pliku.

Osobną sprawą jest to, od kiedy umowa obowiązuje. Strony mogą swobodnie ustalić, że skutki umowy powstają wcześniej niż jej podpisanie, na przykład że usługi rozliczane są od 1 lipca, choć umowa została podpisana 4 lipca. To nie jest antydatowanie, tylko nadanie umowie mocy wstecznej między stronami, i jest to dopuszczalne. Różnica jest zasadnicza: umowa nadal została zawarta 4 lipca, a tylko jej skutki obejmują okres wcześniejszy.

Dlatego zamiast wpisywać w nagłówku datę sprzed tygodnia, lepiej napisać wprost: „Umowa wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.” albo „Strony zgodnie potwierdzają, że usługi są świadczone od 1 lipca 2026 r.”. Zapis jest uczciwy, spójny ze śladem audytowym i nie tworzy sprzeczności między treścią dokumentu a dowodem podpisania.

Antydatowanie umowy podpisanej elektronicznie: dlaczego to zły pomysł

Przy papierze antydatowanie było trudne do wykrycia. Przy e-podpisie jest widoczne od razu, bo znacznik czasu i skrót dokumentu zapisują się automatycznie, a Karta Podpisów jedzie razem z plikiem. Kontrahent, księgowa, audytor i kontrolujący widzą to samo.

Konsekwencje bywają poważniejsze niż niezręczność. W zależności od kontekstu wsteczne datowanie dokumentu może zostać ocenione jako poświadczenie nieprawdy w dokumencie, podstawa do zakwestionowania kosztu podatkowego albo próba obejścia terminu zgłoszenia do ZUS. Nawet bez tych skrajności traci się to, co przy e-podpisie jest najcenniejsze: spójny, samodzielny dowód.

Jeśli umowa faktycznie zaczęła być wykonywana wcześniej, właściwym rozwiązaniem jest wspomniana klauzula o mocy wstecznej albo krótkie potwierdzenie w treści, że strony współpracowały już od określonej daty na warunkach opisanych w umowie.

Data zawarcia a terminy, które od niej biegną

Poniższa tabela zbiera terminy, które w polskich realiach najczęściej liczy się od daty zawarcia umowy, a nie od daty w nagłówku.

Praktyczna rada z tej tabeli: unikaj sformułowań w rodzaju „12 miesięcy od podpisania umowy”, jeśli podpisy mogą paść w różnych dniach. Wpisanie konkretnych dat początkowej i końcowej usuwa cały problem.

Jak odczytać datę zawarcia ze śladu audytowego

W dokumencie podpisanym na podpiszmy.pl znajdziesz na ostatniej stronie Kartę Podpisów. Zawiera ona listę sygnatariuszy, metodę podpisu, adresy e-mail, adresy IP, identyfikator dokumentu, jego skrót SHA-256 oraz znacznik czasu każdego podpisu. Datą zawarcia umowy jest znacznik czasu najpóźniejszego z podpisów.

Warto zwrócić uwagę na strefę czasową. Podpis złożony o 23:50 czasu polskiego, zapisany w logu w czasie UTC, wygląda jak podpis z 21:50 tego samego dnia, ale przy podpisach składanych blisko północy różnica potrafi przesunąć datę o dobę. Przy terminach liczonych w dniach, jak siedmiodniowe zgłoszenie RUD, to realna pułapka, więc zawsze sprawdzaj, w jakiej strefie prezentowany jest znacznik.

Ślad audytowy przydaje się także wtedy, gdy trzeba wykazać kolejność zdarzeń: że NDA zostało podpisane przed przekazaniem materiałów, że aneks powstał po zmianie stawki, że protokół odbioru został podpisany po dostarczeniu dzieła. Cała ta chronologia jest zapisana w jednym pliku, a nie rozsypana po skrzynkach pocztowych. Ma to znaczenie również dla porządku w rozliczeniach: kiedy przychodzi moment fakturowania, wiadomo dokładnie, od kiedy usługa jest świadczona, a rozliczenie nieopłaconych faktur zaczyna się właśnie od pewności co do dat w dokumentach źródłowych.

Co zrobić, gdy strony podpisały w różnych dniach

To sytuacja normalna i nie wymaga żadnych zabiegów naprawczych. Umowa jest zawarta z chwilą ostatniego podpisu i wszystkie terminy biegną od tego dnia. Jeżeli zależy Wam, żeby dokument był spójny wizualnie, wystarczy nie wpisywać daty w komparycji w ogóle, tylko zapisać: „Umowa zawarta w dniu złożenia ostatniego podpisu elektronicznego, wskazanym w Karcie Podpisów stanowiącej ostatnią stronę dokumentu”.

Taki zapis jest precyzyjny, zgodny z rzeczywistością i eliminuje najczęstszy błąd: dwie różne daty w jednym pliku. Sprawdza się szczególnie tam, gdzie umowa krąży między kilkoma sygnatariuszami, na przykład przy reprezentacji dwuosobowej po stronie spółki.

Data zawarcia umowy a data podpisania: czy to ta sama data

Jeżeli obie strony podpisały tego samego dnia, to ta sama data. Jeżeli podpisywały w różnych dniach, umowa jest zawarta z datą ostatniego podpisu, a nie pierwszego. Data podpisania opisuje czynność jednej osoby, data zawarcia opisuje moment, w którym oświadczenia obu stron się spotkały. Przy jednoczesnym podpisie te pojęcia się pokrywają i stąd bierze się wrażenie, że są tożsame.

Różnica robi się widoczna dokładnie wtedy, gdy zaczyna mieć znaczenie. Umowa krążąca mailem między dwiema firmami potrafi zebrać podpisy w odstępie tygodnia. Ten tydzień to okres, w którym pierwsza strona jest już związana swoim oświadczeniem, ale umowy jeszcze nie ma. Dopiero drugi podpis ją zawiera, i to jego znacznik czasu jest datą zawarcia. Ślad audytowy zapisuje obie daty osobno, więc nie trzeba tego rekonstruować z pamięci.

Data zawarcia umowy a data obowiązywania umowy

To dwie różne daty i mylenie ich jest jednym z częstszych źródeł sporów o rozliczenia. Umowa zostaje zawarta w chwili, w której strony złożyły zgodne oświadczenia woli. Obowiązywać może zacząć wtedy albo później, jeżeli strony tak postanowią. Zasada swobody umów z art. 353[1] Kodeksu cywilnego pozwala ustalić inny moment wejścia w życie niż moment zawarcia.

Praktycznie oznacza to, że umowa podpisana 12 marca i wskazująca, że świadczenie usług rusza 1 kwietnia, wiąże strony już od 12 marca. Od tego dnia nie można się z niej wycofać, choć samo wykonywanie zaczyna się dopiero w kwietniu. Odwrotny wariant, w którym strony wpisują, że umowa obowiązuje od 1 stycznia, mimo że podpisano ją w marcu, nie cofa daty zawarcia. Nadaje jedynie skutek wsteczny wzajemnym rozliczeniom, i to tylko między stronami, bez wpływu na to, co widzi urząd czy sąd.

Rozróżnienie ma konkretne konsekwencje. Terminy wypowiedzenia i przedawnienia liczy się od zdarzeń wskazanych w przepisach lub w umowie, a nie automatycznie od nagłówka dokumentu. Jeśli więc zależy Ci, żeby coś biegło od określonego dnia, zapisz to w treści wprost, zamiast liczyć, że data zawarcia sama załatwi sprawę.

Data zawarcia umowy o pracę a data podpisania

Przy umowie o pracę w grę wchodzi jeszcze trzecia data: dzień nawiązania stosunku pracy. Art. 26 Kodeksu pracy stanowi, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono, w dniu zawarcia umowy. Data podpisania, data zawarcia i dzień rozpoczęcia pracy mogą więc być trzema różnymi dniami i nic w tym nieprawidłowego.

Typowy układ wygląda tak: umowa podpisana 20 lutego, dzień rozpoczęcia pracy wskazany na 1 marca. Umowa jest zawarta 20 lutego i od tego dnia obie strony są nią związane, ale stosunek pracy powstaje dopiero 1 marca i dopiero od tego dnia biegną obowiązki wobec ZUS oraz uprawnienia pracownicze. Jeżeli w umowie nie wpisano dnia rozpoczęcia pracy, stosunek pracy powstaje w dniu zawarcia umowy.

Osobna kwestia to forma. Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie, ale jest to forma dla celów dowodowych, a nie pod rygorem nieważności. Umowa zawarta ustnie i potwierdzona dopuszczeniem do pracy jest ważna, natomiast pracodawca ma obowiązek przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków. Zaniechanie tego jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł na podstawie art. 281 Kodeksu pracy.

I uwaga, która dotyczy nas bezpośrednio: umowy o pracę nie podpiszesz zwykłym podpisem elektronicznym, także na naszej platformie. Formę pisemną w postaci elektronicznej spełnia wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78[1] Kodeksu cywilnego), więc do umowy o pracę potrzebny jest QES po stronie obu podpisujących albo zwykły papier. Nasz podpis sprawdza się przy umowach B2B, zleceniach, umowach o dzieło i aneksach bez zastrzeżonej formy szczególnej.

Najczęstsze pytania

Która data jest datą zawarcia umowy podpisanej elektronicznie?

Data i godzina złożenia podpisu przez ostatnią ze stron. Wynika to z art. 61 Kodeksu cywilnego: oświadczenie woli w postaci elektronicznej jest złożone z chwilą, gdy druga strona mogła zapoznać się z jego treścią. Data wpisana w nagłówku umowy ma znaczenie wyłącznie pomocnicze i może zostać podważona znacznikiem czasu ze śladu audytowego.

Czy można wpisać w umowie datę wcześniejszą niż data podpisania?

Nie należy tego robić w komparycji, bo tworzy to sprzeczność z dowodem podpisania. Zgodne z prawem i bezpieczne jest natomiast nadanie umowie mocy wstecznej między stronami, czyli zapis, że jej postanowienia stosuje się do współpracy od wcześniejszej daty. Umowa nadal jest zawarta w dniu ostatniego podpisu.

Od kiedy liczy się 7 dni na zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS?

Od dnia zawarcia umowy, czyli od dnia złożenia ostatniego podpisu. Przy e-podpisie ta data wynika ze znacznika czasu w Karcie Podpisów. Jeśli umowa ma w nagłówku datę sprzed tygodnia, a podpisy padły dziś, termin biegnie od dziś, a nie od daty w nagłówku.

Co, jeśli podpisy zostały złożone w dwóch różnych dniach?

Umowa zostaje zawarta w dniu późniejszego podpisu. Wcześniejsze oświadczenie pozostaje wiążące dla osoby, która je złożyła, ale do zawarcia umowy potrzebna jest zgodność oświadczeń obu stron. Wszystkie terminy umowne liczą się od daty ostatniego podpisu.

Czy podpis elektroniczny ma znacznik czasu tak wiarygodny jak notarialny?

Nie taki sam, ale mocniejszy niż data wpisana ręcznie w dokumencie. Kwalifikowany znacznik czasu, wydawany przez dostawcę usług zaufania, ma domniemanie prawdziwości daty wynikające z eIDAS. Znacznik czasu w śladzie audytowym zwykłego podpisu elektronicznego jest zwykłym dowodem, podlegającym swobodnej ocenie sądu, ale powiązanym ze skrótem dokumentu i pozostałymi danymi zdarzenia, więc trudnym do zakwestionowania bez konkretnego kontrargumentu.

Podsumowanie

Przy podpisie elektronicznym data przestaje być kwestią tego, co ktoś wpisał w nagłówku. Liczy się moment ostatniego podpisu, zapisany w śladzie audytowym razem z pozostałymi okolicznościami zdarzenia. To upraszcza sprawę, o ile treść dokumentu jest z tym spójna: zamiast antydatowania, klauzula o mocy wstecznej, zamiast „12 miesięcy od podpisania”, konkretne daty graniczne, zamiast daty w komparycji, odesłanie do Karty Podpisów.

Jeśli podpisujesz umowy, których terminy naprawdę mają znaczenie, jak umowa o dzieło ze zgłoszeniem RUD czy umowa B2B z okresem wypowiedzenia, warto ustawić proces tak, żeby data zawarcia była oczywista dla obu stron od pierwszego dnia.

Ostatnia rzecz, o której łatwo zapomnieć przy dacie zawarcia: podpis musi złożyć osoba faktycznie do tego umocowana w dniu podpisania. Pełnomocnictwo z terminem ważności, który minął dwa tygodnie wcześniej, potrafi podważyć całą umowę. Sprawdź, czy pełnomocnictwo można podpisać elektronicznie i jakiej formy wymaga.