Podpisz PDF online: podpisz dokument PDF sam albo wyślij go do podpisu

Najkrótsza ścieżka wygląda tak:

1. Wgraj plik. Na stronie głównej przeciągasz PDF (do 6 MB) na pole w nagłówku albo wybierasz go z dysku.
2. Kliknij „Podpisz dokument”. Widzisz postęp krok po kroku, a potem podgląd gotowego pliku: pierwszą stronę z podpisem i Kartę Podpisów, czyli stronę ze śladem audytowym. Dalsze strony podglądu są rozmyte.
3. Załóż konto w tym samym oknie. Podajesz e-mail i hasło, wpisujesz kod z maila i zostajesz przy swoim dokumencie. Od tej chwili możesz go przeglądać, pobrać i wysłać do podpisu innym osobom.

Nowe konto ma kilka dokumentów na próbę. Pliki z wersji próbnej mają znak wodny, więc służą do sprawdzenia, jak wygląda cały proces i gotowy plik. Dokumenty bez znaku wodnego, większą liczbę podpisów, szablony i przypomnienia dostajesz w planie płatnym, opisanym w cenniku.

Fraza „podpisz dokument online” kryje dwie różne sytuacje i warto od razu wiedzieć, w której jesteś.

Osoba, która dostaje dokument, nie zakłada konta. Otwiera link z maila, czyta cały PDF i podpisuje: rysując podpis palcem lub myszką, wpisując imię i nazwisko albo jednym kliknięciem. Może też odrzucić dokument i napisać dlaczego, a Ty dostaniesz tę odpowiedź. Więcej o tym, jak zorganizować podpis kilku osób, piszemy w poradniku jak podpisać dokument przez dwie osoby.

Najpopularniejszy sposób „podpisania PDF” to wstawienie zdjęcia własnego podpisu w czytniku PDF i odesłanie pliku mailem. Wygląda jak podpis, ale od strony dowodowej to tylko grafika. Porównanie tego, co da się później wykazać:

Obrazek podpisu nie jest bezwartościowy: przy umowach bez szczególnej formy strony mogą dowodzić jej zawarcia także mailami. Chodzi o to, ile wysiłku kosztuje udowodnienie, kto i co podpisał, gdy druga strona zacznie zaprzeczać. Szerzej o skanach i wklejonych podpisach piszemy w tekście czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Uczciwie: podpiszmy.pl nie ma edytora PDF ani pól formularza do wypełniania. Podpisujący widzi dokument dokładnie w takiej postaci, w jakiej go wgrałeś, i składa na nim podpis. To celowe, bo podpis ma dotyczyć treści, której nikt po drodze nie zmieniał.

Jeśli dokument ma puste miejsca (dane klienta, kwota, numer zamówienia), wypełnij je przed wgraniem:

• w czytniku PDF, np. funkcją „Wypełnij i podpisz” w Adobe Acrobat Reader, używając jej tylko do wpisania tekstu, a podpis złóż już u nas,
• w edytorze tekstu, a potem zapisz dokument jako PDF,
• w systemie, z którego generujesz umowy lub oferty, i dopiero gotowy PDF wyślij do podpisu.

Gdy pola ma wypełnić druga strona, najprościej poprosić ją o dane przed wysłaniem albo wpisać w dokumencie, że dane uzupełnia załącznik, który strony podpisują razem z umową. Różnice między funkcjami Adobe opisaliśmy na stronie podpis elektroniczny Adobe.

Nasz podpis to zwykły podpis elektroniczny (SES), a gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację (kod SMS albo weryfikację dowodu osobistego), dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego. Oba są zgodne z rozporządzeniem eIDAS, a art. 25 ust. 1 tego rozporządzenia zabrania odmawiania podpisowi elektronicznemu skutku prawnego tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Taki podpis wystarcza do większości umów handlowych, zamówień, protokołów, ofert, NDA i zgód, a także tam, gdzie prawo wymaga formy dokumentowej.

Nie wystarcza tam, gdzie ustawa żąda formy pisemnej pod rygorem nieważności. Formę pisemną spełnia wtedy tylko podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78(1) KC), którego nie oferujemy. Przykłady: oświadczenie poręczyciela (art. 876 § 2 KC), umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych (art. 53 ustawy o prawie autorskim). Czynności wymagające aktu notarialnego, jak umowa sprzedaży nieruchomości (art. 158 KC), w ogóle nie dają się załatwić podpisem PDF. Pełną listę typowych przypadków znajdziesz na stronie jakie umowy można podpisać elektronicznie i w opisie mocy prawnej.

• Plik większy niż 6 MB. Zwykle to skan zapisany w wysokiej rozdzielczości. Zmniejsz rozdzielczość skanu albo zapisz dokument ponownie jako PDF z edytora, zamiast go skanować.
• Plik zabezpieczony hasłem. Zdejmij hasło przed wgraniem, bo podpisujący i tak muszą mieć możliwość otwarcia dokumentu.
• Załączniki w osobnych plikach. Scal umowę i załączniki w jeden PDF. Jeden plik to jeden skrót i jeden przedmiot podpisu.
• Wysłanie wersji roboczej. Po podpisaniu pliku nie da się poprawić. Każda zmiana oznacza nowy dokument i nowe podpisy albo aneks.
• Zły adres e-mail sygnatariusza. Link trafia tylko na wpisany adres, a ten adres jest potem elementem identyfikacji w Karcie Podpisów. Wpisuj adresy służbowe konkretnych osób, nie skrzynki ogólne.