Podpis elektroniczny i tradycyjny na jednej umowie: czy tak można

Krótka odpowiedź: tak, jedna strona może podpisać umowę elektronicznie, a druga odręcznie, pod warunkiem że umowa nie wymaga formy szczególnej. Przy zwykłych umowach cywilnoprawnych obowiązuje swoboda formy, więc nie ma przepisu nakazującego, by obie strony użyły tego samego sposobu podpisania. Problem pojawia się dopiero tam, gdzie ustawa lub sama umowa zastrzega formę pisemną, bo wtedy każdy podpis z osobna musi tę formę spełnić.

W praktyce mieszane podpisywanie zdarza się stale. Kontrahent, który nie ufa e-podpisowi, drukuje umowę i odsyła skan. Członek zarządu podpisuje kwalifikowanym, a druga osoba do reprezentacji zwykłym podpisem elektronicznym. Klient podpisuje w biurze długopisem, a wykonawca zdalnie przez link. Poniżej po kolei: kiedy jest to bezpieczne, kiedy nie, i jak zorganizować taki obieg, żeby na końcu mieć jeden sensowny dokument, a nie dwa pliki, których nikt nie potrafi ze sobą zestawić.

Zasada: przy swobodzie formy mieszanie podpisów jest dopuszczalne

Umowa dochodzi do skutku przez zgodne oświadczenia woli stron. Jeżeli żaden przepis nie zastrzega formy szczególnej, oświadczenie może zostać złożone w dowolny sposób, także w różny przez każdą ze stron. Nie istnieje reguła „jednolitości formy”, wedle której wszyscy sygnatariusze musieliby podpisać tak samo.

Dotyczy to zdecydowanej większości dokumentów, którymi obraca firma: umowy o współpracy B2B, umowy zlecenia, umowy o dzieło, NDA, zamówienia, protokołu odbioru, akceptacji kosztorysu, aneksu do umowy bez klauzuli o formie pisemnej. Dla wszystkich tych dokumentów wystarcza zwykły podpis elektroniczny, a to, że jedna strona woli papier, niczego nie psuje.

Wsparciem jest art. 25 ust. 1 eIDAS: podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo że nie jest podpisem kwalifikowanym. Podpis elektroniczny jednej strony nie „zaraża” więc umowy słabością i nie unieważnia podpisu odręcznego drugiej.

Wyjątek: gdy wymagana jest forma pisemna, każdy podpis musi ją spełnić

Tu zaczyna się realne ryzyko. Formę pisemną spełnia podpis własnoręczny albo, elektronicznie, wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny, bo zgodnie z art. 78(1) Kodeksu cywilnego oświadczenie opatrzone podpisem kwalifikowanym jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej. Zwykły podpis elektroniczny tej równoważności nie ma.

Jeżeli więc umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a jedna strona podpisze ją odręcznie, a druga zwykłym e-podpisem, forma nie jest zachowana i czynność jest nieważna. Nie ratuje jej to, że jeden z podpisów był prawidłowy. Dopuszczalne jest natomiast połączenie podpisu własnoręcznego z kwalifikowanym, bo oba spełniają wymóg formy pisemnej.

Do tej grupy należą między innymi: umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem, przeniesienie majątkowych praw autorskich, licencja wyłączna, umowa o roboty budowlane w zakresie zgody na podwykonawcę, umowa leasingu, poręczenie. Osobną kategorią są czynności wymagające aktu notarialnego, jak sprzedaż nieruchomości, gdzie żaden podpis elektroniczny, także kwalifikowany, nie zastąpi notariusza.

Druga pułapka: forma zastrzeżona przez same strony

O tej zapomina się najczęściej, bo nie wynika z ustawy, tylko z treści umowy, którą strony same napisały. Zgodnie z art. 77 Kodeksu cywilnego zmiana lub uzupełnienie umowy wymaga takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia. Jeśli w umowie znalazła się klauzula końcowa „wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”, to aneks podpisany zwykłym e-podpisem będzie nieważny, nawet jeżeli sama umowa główna żadnej formy szczególnej nie wymagała.

Ta klauzula trafia do wzorów umów odruchowo, a potem blokuje cały elektroniczny obieg. Rozwiązanie jest proste: w nowych umowach zapisujcie formę dokumentową albo elektroniczną zamiast pisemnej, na przykład „zmiany wymagają formy dokumentowej pod rygorem nieważności”. Formę dokumentową z art. 77(2) Kodeksu cywilnego spełnia oświadczenie w postaci dokumentu, umożliwiające ustalenie osoby składającej, więc podpis elektroniczny ze śladem audytowym mieści się w niej bez wątpliwości. Szerzej opisaliśmy to w tekście o tym, czy aneks do umowy można podpisać elektronicznie.

Kiedy mieszane podpisy są bezpieczne: tabela

Jak technicznie domknąć umowę podpisaną na dwa sposoby

Prawo to jedno, plik to drugie. Najczęstszy bałagan wygląda tak: jedna strona ma podpisany elektronicznie PDF, druga skan swojej odręcznie podpisanej wersji, i nie ma jednego dokumentu, który zawierałby oba podpisy. Po roku nikt nie potrafi odtworzyć, która wersja jest wiążąca.

Są trzy sensowne warianty. Pierwszy: strona podpisująca odręcznie podpisuje jako pierwsza, skanuje dokument, a Ty wgrywasz ten skan i wysyłasz go do podpisu elektronicznego. Wynikiem jest jeden PDF zawierający odręczny podpis w treści i elektroniczny podpis ze śladem audytowym, z Kartą Podpisów na końcu. To wariant najczystszy i polecamy go domyślnie.

Drugi: obie strony podpisują własne egzemplarze, a następnie wymieniają je i każda przechowuje komplet. Działa, ale wymaga dyscypliny w archiwizacji i nie daje jednego pliku dowodowego.

Trzeci, gdy druga strona ma opory wyłącznie z przyzwyczajenia: krótka rozmowa zwykle je usuwa. Warto powiedzieć wprost, że podpis przez link nie wymaga zakładania konta, instalowania aplikacji ani czytnika kart, a podpisanie zajmuje minutę z telefonu. W praktyce większość oporu bierze się z założenia, że e-podpis oznacza kupno certyfikatu za kilkaset złotych. Nie oznacza.

Co z reprezentacją dwuosobową w spółce

Jeżeli spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, oba podpisy muszą się znaleźć pod tym samym dokumentem, ale nie muszą być złożone w ten sam sposób ani tego samego dnia. Jeden może podpisać kwalifikowanym, drugi zwykłym e-podpisem, o ile umowa nie wymaga formy pisemnej. Przy formie pisemnej oboje muszą użyć podpisu własnoręcznego albo kwalifikowanego.

Technicznie najwygodniej dodać obu jako osobnych sygnatariuszy jednego dokumentu i ustawić kolejność podpisywania. Każdy podpis dostaje wtedy własny wpis w śladzie audytowym, z osobnym znacznikiem czasu i adresem IP, a umowa zostaje zawarta z chwilą złożenia ostatniego z nich. Więcej o tym, która data wtedy obowiązuje, znajdziesz w artykule o dacie zawarcia umowy przy podpisie elektronicznym.

Najczęstsze pytania

Czy umowa jest ważna, jeśli jedna strona podpisała ją elektronicznie, a druga odręcznie?

Tak, o ile umowa nie wymaga formy szczególnej. Przy swobodzie formy nie ma obowiązku, by obie strony podpisały w ten sam sposób. Umowa B2B, zlecenie, dzieło czy NDA podpisane w sposób mieszany są w pełni ważne. Wyjątkiem są umowy wymagające formy pisemnej, gdzie zwykły podpis elektroniczny tej formy nie spełnia.

Czy można połączyć podpis kwalifikowany z odręcznym?

Tak, i jest to jedyne bezpieczne połączenie przy umowach wymagających formy pisemnej. Podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu na mocy art. 78(1) Kodeksu cywilnego, więc dokument podpisany przez jedną stronę odręcznie, a przez drugą kwalifikowanym, zachowuje formę pisemną.

Czy podpisanie skanu podpisanej umowy podpisem elektronicznym coś zmienia?

Tak, i jest to praktyczny sposób na zebranie obu podpisów w jednym pliku. Wgrywasz skan dokumentu podpisanego odręcznie przez drugą stronę i podpisujesz go elektronicznie. Powstaje jeden PDF z obydwoma podpisami i Kartą Podpisów zawierającą znacznik czasu, adres IP oraz skrót SHA-256. Nie zmienia to jednak wymogu formy: jeśli umowa wymagała formy pisemnej, zwykły e-podpis nadal jej nie spełni.

Czy trzeba gdzieś zaznaczyć, że umowa została podpisana na dwa sposoby?

Nie ma takiego obowiązku, ale porządkuje to dokumentację. Wystarczy jedno zdanie w klauzuli końcowej: „Umowa może zostać podpisana przez każdą ze stron podpisem własnoręcznym albo elektronicznym; podpisy złożone w różny sposób są równoważne”. Zapis usuwa późniejsze dyskusje i sygnalizuje kontrahentowi, że oba warianty są akceptowane.

Czy skan podpisu wklejony do PDF to podpis elektroniczny?

Formalnie tak, mieści się w szerokiej definicji podpisu elektronicznego z eIDAS, ale dowodowo jest najsłabszy z możliwych. Obrazek podpisu można skopiować z dowolnego innego dokumentu, nie niesie żadnej informacji o osobie, czasie ani integralności pliku. Podpis składany w procesie z zapisem adresu e-mail, adresu IP, znacznika czasu i skrótu dokumentu jest w sporze nieporównanie mocniejszy. Rozwijamy ten wątek w tekście o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Podsumowanie

Mieszanie podpisu elektronicznego i odręcznego na jednej umowie jest dopuszczalne wszędzie tam, gdzie obowiązuje swoboda formy, a więc w większości dokumentów firmowych. Uwagę trzeba zachować w dwóch miejscach: przy umowach, dla których ustawa wymaga formy pisemnej, i przy własnych klauzulach o formie pisemnej dla zmian umowy. W obu przypadkach zwykły podpis elektroniczny nie wystarcza i potrzebny jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany.

Jeśli chcesz uniknąć rozjeżdżających się plików, najprościej odwrócić kolejność: niech strona przywiązana do papieru podpisze pierwsza, a Ty domknij dokument elektronicznie. Zostaniesz z jednym PDF-em, kompletem podpisów i śladem audytowym, który za dwa lata odpowie na pytania, o które dziś nikt nie pyta.