Podpis elektroniczny dla firm: podpisywanie dokumentów i umów online

Tak. Podstawą jest rozporządzenie eIDAS (UE nr 910/2014), które obowiązuje w Polsce bezpośrednio. Zgodnie z jego art. 25 ust. 1 podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma on postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów stawianych podpisom kwalifikowanym.

To zdanie jest ważniejsze, niż się wydaje. Oznacza, że sąd nie może odrzucić Twojej umowy tylko dlatego, że została podpisana elektronicznie. Pytanie brzmi więc nie "czy wolno", tylko "czy udowodnię, kto to podpisał". I dlatego sam obrazek podpisu wklejony do PDF jest słabym dowodem, a podpis ze śladem audytowym mocnym.

Osobna kwestia to forma czynności prawnej. Kodeks cywilny w niektórych przypadkach zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, a jej elektronicznym odpowiednikiem jest wyłącznie podpis kwalifikowany. W obrocie gospodarczym takich przypadków jest jednak zaskakująco mało, o czym niżej.

Zwykły podpis elektroniczny ze śladem audytowym wystarcza wszędzie tam, gdzie przepisy nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności ani formy szczególnej. W praktyce oznacza to zdecydowaną większość dokumentów, które codziennie krążą w firmie:

• umowy o świadczenie usług i umowy o współpracy między przedsiębiorcami,
• umowy zlecenia,
• umowy o zachowaniu poufności (NDA),
• zamówienia, oferty i potwierdzenia zamówień,
• protokoły odbioru prac i protokoły zdawczo-odbiorcze,
• umowy sprzedaży rzeczy ruchomych,
• umowy najmu zawierane na okres do roku,
• aneksy do umów, które same nie wymagają formy szczególnej,
• regulaminy, polityki i oświadczenia wewnętrzne,
• umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Jeśli Twoja firma wysyła te dokumenty pocztą albo prosi klienta o wydrukowanie, podpisanie, zeskanowanie i odesłanie, to każdy taki obieg kosztuje Cię kilka dni i sporą część umów, które nigdy nie wracają.

Dwa typy dokumentów mają u nas własne strony z pełnym omówieniem formy: podpis elektroniczny NDA oraz podpis elektroniczny na umowie najmu.

Uczciwość jest tu ważniejsza niż sprzedaż, bo pomyłka w tym miejscu może kosztować nieważność umowy. Podpisu kwalifikowanego (QES) wymagają między innymi:

• umowa o pracę, dla której Kodeks pracy zastrzega formę pisemną,
• umowa przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz umowa licencji wyłącznej, pod rygorem nieważności,
• czynności, dla których przepis zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności,
• a formy aktu notarialnego (na przykład sprzedaż nieruchomości) nie zastąpi żaden podpis elektroniczny, także kwalifikowany.

podpiszmy.pl nie oferuje podpisu kwalifikowanego i nie udaje, że go zastępuje. Jeśli podpisujesz umowy o pracę, potrzebujesz QES od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Do całej reszty dokumentów, które krążą w firmie, zwykły e-podpis ze śladem audytowym jest właściwym i tańszym narzędziem.

Wdrożenie e-podpisu w firmie rozbija się zwykle nie o technologię, tylko o to, czy kontrahent po drugiej stronie da radę podpisać. Dlatego pierwsze pytanie przy wyborze narzędzia brzmi: czy odbiorca musi mieć konto, aplikację albo certyfikat. Jeśli musi, część umów utknie, a zespół wróci do drukarki.

Jeśli działasz w konkretnej branży, opisaliśmy osobno, jak wygląda e-podpis w biurze rachunkowym, w kancelarii prawnej i w agencji. W praktyce warto zacząć od jednego typu dokumentu o dużym wolumenie: umów zlecenia, NDA albo umów powierzenia przetwarzania danych. Przygotuj jeden wzór w PDF, ustal, kto po stronie firmy wysyła dokumenty, i uzgodnij, gdzie trafiają podpisane pliki wraz z Kartą Podpisów. Reszta procesu jest już powtarzalna.

Drugi punkt to rozliczenie kosztu. Większość platform liczy opłatę za użytkownika i limituje dokumenty, więc koszt rośnie razem z liczbą osób w zespole. Zanim wybierzesz dostawcę, warto zestawić rozwiązania obok siebie: przygotowaliśmy porównanie, w którym opisujemy każdy program do podpisu elektronicznego dostępny w Polsce, z podziałem na podpis zwykły i kwalifikowany.

Trzeci punkt to archiwizacja. Podpisany PDF z Kartą Podpisów jest samodzielnym dowodem i nie wymaga dostępu do platformy, ale ktoś musi go świadomie zapisać. Ustal jedno miejsce i jeden okres przechowywania dla wszystkich umów, zamiast liczyć terminy osobno dla każdego typu dokumentu.

Największym kosztem e-podpisu w małej firmie zwykle nie jest technologia, tylko model rozliczeń dostawcy. Popularne platformy rozliczają się per użytkownik i dodatkowo limitują liczbę dokumentów nawet w planach płatnych, przez co rachunek rośnie razem z zespołem, a nie razem z korzyścią.

W podpiszmy.pl plan darmowy obejmuje 5 dokumentów miesięcznie i nie wymaga karty płatniczej. Nie pobieramy opłat za użytkownika, więc dodanie kolejnej osoby w firmie nie podnosi kosztu. Plany płatne dla firm o większym wolumenie są w przygotowaniu. Jeśli porównujesz koszty, zobacz nasze zestawienie z cennikiem Autenti, gdzie policzyliśmy realny koszt jednego podpisu.

Po stronie wdrożenia nie ma projektu: nie instalujesz oprogramowania, nie kupujesz czytnika kart, nie szkolisz zespołu. Pierwszą umowę wyślesz do podpisu w kilka minut od założenia konta, a cały przebieg pokazujemy krok po kroku na stronie jak to działa.

Jeżeli chcesz porównać cały rynek, a nie tylko nasze narzędzie, zebraliśmy aktualne stawki w zestawieniu tego, ile kosztuje podpis elektroniczny: od certyfikatów kwalifikowanych po abonamenty platform.