Moc prawna podpisu elektronicznego: czy e-podpis jest ważny prawnie

Co oferuje podpiszmy.pl

Stosujemy podpis elektroniczny zwykły (SES) zgodny z eIDAS, wzmocniony bogatym, weryfikowalnym śladem audytowym: unikalne powiązanie sygnatariusz i dokument, uwierzytelnienie e-mailem, znaczniki czasu, adresy IP oraz skrót SHA-256 zapewniający tamper-evidence. To rozwiązanie jest prawnie ważne i użyteczne dla większości umów cywilnych, m.in.:

• umów o współpracy i umów B2B,
• umów zlecenia i o świadczenie usług,
• umów sprzedaży rzeczy ruchomych,
• ofert, umów o zachowaniu poufności (NDA), protokołów,
• umów najmu zawieranych na okres do roku,
• umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, dla których art. 28 ust. 9 RODO wprost dopuszcza formę elektroniczną.

Czego SES nie załatwi

Podpis zwykły nie wystarcza dla czynności wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności lub formy szczególnej, na przykład:

• aktu notarialnego (np. przeniesienie własności nieruchomości),
• niektórych czynności z zakresu prawa pracy, spadkowego czy rodzinnego.

W tych przypadkach potrzebny jest podpis kwalifikowany (QES) lub udział notariusza. Nie udajemy podpisu kwalifikowanego. Integrację z kwalifikowanym dostawcą zaufania planujemy jako kolejny etap rozwoju. Granicę między oboma podpisami rozpisaliśmy w artykule podpis elektroniczny a kwalifikowany. Pełną listę 29 dokumentów z przypisaną formą i podstawą prawną zebraliśmy w zestawieniu, jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Weryfikowalny dowód

Do każdego podpisanego dokumentu dołączamy Kartę Podpisów: czytelny certyfikat procesu z listą sygnatariuszy, metodami podpisu, datami, adresami IP, metodą uwierzytelnienia oraz skrótem SHA-256. Stanowi ona gotowy materiał dowodowy, który warto zachować zgodnie z zasadami opisanymi w poradniku o tym, jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie.

Jaka ustawa reguluje podpis elektroniczny w Polsce?

Podpis elektroniczny nie jest uregulowany w jednym akcie prawnym i to jest źródłem większości nieporozumień. Podstawą jest rozporządzenie unijne, które stosuje się w Polsce bezpośrednio, a resztę rozstrzygają przepisy Kodeksu cywilnego o formie czynności prawnych. Poniżej zestawienie przepisów, do których realnie się sięga.

Akt prawny	Co reguluje
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. (eIDAS)	Definicje SES, AES i QES, skutek prawny podpisu (art. 25), elektroniczne znaczniki czasu (art. 41 i 42), pieczęcie elektroniczne. Obowiązuje bezpośrednio, bez potrzeby wdrożenia do prawa polskiego.
Ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. poz. 1579)	Polskie uzupełnienie eIDAS: nadzór nad dostawcami usług zaufania, rejestry, kwestie krajowe. To jest ta „ustawa o podpisie elektronicznym”, o którą najczęściej chodzi w pytaniach.
Art. 781 Kodeksu cywilnego	Formę pisemną elektronicznie spełnia wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. Przepis wiąże formę z rodzajem podpisu, a nie z formatem pliku.
Art. 772 Kodeksu cywilnego	Forma dokumentowa, słabsza od pisemnej. Spełnia ją także zwykły podpis elektroniczny.
Art. 73 i art. 74 Kodeksu cywilnego	Skutki niezachowania formy: rygor nieważności albo wyłącznie skutki dowodowe. Art. 74 § 4 wyłącza skutki dowodowe w stosunkach między przedsiębiorcami.
Art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego	Dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie.
Art. 81 § 2 pkt 3 Kodeksu cywilnego	Datę pewną nadaje dokumentowi elektronicznemu kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu. To osobna cecha niż forma pisemna, więcej o niej w artykule o dacie pewnej na dokumencie elektronicznym.

W Polsce nie obowiązuje już odrębna ustawa o podpisie elektronicznym z 2001 roku. Zastąpiło ją rozporządzenie eIDAS wraz z ustawą o usługach zaufania, dlatego starsze poradniki powołujące się na tamten akt wprowadzają w błąd. Co z tego wynika w praktyce dla kosztów, rozkładamy na stronie o cenie podpisu elektronicznego.

Czy podpis elektroniczny jest ważny w sądzie?

Tak. Dokument podpisany elektronicznie jest dowodem w postępowaniu cywilnym. Art. 25 ust. 1 eIDAS zabrania sądowi odrzucić go tylko z powodu postaci elektronicznej. Praktycznie liczy się to, co potrafisz wykazać: kto podpisał, kiedy i że treść nie zmieniła się po podpisie. Dlatego wartość dowodowa zależy od jakości śladu audytowego, a nie od samego faktu użycia e-podpisu.

Czy raport walidacji podpisu jest dowodem w sądzie?

Zależy, kto go wystawił. Raport z kwalifikowanej usługi walidacji korzysta z domniemania prawnego prawidłowej walidacji (art. 33 ust. 1 eIDAS), więc działa jak dowód, który druga strona musiałaby obalić. Raport z bezpłatnego walidatora jest zwykłym dokumentem prywatnym: użyteczny, ale bez domniemania po swojej stronie. Sam raport nie rozstrzyga też o treści umowy, tylko o tym, czy podpis spełnia osiem warunków ważności z art. 32 ust. 1 eIDAS.

Praktyczny wniosek dla firmy jest prosty: dokumenty warto walidować od razu po otrzymaniu, a nie dopiero w sporze. Po kilku latach dane o statusie certyfikatu bywają już niedostępne i ten sam plik daje wtedy status nieokreślony, choć podpis był poprawny. Jak czytać taki raport i gdzie go wygenerować, opisujemy na stronie o weryfikacji podpisu elektronicznego.

Czym różni się forma dokumentowa od formy pisemnej?

Forma dokumentowa (art. 77² KC) wymaga jedynie złożenia oświadczenia w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej. Wystarcza do niej e-mail czy wiadomość w komunikatorze. Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu albo, w wersji elektronicznej, podpisu kwalifikowanego (art. 78¹ KC). Podpis zwykły ze śladem audytowym spełnia formę dokumentową i jest od zwykłego maila znacznie mocniejszy dowodowo, ale nie zastępuje formy pisemnej.

Czy wydrukowany dokument podpisany elektronicznie jest ważny?

Tak, umowa pozostaje ważna, ale wydruk nie jest oryginałem. Oryginałem jest plik, bo tylko w nim znajdują się dane pozwalające sprawdzić, kto i kiedy złożył podpis oraz czy treść się nie zmieniła. Kartka jest odwzorowaniem treści, na którym podpisu nie da się już zweryfikować, więc archiwizować należy plik, a nie papier. Rozkładamy to szczegółowo w artykule o tym, czy wydrukowany dokument podpisany elektronicznie jest ważny.

Czy skan podpisanej umowy ma taką samą moc jak e-podpis?

Nie. Skan to obraz podpisu odklejony od dokumentu: nie da się z niego wykazać, kto i kiedy naprawdę go złożył, ani czy plik później zmieniono. Podpis elektroniczny wiąże tożsamość, czas i skrót dokumentu w jeden zapis. Więcej o tej różnicy piszemy w artykule o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny. Jeśli podpisujesz dokumenty regularnie, zobacz jak działa podpisywanie umów online w firmie.