Podpis elektroniczny dla biura rachunkowego: umowy z klientami podpisane online

Większość. W obrocie gospodarczym prawo rzadko zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, a umowy typowe dla biura rachunkowego do tej rzadkości nie należą. Umowę o świadczenie usług księgowych, umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, oświadczenia klientów, zgody i aneksy podpisane elektronicznie załatwisz zwykłym podpisem elektronicznym.

Podstawą jest art. 25 ust. 1 eIDAS: podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani mocy dowodowej tylko dlatego, że jest elektroniczny lub nie jest kwalifikowany. Do tego dochodzi zasada swobody formy w prawie cywilnym. Razem oznacza to, że umowa o obsługę księgową podpisana e-podpisem jest ważna i skuteczna.

Osobną warstwą są dokumenty składane do urzędów przez e-Deklaracje, JPK czy ePUAP. Tam o dopuszczalnym sposobie uwierzytelnienia decyduje przepis i kanał urzędowy (na przykład pełnomocnictwo UPL-1 czy podpis pod deklaracją), a nie umowa cywilna. Osobno wyjaśniamy, czy pełnomocnictwo można podpisać elektronicznie i gdzie leży granica dla dokumentów urzędowych. To zupełnie inny obieg niż podpisywanie umowy z klientem i jego tu nie zastępujemy.

Warto od razu zaznaczyć granicę, bo pytanie wraca co roku przy zamknięciu ksiąg. Sprawozdania finansowego nie podpiszesz podpisem zwykłym: ustawa o rachunkowości dopuszcza tam wyłącznie podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty, a sam dokument ma postać pliku XML. Kto dokładnie musi je podpisać i jak działa uproszczenie dla zarządów wieloosobowych, wyjaśniamy w tekście o tym, kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe. Podobnie zestawienia przygotowane w arkuszu lepiej wysyłać do podpisu po eksporcie do PDF, o czym piszemy przy podpisie elektronicznym w Excelu.

Każde biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe klientów i ich pracowników, więc występuje jako podmiot przetwarzający (procesor). RODO wymaga, żeby powierzenie odbywało się na podstawie umowy. Formy pisemnej pod rygorem nieważności ta umowa nie wymaga, więc możesz ją podpisać e-podpisem, ale w praktyce chcesz mieć twardy dowód, że została zawarta i kiedy.

Podpis ze śladem audytowym daje dokładnie to. Zapisuje, kto podpisał umowę powierzenia, z jakiego adresu e-mail i IP, w którym momencie i jaką metodą uwierzytelnienia. Szczegóły formy i wymogów art. 28 opisaliśmy na stronie o podpisie elektronicznym umowy powierzenia. W razie kontroli albo sporu z klientem masz komplet: treść umowy, skrót SHA-256, który wyklucza późniejszą podmianę, oraz Kartę Podpisów. To znacznie mocniejsza pozycja niż mailowa wymiana skanów.

Policzmy uczciwie. Klasyczny obieg jednej umowy z klientem to: wydruk, koperta lub PDF mailem, przypomnienie po kilku dniach, telefon, skan z powrotem, wpięcie do teczki. Realnie kilka do kilkunastu dni i kilka interwencji pracownika biura na każdy dokument, który utknął.

W obiegu elektronicznym klient podpisuje z telefonu tego samego dnia, a przypomnienie wysyła się automatycznie, zamiast dzwonić. Przy kilkudziesięciu umowach rocznie różnica to nie kilka godzin, tylko kilka dni pracy odzyskanych na obsługę merytoryczną. Sam obieg wysyłki rozpisaliśmy w poradniku o tym, jak wysłać umowę do podpisu klientowi. Kiedy dokumenty są już podpisane i uporządkowane, wąskim gardłem staje się zwykle terminowe fakturowanie i ściąganie należności, a nie sam obieg papieru. Niezapłacone faktury można zresztą sfinansować lub sprzedać, zamiast czekać do skutku, żeby nie kredytować klientów z własnych pieniędzy.