Umowa z obcokrajowcem: w jakim języku ją zawrzeć i jak podpisać ją zdalnie

Krótka odpowiedź: jeżeli jedną ze stron jest podmiot polski, a umowa ma być wykonana na terytorium Polski, sporządza się ją w języku polskim. Tak stanowi art. 8 ustawy o języku polskim. Wersja obcojęzyczna jest dopuszczalna, ale obok polskiej, a nie zamiast niej, i bez odmiennego postanowienia stron podstawą wykładni pozostaje wersja polskojęzyczna. Przy zatrudnianiu cudzoziemca dochodzą dwa dodatkowe obowiązki: przedstawienie treści umowy w wersji zrozumiałej przed podpisaniem oraz tłumaczenie przysięgłe, jeżeli umowa powstała wyłącznie w języku obcym.

Ostatnia aktualizacja: lipiec 2026

W jakim języku sporządzić umowę z obcokrajowcem?

Reguła wynika z ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Art. 7 nakazuje używać języka polskiego w obrocie prawnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pomiędzy podmiotami polskimi oraz wtedy, gdy jedną ze stron jest podmiot polski. Art. 8 rozwija to wprost dla umów: jeżeli stroną umowy, której wykonanie ma nastąpić w Polsce, jest podmiot polski, umowę sporządza się w języku polskim.

To nie zakaz używania innych języków. Ten sam przepis mówi, że umowa sporządzona po polsku może mieć wersję lub wersje obcojęzyczne. Chodzi o kolejność: polska wersja jest wersją podstawową, a obcojęzyczna towarzyszy jej. W praktyce oznacza to jeden dokument dwujęzyczny albo dwa pliki podpisane razem, a nie samą wersję angielską wysłaną kontrahentowi z Berlina.

Warto też zauważyć, do czego przepis się nie stosuje. Jeżeli umowa łączy dwa podmioty zagraniczne albo ma być wykonana poza Polską, ustawa o języku polskim nie narzuca polskiej wersji. Umowa polskiego software house'u z klientem z Kalifornii, wykonywana zdalnie na rzecz tego klienta, to sytuacja graniczna i tu decyduje przede wszystkim to, gdzie następuje wykonanie zobowiązania.

Czy umowa z cudzoziemcem może być tylko po angielsku?

Jeżeli stroną jest podmiot polski, a umowa jest wykonywana w Polsce, to nie jest bezpieczne rozwiązanie. Sama umowa nie stanie się przez to nieważna, bo ustawa o języku polskim nie przewiduje sankcji nieważności, ale traci się kontrolę nad wykładnią i naraża na zarzuty kontrolne. W sporze o znaczenie klauzuli sąd sięgnie po wersję polską, a jeśli jej nie ma, trzeba będzie ją sporządzić, tyle że już po fakcie i pod presją terminu.

Osobna sprawa dotyczy zatrudnienia. Tu umowa wyłącznie w języku obcym pociąga za sobą konkretny, kosztowny obowiązek, o którym piszemy niżej: tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego.

Która wersja językowa rozstrzyga w razie sporu?

Domyślnie polska. Art. 8 ustawy o języku polskim stanowi, że jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni umowy jest jej wersja polskojęzyczna. Kluczowe są tu trzy słowa: „jeżeli strony nie postanowiły inaczej”. Możecie umówić się na inną hierarchię i to postanowienie warto wpisać wprost, zamiast liczyć na domyślną regułę.

Wystarczy jedno zdanie w postanowieniach końcowych, na przykład: „Umowa została sporządzona w wersji polskiej i angielskiej. W razie rozbieżności rozstrzygające znaczenie ma wersja polska”. Brak takiej klauzuli w dwujęzycznym dokumencie to najczęstsza przyczyna sporów o to, co strony miały na myśli, szczególnie przy tłumaczeniu terminów prawnych, które nie mają dokładnych odpowiedników, jak zadatek, zaliczka czy kara umowna.

Jakie obowiązki językowe nakłada ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom?

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621). Jej art. 5 porządkuje trzy rzeczy naraz: formę umowy, moment jej zawarcia i język.

Zwróć uwagę na zakres. Art. 5 ust. 4 wymienia obok stosunku pracy również umowę cywilnoprawną, więc obowiązki nie ograniczają się do umowy o pracę. Zlecenie z cudzoziemcem wykonującym pracę w Polsce też jest powierzeniem pracy w rozumieniu tej ustawy. Nie dotyczy to natomiast współpracy z kontrahentem, który świadczy usługi ze swojego kraju i nie przyjeżdża tu pracować, bo ustawa reguluje powierzanie pracy na terytorium Polski.

Czy przy umowie z cudzoziemcem potrzebny jest tłumacz przysięgły?

Nie zawsze. Rozróżnienie jest proste i sprowadza się do tego, w jakim języku powstał sam dokument. Jeżeli umowa jest po polsku, a pracownik go nie zna, wystarczy przedstawić mu treść „w wersji dla niego zrozumiałej”. Ustawa nie wymaga tu tłumacza przysięgłego, więc wystarczy rzetelne tłumaczenie robocze, byle przekazane na piśmie i przed podpisaniem. Jeżeli natomiast umowa została sporządzona wyłącznie w języku obcym, trzeba mieć jej tłumaczenie na polski wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Wniosek praktyczny jest taki, że umowa dwujęzyczna z wersją polską jako podstawową jest zwykle tańsza i prostsza niż umowa wyłącznie angielska, bo pozwala uniknąć kosztu tłumaczenia przysięgłego całego dokumentu.

Czy umowę z obcokrajowcem trzeba podpisać na papierze?

Nie, ale odpowiedź zależy od tego, co podpisujecie. Przy powierzeniu pracy cudzoziemcowi w Polsce art. 5 ust. 1 wymaga formy pisemnej, a formę pisemną spełnia elektronicznie wyłącznie podpis kwalifikowany, co wynika z art. 78(1) Kodeksu cywilnego. Zwykły podpis elektroniczny ani podpis zaufany tego wymogu nie zastąpią, o czym szerzej piszemy w tekście o różnicach między podpisem elektronicznym a kwalifikowanym.

Zupełnie inaczej wygląda to przy zwykłej współpracy handlowej. Umowa B2B z zagraniczną firmą, NDA, zamówienie, protokół odbioru czy umowa dystrybucyjna nie mają zastrzeżonej formy szczególnej, więc wystarczy forma dokumentowa i zwykły podpis elektroniczny. To istotne, bo osoba bez polskiego numeru PESEL nie założy profilu zaufanego, a kupowanie certyfikatu kwalifikowanego dla jednej umowy zwykle nie ma sensu. Jak to rozwiązać technicznie, opisaliśmy na stronie o podpisie elektronicznym dla obcokrajowca.

Jeszcze jedna uwaga o miękkiej stronie procesu. Kandydat czy kontrahent z zagranicy, zanim odeśle podpisany dokument, zwykle chce się upewnić, z kim ma do czynienia, i sprawdza opinie o firmie tak samo, jak ty sprawdzasz jego numer VAT. Przejrzysty proces podpisu, z jasną informacją, czego dotyczy dokument i co się dzieje po kliknięciu, buduje tu więcej zaufania niż długi mail z załącznikiem.

Jak przygotować umowę dwujęzyczną w jednym pliku PDF

Najbezpieczniej trzymać obie wersje w jednym pliku, a nie w dwóch osobnych dokumentach. Powód jest prozaiczny: jeden plik oznacza jeden podpis, jeden skrót kryptograficzny i jeden komplet dowodów. Przy dwóch plikach zawsze może się okazać, że podpisana została tylko jedna wersja albo że wersje różnią się datą.

• Układ dwukolumnowy sprawdza się przy krótszych umowach: po lewej polski, po prawej angielski, w tych samych numerach paragrafów.
• Układ sekwencyjny jest lepszy przy dłuższych dokumentach: najpierw cała wersja polska, potem cała obcojęzyczna, z jednolitą numeracją.
• Klauzula językowa powinna znaleźć się w postanowieniach końcowych obu wersji, w identycznym brzmieniu co do sensu.
• Załączniki też objąć tą samą zasadą, bo to zwykle w nich są liczby, terminy i zakres prac.

Gdy dokument jest gotowy, wysyłasz go do podpisu tak samo jak każdą inną umowę. Praktyczne wskazówki dotyczące samej wysyłki zebraliśmy w poradniku o tym, jak wysłać umowę do podpisu klientowi.

Jak długo przechowywać umowę z cudzoziemcem?

Ustawa z 20 marca 2025 r. wskazuje w art. 4 ust. 6 okres przetwarzania danych cudzoziemca: przez okres wykonywania przez niego pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia został rozwiązany lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji. Do tego samego okresu odsyła art. 5 ust. 2 i 3, czyli tyle samo trzyma się wersję zrozumiałą umowy oraz tłumaczenie przysięgłe.

Licząc ten termin, łatwo o pomyłkę, bo nie liczy się go od dnia rozwiązania umowy, tylko od końca roku kalendarzowego, w którym to nastąpiło. Umowa zakończona w marcu 2026 r. oznacza więc przechowywanie do końca 2028 r. Jeżeli dokumenty trzymasz w wersji elektronicznej, warto zapisywać je razem ze śladem audytowym i skrótem pliku, co opisaliśmy w tekście o tym, jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie.

Podsumowanie w czterech punktach

1. Umowa z podmiotem polskim, wykonywana w Polsce, powstaje po polsku. Wersja obcojęzyczna jest dopuszczalna obok niej.
2. Bez odmiennego postanowienia stron wykładnię rozstrzyga wersja polska, więc klauzulę językową lepiej wpisać wprost.
3. Przy powierzeniu pracy cudzoziemcowi obowiązuje forma pisemna przed dopuszczeniem do pracy, wersja zrozumiała przy umowie po polsku i tłumaczenie przysięgłe przy umowie w języku obcym.
4. Przy zwykłej współpracy handlowej wystarczy forma dokumentowa, więc kontrahent z zagranicy może podpisać dokument zwykłym podpisem elektronicznym, bez numeru PESEL i bez certyfikatu.