Jak podpisać dokument przez dwie osoby: profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym i elektronicznie

Krótka odpowiedź: obie osoby muszą podpisać ten sam plik, jedna po drugiej, a nie dwie osobne kopie tego samego dokumentu. Pierwsza osoba podpisuje i wysyła podpisany plik drugiej, a druga dokłada swój podpis do otrzymanego pliku. Dopiero taki dokument jest podpisany obustronnie. Działa to tak samo przy podpisie zaufanym, podpisie kwalifikowanym i zwykłym podpisie elektronicznym.

Brzmi banalnie, a jest to najczęstszy błąd w całym elektronicznym obiegu dokumentów. Na papierze nikt się nie myli, bo kartka fizycznie krąży między osobami i wszyscy widzą podpisy poprzedników. W wersji elektronicznej plik można skopiować w sekundę, więc naturalnym odruchem jest wysłanie każdemu jego własnej kopii do podpisu. Wynik: dwa pliki, każdy z jednym podpisem, i żaden z nich nie jest umową podpisaną przez obie strony.

Najczęstszy błąd: dwie kopie zamiast jednego pliku

Wyobraź sobie umowę o dzieło. Zamawiający pobiera PDF, podpisuje go i zapisuje jako umowa_podpisana_zamawiajacy.pdf. Wykonawca dostaje mailem czystą wersję, podpisuje i odsyła umowa_podpisana_wykonawca.pdf. Powstały dwa dokumenty, w których widnieje po jednym podpisie. Formalnie każdy z nich jest jednostronnym oświadczeniem woli, czyli ofertą, a nie zawartą umową.

W praktyce zwykle da się to uratować, bo art. 60 Kodeksu cywilnego pozwala wywieść wolę stron także z ich zachowania, a przystąpienie do wykonania umowy jest mocnym dowodem. Po co jednak zaczynać relację z kontrahentem od dokumentu, którego trzeba bronić. Wystarczy pilnować jednej zasady: jeden dokument, jeden plik, kolejne podpisy dokładane po kolei.

Jest jeszcze wersja gorsza, w której ktoś podpisuje plik, potem otwiera go w edytorze i coś poprawia. Przy podpisie cyfrowym każda edycja treści unieważnia wcześniejszy podpis, bo podpis obejmuje konkretny stan pliku. Dotyczy to również dokumentów Worda i Excela, gdzie zapisanie kopii potrafi usunąć wszystkie podpisy naraz.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym przez dwie osoby

Usługa gov.pl „Podpisz dokument elektronicznie” obsługuje wiele podpisów na jednym pliku, ale nie obsługuje ich obiegu. Wygląda to tak:

1. Pierwsza osoba wchodzi do usługi, dodaje plik i wybiera podpis zaufany. Jednorazowo można podpisać do 5 plików o łącznej wielkości 25 MB.
2. Przy pliku PDF wybiera format PAdES, żeby dokument pozostał PDF-em. Format XAdES zamienia plik w dokument XML, którego druga strona nie otworzy zwykłym czytnikiem.
3. Po podpisaniu pobiera plik na dysk. Usługa go nie przechowuje i nikomu nie przesyła. Instrukcja gov.pl mówi wprost, że podpisany i pobrany dokument możesz wysłać e-mailem do innej osoby.
4. Druga osoba dostaje plik mailem, wgrywa go do tej samej usługi, może kliknąć „Sprawdź, kto podpisał”, a następnie dokłada własny podpis zaufany do tego samego pliku.
5. Ktoś musi odesłać gotowy, obustronnie podpisany plik pierwszej osobie. Inaczej finalna wersja zostaje tylko u tego, kto podpisywał jako drugi.

Warunek, o którym łatwo zapomnieć: obie osoby muszą mieć własny profil zaufany, a jego założenie wymaga polskiego numeru PESEL. Rozpisaliśmy całą tę drogę razem z listą umów, które w ten sposób podpiszesz, na stronie o podpisaniu umowy profilem zaufanym.

Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym przez dwie osoby

Zasada jest identyczna, zmienia się tylko narzędzie. Każdy podpisujący używa własnej aplikacji dostawcy certyfikatu, najczęściej Szafira od KIR albo proCertum SmartSign od Certum. Pierwsza osoba podpisuje plik swoim certyfikatem, wysyła go dalej, druga osoba otwiera otrzymany plik w swojej aplikacji i dokłada drugi podpis.

Przy formacie PAdES kolejny podpis dokłada się do wnętrza tego samego PDF-a i nie unieważnia poprzedniego, o ile nikt nie zmienia treści dokumentu. Przy formacie XAdES zewnętrznym sytuacja jest inna: podpis żyje w osobnym pliku z rozszerzeniem XML albo XAdES, więc po dwóch podpisach krąży już komplet plików i zgubienie któregokolwiek z nich oznacza utratę podpisu. To jeden z powodów, dla których w umowach lepiej trzymać się PDF-a i formatu PAdES.

Podpis kwalifikowany jest tu jedynym rozwiązaniem, gdy przepis wymaga formy pisemnej. Art. 78(1) § 1 Kodeksu cywilnego brzmi: „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. Żaden inny rodzaj podpisu tego przepisu nie spełnia. Różnice między poziomami opisaliśmy w przewodniku po rodzajach podpisów elektronicznych.

Jak podpisać dokument elektronicznie przez dwie osoby bez wysyłania plików

Tu logika się odwraca. Zamiast krążyć plikiem po skrzynkach pocztowych, wgrywasz dokument raz i wskazujesz adresy e-mail obu podpisujących. System sam pilnuje reszty: wysyła zaproszenia, przypomina milczącym, blokuje podpisanie starej wersji pliku i zamyka dokument dopiero po ostatnim podpisie.

Sygnatariusz nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji i nie potrzebuje certyfikatu ani numeru PESEL. Otwiera link, czyta dokument, potwierdza tożsamość kodem i podpisuje z przeglądarki. Skutek prawny jest taki sam jak przy podpisie zaufanym: zachowana zostaje forma dokumentowa z art. 77(2) KC, która wystarcza umowie zlecenia, umowie o dzieło, umowie B2B, NDA, sprzedaży rzeczy ruchomej i najmowi na czas krótszy niż rok.

Ta różnica ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy podpisujących jest więcej niż dwóch. Przy reprezentacji łącznej w spółce z o.o. dokument muszą podpisać dwie osoby po jednej stronie i co najmniej jedna po drugiej, a ręczne pilnowanie kolejności trzech podpisów w korespondencji mailowej kończy się zwykle tak, jak można się spodziewać. Opisaliśmy ten przypadek osobno przy podpisywaniu umów w spółce z o.o.

Czy kolejność podpisów ma znaczenie?

Dla ważności umowy nie, dla dowodu tak. Prawo nie wymaga, żeby strony podpisywały w określonej kolejności, i nie ma znaczenia, kto był pierwszy. Znaczenie ma natomiast to, że plik podpisany jako drugi zawiera oba podpisy, a plik podpisany jako pierwszy tylko jeden. Jeśli po zakończeniu obiegu każda strona zostanie przy własnej wersji, jedna z nich będzie miała dokument niekompletny.

Praktyczna zasada: dokumentem obowiązującym jest zawsze ostatni plik w łańcuchu, ten z kompletem podpisów, i to on musi trafić do obu stron. W systemie do podpisywania dzieje się to automatycznie, przy obiegu mailowym trzeba o tym pamiętać samemu.

Kiedy dokument jest podpisany przez obie strony

Umowa nie jest zawarta w chwili złożenia ostatniego podpisu, tylko w chwili, w której to oświadczenie dotarło do drugiej strony. Art. 61 § 1 KC stanowi: „Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią”. Paragraf drugi dodaje, że oświadczenie w postaci elektronicznej jest złożone z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby druga osoba mogła się z nim zapoznać.

Kluczowe jest słowo „mogła”. Liczy się możliwość zapoznania się, a nie faktyczne przeczytanie wiadomości. Jeżeli kontrahent nie otwierał skrzynki przez tydzień, umowa i tak została zawarta w dniu doręczenia. Dlatego dowód doręczenia bywa ważniejszy od samej daty podpisu, a przy ręcznej wysyłce mailem cały ten dowód sprowadza się do tego, co masz w folderze wysłanych. Rozdzieliliśmy te pojęcia dokładniej w tekście o tym, czym różni się data podpisania od daty zawarcia umowy.

Co zrobić, gdy jedna osoba nie ma profilu zaufanego

To najczęstszy powód, dla którego obieg dokumentów staje w miejscu. Typowe sytuacje są trzy: kontrahent z zagranicy nie ma polskiego numeru PESEL, więc profilu nie założy; osoba, która profil ma, odkrywa akurat tego dnia, że jego trzyletnia ważność wygasła; klient indywidualny po prostu nie chce używać rządowego konta do prywatnej umowy z firmą.

Możliwości są dwie. Można poczekać, aż druga strona założy lub odnowi profil, co przy wizycie w banku albo w punkcie potwierdzającym zajmuje od kilkunastu minut do kilku dni. Albo można zejść na zwykły podpis elektroniczny, który daje dokładnie tę samą formę dokumentową, a od podpisującego nie wymaga niczego poza dostępem do skrzynki e-mail. Przy umowie zlecenia, umowie o dzieło czy zamówieniu na stronę internetową dla firmy to zwykle jedyna droga, która nie opóźnia startu prac.

Jak podpisać dokument PDF profilem zaufanym przez dwie osoby

Cała różnica sprowadza się do formatu podpisu. Wybierz PAdES, a plik pozostanie PDF-em i dostanie graficzny znacznik podpisu w prawym górnym rogu. Wybierz XAdES, a ten sam PDF zamieni się w plik XML. Druga osoba dostaje wtedy załącznik, którego nie potrafi otworzyć, i cały obieg zatrzymuje się na wymianie wiadomości o tym, co to za dziwny plik. Gov.pl prowadzi nawet osobną instrukcję zatytułowaną „Co musisz zrobić, aby zobaczyć dokument ukryty w pliku .xml”.

Warto też wiedzieć, że graficzny znacznik jest tylko ozdobnikiem. Podpis mieszka w strukturze pliku, a nie w obrazku: usunięcie znaczka nie usuwa podpisu, a domalowanie podobnego prostokąta w programie graficznym żadnego podpisu nie tworzy. Jak to sprawdzić po stronie odbiorcy, pokazujemy w poradniku jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF.

Czy dwie osoby mogą podpisać dokument różnymi podpisami?

Tak. Nie ma przepisu, który kazałby obu stronom użyć tego samego rodzaju podpisu. Jedna osoba może podpisać podpisem zaufanym, druga kwalifikowanym, a trzecia zwykłym podpisem elektronicznym i dokument pozostaje ważny. Trzeba jednak pamiętać o jednej rzeczy: o formie całej czynności decyduje najsłabszy z użytych podpisów. Jeżeli przepis żąda formy pisemnej, a jedna ze stron podpisała czymś innym niż podpis kwalifikowany, forma pisemna nie została zachowana dla całej umowy.

Rozłożyliśmy ten przypadek na czynniki pierwsze, razem z sytuacją mieszaną, w której jedna strona podpisuje odręcznie na papierze, w artykule o tym, czy można podpisać umowę dwoma różnymi podpisami.

Najczęstsze pytania

Jak podpisać dokument elektronicznie przez dwie osoby?

Obie osoby podpisują ten sam plik po kolei. Pierwsza podpisuje i przekazuje dokument dalej, druga dokłada swój podpis do otrzymanego pliku. Nie należy podpisywać dwóch osobnych kopii, bo powstaną wtedy dwa dokumenty z jednym podpisem każdy. W systemie do podpisywania umów wystarczy wgrać plik raz i wskazać adresy e-mail obu podpisujących.

Czy oba podpisy muszą być tego samego rodzaju?

Nie. Każda strona może użyć innego podpisu i dokument pozostaje ważny. O zachowanej formie czynności prawnej decyduje jednak najsłabszy z użytych podpisów, więc przy umowie wymagającej formy pisemnej wszyscy podpisujący muszą użyć podpisu kwalifikowanego.

Czy drugi podpis unieważnia pierwszy?

Nie, jeżeli podpisy są dokładane w formacie PAdES do tego samego pliku PDF i nikt nie zmienia jego treści. Unieważnienie następuje dopiero wtedy, gdy dokument zostanie po podpisaniu zedytowany, bo podpis obejmuje konkretny stan pliku. Dotyczy to także dokumentów Worda i Excela, gdzie zapisanie kopii usuwa podpisy.

Kto powinien podpisać jako pierwszy?

Prawo tego nie reguluje, więc kolejność jest kwestią wygody. Zwykle pierwsza podpisuje strona, która przygotowała dokument, bo ma pewność co do jego treści. Ważniejsze jest to, żeby po zakończeniu obiegu obie strony miały ostatnią wersję pliku, tę z kompletem podpisów.

Ile osób może podpisać jeden dokument?

Nie ma limitu prawnego. W usłudze gov.pl kolejne osoby dokładają podpisy jedna po drugiej, a jednorazowo można obsłużyć do 5 plików o łącznej wielkości 25 MB. W naszym systemie jeden dokument obsługuje do 15 sygnatariuszy, a kolejność i przypomnienia pilnowane są automatycznie.

Czy skan podpisanej umowy wystarczy zamiast drugiego podpisu?

Skan nie jest podpisem elektronicznym, tylko obrazem dokumentu. Może natomiast spełniać wymóg formy dokumentowej, jeśli da się ustalić osobę, od której pochodzi. Przy umowach wymagających formy pisemnej skan nie wystarczy. Omówiliśmy to szerzej w tekście o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Jak sprawdzić, czy dokument podpisały już obie osoby?

Przy podpisie zaufanym wgraj plik do usługi gov.pl i wybierz opcję sprawdzania podpisów. Zobaczysz imiona, nazwiska i daty złożenia wszystkich podpisów. Przy zwykłym podpisie elektronicznym komplet tych informacji znajdziesz na Karcie Podpisów dołączonej do umowy podpisanej elektronicznie, razem ze znacznikami czasu i skrótem SHA-256 pliku.