Podpis elektroniczny na umowie zlecenie: podpisz zlecenie online zgodnie z prawem

Tak. Umowa zlecenia należy do umów, dla których polskie prawo nie zastrzega żadnej szczególnej formy. W prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody formy: jeśli przepis nie wymaga inaczej, umowę można zawrzeć w dowolny sposób, także przez wymianę oświadczeń woli w postaci elektronicznej. Zlecenie podpisane zwykłym podpisem elektronicznym jest więc ważne i skuteczne.

Potwierdza to rozporządzenie eIDAS. Zgodnie z jego art. 25 ust. 1 podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w sądzie wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo że nie jest podpisem kwalifikowanym. Sąd nie odrzuci Twojego zlecenia tylko dlatego, że zostało podpisane przez internet.

Realne pytanie nie brzmi więc "czy wolno", tylko "czy udowodnię, że podpisała je ta konkretna osoba i że nikt nie zmienił treści po podpisaniu". I na tym polega różnica między zwykłym skanem a podpisem ze śladem audytowym.

Jest jeden przypadek, w którym sama umowa zlecenia jako taka wystarcza w SES, ale konkretne postanowienie w niej już nie. Chodzi o przeniesienie majątkowych praw autorskich. Ustawa o prawie autorskim wymaga dla przeniesienia tych praw formy pisemnej pod rygorem nieważności, a jej elektronicznym odpowiednikiem jest wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny.

W praktyce dotyczy to zleceń na tworzenie utworów: tekstów, grafik, kodu, projektów, zdjęć czy nagrań, w których zamawiający chce nabyć pełnię praw. Jeśli takie zlecenie podpiszesz tylko zwykłym e-podpisem, samo zlecenie będzie ważne, ale klauzula o przeniesieniu praw autorskich będzie nieważna, a prawa zostaną u twórcy. To błąd, który wychodzi zwykle dopiero w sporze, więc warto go znać z góry.

Dwa bezpieczne rozwiązania: zawrzeć w zleceniu licencję niewyłączną zamiast przeniesienia praw, bo taka licencja nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, albo tę jedną umowę podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uwaga na licencję wyłączną: art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim wymaga dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc pod tym względem zachowuje się tak samo jak przeniesienie praw.

Ten wyjątek jest nowy i łatwo go przeoczyć, bo nie wynika z Kodeksu cywilnego. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621). Jej art. 5 ust. 1 stanowi, że powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy, a art. 5 ust. 4 wymienia obok stosunku pracy również umowę cywilnoprawną. Zlecenie jest więc objęte tym wymogiem.

Konsekwencja jest prosta: skoro przepis żąda formy pisemnej, to elektronicznie spełni ją wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny, zgodnie z art. 78(1) Kodeksu cywilnego. Zwykły podpis elektroniczny ani podpis zaufany tu nie wystarczą. Dochodzą do tego obowiązki językowe: przy umowie po polsku trzeba przed podpisaniem przedstawić cudzoziemcowi jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej (art. 5 ust. 2), a przy umowie sporządzonej w języku obcym trzeba przechowywać tłumaczenie przysięgłe na polski (art. 5 ust. 3).

Granica biegnie po miejscu wykonywania pracy. Ustawa dotyczy powierzania pracy na terytorium Polski, więc nie obejmuje współpracy z samozatrudnionym specjalistą, który świadczy usługi ze swojego kraju i nie przyjeżdża tu pracować. Taką umowę B2B nadal podpiszesz zwykłym podpisem elektronicznym, co opisaliśmy szerzej na stronie o podpisie elektronicznym dla obcokrajowca. Poza tymi dwoma wyjątkami do zleceń zwykły e-podpis w zupełności wystarcza.

Wiele firm podpisuje zlecenia w starym obiegu: druk, podpis długopisem, skan, mail. Formalnie taki skan może wystarczyć do zawarcia umowy, dla której nie zastrzeżono formy pisemnej. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy zleceniobiorca zakwestionuje stawkę albo zakres, a Ty musisz udowodnić, co dokładnie podpisał.

Skan jest tylko obrazem. Nie niesie informacji o tym, kto go wykonał, kiedy i z jakiego urządzenia, a widoczny na nim podpis można skopiować z innego pliku. Podpis elektroniczny ze śladem audytowym wiąże czynność podpisania z adresem e-mail, adresem IP, dokładnym momentem w czasie i skrótem SHA-256 dokumentu. Zmiana choćby jednego znaku w podpisanym zleceniu sprawia, że skrót przestaje się zgadzać. Więcej o tym piszemy w artykule o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.