Podpis elektroniczny dla obcokrajowca: umowa z cudzoziemcem bez PESEL i bez profilu zaufanego

Tak, i ma do wyboru kilka dróg, które różnią się przede wszystkim tym, ile musi wcześniej załatwić. Poniższa tabela porządkuje, co realnie działa dla osoby bez polskiego numeru PESEL.

Warto zapamiętać jedną rzecz, którą łatwo pomylić. Profil zaufany i certyfikat kwalifikowany to narzędzia, które człowiek zakłada albo kupuje dla siebie. Pomagają, kiedy to on ma coś podpisać i jest do tego zmotywowany. Nie pomagają, kiedy to ty potrzebujesz podpisu od kogoś innego, w dodatku od kogoś, kto mieszka poza Polską i nie widzi powodu, żeby kupować polski certyfikat dla jednej umowy. Platforma e-podpisu rozwiązuje dokładnie ten drugi problem: cały ciężar techniczny zostaje po stronie nadawcy.

Osobna sytuacja dotyczy podpisów wydanych poza Unią Europejską. Rozporządzenie eIDAS przewiduje uznawanie usług zaufania z państw trzecich tylko wtedy, gdy Unia zawarła z danym państwem odpowiednią umowę. W praktyce podpis od dostawcy spoza Unii traktuje się w Polsce jak zwykły podpis elektroniczny. To nie znaczy, że jest bezwartościowy: art. 25 ust. 1 eIDAS zakazuje odmawiania takiemu podpisowi skutku prawnego i dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że nie jest kwalifikowany.

O tym nie decyduje obywatelstwo drugiej strony, tylko forma zastrzeżona dla danej czynności. Jest jednak jeden wyjątek związany wprost z cudzoziemcami i trzeba go znać, zanim wyśle się umowę do podpisu.

Wyjątek, o którym mowa wyżej, wynika z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621), obowiązującej od 1 czerwca 2025 r. Jej art. 5 ust. 1 stanowi, że powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Przepis nie mówi wyłącznie o umowie o pracę: art. 5 ust. 4 wymienia obok stosunku pracy także umowę cywilnoprawną, więc obejmuje również zlecenie. A skoro mowa o formie pisemnej, to elektronicznie spełni ją tylko podpis kwalifikowany, bo tak stanowi art. 78(1) Kodeksu cywilnego. Zwykły podpis elektroniczny w tym jednym przypadku nie wystarczy i nie będziemy udawać, że jest inaczej.

Ważne jest jednak, gdzie praca jest wykonywana. Ustawa dotyczy powierzania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli współpracujesz z samozatrudnionym programistą w Kijowie, agencją w Berlinie albo dostawcą w Wietnamie, którzy świadczą usługi ze swojego kraju i nie przyjeżdżają tu pracować, to nie jest powierzenie pracy w rozumieniu tej ustawy. Wtedy zwykła umowa B2B podpisana zwykłym podpisem elektronicznym jest w porządku, o ile sama umowa nie zastrzega formy pisemnej w klauzuli końcowej. Klauzule w stylu „wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności” potrafią zablokować późniejsze aneksy, więc lepiej przed podpisem zajrzeć na ostatnią stronę projektu.

Punktem wyjścia jest ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Jej art. 7 nakazuje używać języka polskiego w obrocie prawnym na terytorium Polski, gdy jedną ze stron jest podmiot polski. Art. 8 dodaje, że jeżeli stroną umowy, której wykonanie ma nastąpić w Polsce, jest podmiot polski, umowę sporządza się w języku polskim, a wersje obcojęzyczne są dopuszczalne obok wersji polskiej. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takiej umowy pozostaje wersja polskojęzyczna. Praktyczny wniosek jest prosty: rób dokument dwujęzyczny, w dwóch kolumnach albo dwóch częściach jednego pliku PDF, i zapisz w nim wprost, która wersja rozstrzyga.

Przy zatrudnianiu cudzoziemca dochodzą dwa dodatkowe obowiązki z ustawy z 20 marca 2025 r. Jeżeli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się polskim, podmiot powierzający pracę przed podpisaniem umowy przedstawia mu jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej (art. 5 ust. 2). Tłumacz przysięgły nie jest do tego potrzebny. Jeżeli natomiast umowa jest sporządzona w języku obcym, trzeba przechowywać jej tłumaczenie na polski wykonane przez tłumacza przysięgłego z listy Ministra Sprawiedliwości (art. 5 ust. 3). Dokumenty przechowuje się przez okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny wygasł lub został rozwiązany (art. 4 ust. 6).

Więcej szczegółów, razem z tym, co robić przy umowach cywilnoprawnych i jak układać wersję dwujęzyczną, opisaliśmy w artykule o tym, w jakim języku zawrzeć umowę z obcokrajowcem.

Technicznie nic się nie zmienia względem wysyłki do polskiego kontrahenta: wgrywasz PDF, dodajesz adresy e-mail, wysyłasz. Różnice są miękkie i to one decydują o tym, czy dokument wróci szybko.

• Napisz, czego dotyczy dokument, w języku odbiorcy. Link do podpisu przychodzi z nieznanej domeny, więc jedno zdanie kontekstu w wiadomości oszczędza wymiany maili. Ekran podpisu jest po polsku, dlatego warto dopisać, że trzeba wpisać imię i nazwisko oraz kliknąć przycisk podpisu.
• Uprzedź o linku w osobnej wiadomości. Zagraniczne skrzynki firmowe agresywniej filtrują pocztę z polskich domen. Krótka informacja „wysyłam umowę do podpisu, wiadomość przyjdzie z systemu” wystarczy, żeby odbiorca sprawdził też folder spam.
• Nie licz na wspólny termin. Sens podpisu asynchronicznego polega na tym, że każdy podpisuje we własnej strefie czasowej. Datę zawarcia umowy i tak wyznacza moment ostatniego podpisu, zapisany w śladzie audytowym.
• Zachowaj plik razem ze skrótem. Po pobraniu gotowego dokumentu policz jego skrót SHA-256 i zapisz go w aktach sprawy. Jeśli za rok kontrahent przyśle „tę samą” umowę, porównanie skrótów rozstrzyga spór w kilka sekund.

Jeżeli dopiero układasz proces wysyłki, przyda ci się nasz poradnik o tym, jak wysłać umowę do podpisu klientowi, a przy współpracy stałej warto od razu ustawić podpisywanie NDA przed rozmową o szczegółach projektu.