Podpis elektroniczny PDF online: jak podpisać PDF elektronicznie i wysłać do podpisu

W Polsce plik PDF podpiszesz elektronicznie na trzy sposoby i każdy z nich rozwiązuje inny problem. Poniższa tabela porządkuje, kto czego potrzebuje i jaki jest skutek prawny.

Najczęstsze nieporozumienie dotyczy pierwszej kolumny. Certyfikat kwalifikowany i profil zaufany kupujesz albo zakładasz dla siebie, więc pomagają, kiedy to ty masz coś podpisać. Nie pomagają, kiedy podpis ma złożyć twój kontrahent, bo nikt nie zmusi go do kupienia certyfikatu przed podpisaniem umowy na 3 000 zł. Platforma rozwiązuje dokładnie tę drugą sytuację: podpisujący nie potrzebuje niczego poza skrzynką pocztową. Jeśli wybierasz narzędzie na stałe, porównanie znajdziesz na stronie program do podpisu elektronicznego.

Osobno warto rozdzielić to, co dzieje się w samym czytniku PDF. Darmowy Adobe Acrobat Reader nanosi Twój podpis narzędziem Wypełnij i podpisz albo podpisuje plik posiadanym certyfikatem, co daje zupełnie różny skutek prawny. Rozkładamy obie ścieżki na stronie o tym, jak działa podpis elektroniczny w Adobe Reader i Acrobat.

Tak. Art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS mówi wprost, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego. Sąd nie odrzuci więc twojej umowy dlatego, że została podpisana w przeglądarce.

Osobną sprawą jest forma czynności prawnej. Dokument podpisany zwykłym podpisem elektronicznym spełnia formę dokumentową z art. 77(2) Kodeksu cywilnego. Formę pisemną w rozumieniu art. 78(1) KC spełnia tylko podpis kwalifikowany, bo tylko jemu art. 25 ust. 2 eIDAS przyznaje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Praktyczny wniosek jest prosty: sprawdzasz, czy dla danej umowy przepis albo sama umowa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności. Jeśli nie zastrzega, a tak jest przy większości umów w obrocie gospodarczym, zwykły podpis elektroniczny wystarcza. Szerzej rozkładamy to na stronie moc prawna podpisu elektronicznego.

Drugi element ważności to dowód, że podpis złożyła konkretna osoba. Tu decyduje ślad audytowy. Sam obrazek podpisu wklejony do PDF-a niczego nie dowodzi, bo każdy może go skopiować. Zapis adresu e-mail, adresu IP, znacznika czasu i skrótu pliku pokazuje, kto, kiedy i pod czym się podpisał.

To zależy od rodzaju podpisu i warto to rozróżnić, bo wiele osób szuka zielonego znaczka w Adobe Acrobat Reader i wyciąga błędne wnioski.

Podpis kwalifikowany i podpis zaufany zostawiają w pliku certyfikat w formacie PAdES. Adobe Acrobat Reader pokazuje wtedy pasek nad dokumentem i panel Podpis, w którym sprawdzisz dane właściciela certyfikatu, znacznik czasu i to, czy plik nie został zmieniony po podpisaniu. Pełną walidację wobec unijnej listy zaufania zrobisz w rządowym walidatorze albo w narzędziu dostawcy certyfikatu.

Zwykły podpis elektroniczny ze śladem audytowym działa inaczej i Adobe Reader nie pokaże przy nim zielonego znaczka, bo w pliku nie ma certyfikatu kwalifikowanego. Weryfikujesz go tak: otwierasz Kartę Podpisów na końcu dokumentu, sprawdzasz listę sygnatariuszy, ich adresy e-mail, adresy IP i znaczniki czasu, a potem liczysz skrót SHA-256 otrzymanego pliku i porównujesz go z tym zapisanym na Karcie Podpisów. Jeśli skróty się zgadzają, plik nie był zmieniany. Krok po kroku opisujemy to w artykule jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF.

Wklejenie zdjęcia własnego podpisu do PDF-a wygląda podobnie, ale to nie jest to samo. Grafika z podpisem nie jest w żaden sposób powiązana z treścią dokumentu ani z osobą, która ją wstawiła. Można ją wyciąć z jednej umowy i wkleić do innej, a plik nie zachowa po tym śladu.

Zwykły podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS to dane w postaci elektronicznej dołączone do dokumentu, których podpisujący używa jako podpisu. Kluczowe jest to, co dołączamy razem z nim: potwierdzenie dostępu do konkretnej skrzynki e-mail, adres IP, czas i skrót pliku. Dopiero ten komplet pozwala odpowiedzieć na zarzut typu „to nie ja podpisałem” albo „umowa miała inną treść”. Dlatego skan podpisanej umowy odesłany mailem jest słabszym dowodem niż ten sam dokument przepuszczony przez obieg podpisu, co rozbieramy w tekście czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Tak. Link do podpisu otwiera się w przeglądarce telefonu, więc kontrahent podpisuje z metra, z budowy albo z hotelu. To ma znaczenie większe, niż się wydaje, bo najdłuższym elementem obiegu umowy zwykle nie jest decyzja, tylko moment, w którym ktoś usiądzie przy komputerze z drukarką i skanerem.

Po stronie nadawcy działa to tak samo: wgrywasz PDF i wysyłasz z telefonu. Jedyne ograniczenie techniczne to rozmiar pliku, obecnie 15 MB, co przy typowej umowie tekstowej oznacza kilkaset stron. Problem robi się dopiero przy skanach w wysokiej rozdzielczości, które warto najpierw skompresować.

Jeżeli umowa powstaje w edytorze tekstu, warto wiedzieć, czym różni się podpisanie pliku DOCX od podpisania PDF, bo formaty podpisu są inne i w jednym przypadku powstają dwa pliki zamiast jednego. Rozpisaliśmy to na stronie o podpisie elektronicznym w Wordzie. Przy arkuszach kalkulacyjnych dochodzi jeszcze jeden problem, bo podpis cyfrowy w pliku XLSX unieważnia każda edycja komórki, co opisujemy przy podpisie elektronicznym w Excelu.