Podpis elektroniczny dla radcy prawnego, adwokata i kancelarii do umów z klientami online

Tak. Umowa o świadczenie pomocy prawnej nie należy do czynności, dla których przepisy zastrzegają formę pisemną pod rygorem nieważności. Obowiązuje zasada swobody formy, więc umowę można zawrzeć także przez wymianę oświadczeń woli w postaci elektronicznej. Regulaminy zawodowe adwokatów i radców prawnych nie wymagają papieru, wymagają natomiast jasnego ustalenia zakresu zlecenia i wynagrodzenia, a to da się utrwalić równie dobrze w PDF podpisanym elektronicznie.

Warstwę europejską dokłada rozporządzenie eIDAS. Zgodnie z jego art. 25 ust. 1 podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną albo że nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego. Sąd nie odrzuci umowy dlatego, że została podpisana przez przeglądarkę.

Realne pytanie brzmi więc inaczej: czy w razie sporu wykażesz, że podpisała ją ta konkretna osoba i że treść nie zmieniła się po podpisaniu. Odpowiedzią jest ślad audytowy, a nie sam obraz podpisu.

Granica jest ostra i warto ją znać, bo pomyłka bywa kosztowna. Podpis kwalifikowany (QES) to jedyny podpis elektroniczny, który zgodnie z art. 25 ust. 2 eIDAS ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Tylko on zachowuje formę pisemną wszędzie tam, gdzie przepis zastrzega ją pod rygorem nieważności.

W praktyce kancelarii oznacza to trzy grupy przypadków. Po pierwsze, umowy przenoszące majątkowe prawa autorskie i licencje wyłączne. Po drugie, umowy o pracę i część dokumentów pracowniczych. Po trzecie, pisma procesowe wnoszone przez system teleinformatyczny, które opatruje się podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (art. 126 § 5 KPC), oraz czynności w postępowaniach, w których przepisy szczególne wymagają takiego podpisu. Osobną kategorią są czynności wymagające aktu notarialnego, na przykład sprzedaż nieruchomości: tu żaden podpis elektroniczny, także kwalifikowany, nie zastąpi wizyty u notariusza.

Cała reszta bieżącej obsługi, czyli umowy z klientami, NDA, umowy powierzenia danych, protokoły, potwierdzenia i aneksy do umów bez formy szczególnej, mieści się bez problemu w zwykłym podpisie elektronicznym. Szczegółowe porównanie obu podpisów opisaliśmy w artykule podpis elektroniczny a kwalifikowany.

Przy obsłudze spółek dochodzi jeszcze warstwa reprezentacji: kto po stronie klienta może skutecznie złożyć podpis, kiedy potrzebne są dwa podpisy zarządu i dlaczego umowa z członkiem zarządu wymaga pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników. Zebraliśmy te reguły na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o..

Klasyczny obieg wygląda tak: kancelaria wysyła PDF, klient drukuje, podpisuje, skanuje telefonem i odsyła zdjęcie. Do zawarcia umowy zwykle to wystarcza. Do udowodnienia czegokolwiek w sporze już nie.

Skan jest wyłącznie obrazem. Nie niesie informacji o tym, kto go wykonał, kiedy i z jakiego urządzenia. Widoczny na nim podpis można wyciąć z innego dokumentu, a strony można podmienić przed zeskanowaniem. Podpis elektroniczny ze śladem audytowym wiąże czynność podpisania z adresem e-mail, adresem IP, dokładnym momentem w czasie i skrótem kryptograficznym dokumentu. Zmiana jednego znaku sprawia, że skrót przestaje się zgadzać, co widać od razu.

Dla kancelarii to różnica między dowodem, który trzeba tłumaczyć, a dowodem, który broni się sam. Więcej na ten temat piszemy w artykule o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Kancelaria przetwarza dane objęte tajemnicą adwokacką lub radcowską, więc wybór narzędzia do podpisu jest decyzją o powierzeniu przetwarzania. Trzy rzeczy warto sprawdzić u każdego dostawcy: gdzie fizycznie leżą dokumenty, kto ma do nich dostęp i co dokładnie zapisuje ślad audytowy.

W podpiszmy.pl dokumenty przechowujemy zaszyfrowane algorytmem AES-256, a wpisy audytu tworzą łańcuch skrótów, więc zmiana któregokolwiek z nich jest wykrywalna. Dostęp do dokumentu ma nadawca i wskazani przez niego sygnatariusze, a link do podpisu jest jednorazowy i powiązany z konkretnym adresem e-mail. Ślad audytowy rejestruje wyłącznie dane potrzebne do wykazania okoliczności podpisania: tożsamość podaną przez sygnatariusza, adres e-mail, adres IP, znacznik czasu, metodę uwierzytelnienia i skróty dokumentu.

Po stronie kancelarii zostaje polityka retencji. Umowy z klientami przechowuje się zwykle przez okres przedawnienia roszczeń, a dokumenty księgowe przez pięć lat od końca roku podatkowego. Podpisany PDF wraz z Kartą Podpisów wystarcza jako komplet: nie trzeba archiwizować osobno dowodu podpisania.

Najczęstszy zarzut wobec dokumentu elektronicznego w sporze brzmi: to nie jest wersja, którą podpisałem. Przy zwykłym podpisie elektronicznym odpowiedzią jest skrót SHA-256 zapisany w chwili podpisania. Każdy, kto ma plik, może go wgrać do naszego walidatora podpisanych dokumentów, bez konta i bez instalowania programu. Walidator porównuje skrót z rejestrem, pokazuje podpisujących i datę, a także odróżnia wersję sprzed podpisania od pliku, którego nigdy u nas nie podpisano. Wgranego pliku nie zapisuje.

Pozostałe funkcje, z których kancelarie korzystają przy obsłudze klientów:

• Szablony dokumentów o stałej treści, na przykład klauzuli informacyjnej albo ogólnych warunków zleceń, zapisane z listą podpisujących. Szablon wysyła zawsze ten sam plik, więc umowę z danymi konkretnego klienta przygotowujesz w edytorze tekstu i wgrywasz jako nowy PDF.
• Weryfikacja tożsamości klienta na odległość: zdjęcie dokumentu tożsamości i twarzy, z wynikiem na Karcie Podpisów. Nie zastępuje to procedury bezpieczeństwa finansowego, gdy kancelaria działa jako instytucja obowiązana.
• Logo i nazwa kancelarii na Karcie Podpisów dołączanej do finalnego PDF.
• Etykiety według sprawy albo klienta i wyszukiwarka po nazwisku podpisującego.

Pełne omówienie, jak oceniać podpisy innych rodzajów, w tym kwalifikowane, zebraliśmy na stronie o weryfikacji podpisu elektronicznego.