Podpis zleceniobiorcy na umowie zlecenie: kto podpisuje i jak złożyć podpis elektroniczny online

Tak. Umowa zlecenia należy do umów, dla których polskie prawo nie zastrzega żadnej szczególnej formy. W prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody formy: jeśli przepis nie wymaga inaczej, umowę można zawrzeć w dowolny sposób, także przez wymianę oświadczeń woli w postaci elektronicznej. Zlecenie podpisane zwykłym podpisem elektronicznym jest więc ważne i skuteczne.

Potwierdza to rozporządzenie eIDAS. Zgodnie z jego art. 25 ust. 1 podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w sądzie wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo że nie jest podpisem kwalifikowanym. Sąd nie odrzuci Twojego zlecenia tylko dlatego, że zostało podpisane przez internet.

Realne pytanie nie brzmi więc "czy wolno", tylko "czy udowodnię, że podpisała je ta konkretna osoba i że nikt nie zmienił treści po podpisaniu". I na tym polega różnica między zwykłym skanem a podpisem ze śladem audytowym.

Zleceniobiorcą jest osoba, która przyjmuje zlecenie do wykonania, i to ona składa podpis po swojej stronie umowy. Kodeks cywilny nazywa ją inaczej. Art. 734 § 1 KC stanowi: „Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie”. Słowo „zleceniobiorca” pochodzi z praktyki kadrowej i z języka ZUS, a nie z ustawy.

Kto konkretnie podpisuje, zależy od tego, kim ten przyjmujący zlecenie jest:

• Osoba fizyczna. Podpisuje osobiście. Nikt inny nie może zrobić tego za nią bez pełnomocnictwa, a przy zleceniu bez formy szczególnej wystarczy pełnomocnictwo w formie dokumentowej.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza. Podpisuje przedsiębiorca, czyli ta sama osoba fizyczna. Firmowa nazwa niczego tu nie zmienia.
• Spółka. Podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji zgodnie z wpisem w KRS, prokurent albo pełnomocnik. Przy reprezentacji łącznej potrzebne są dwa podpisy, i wtedy każdy z nich musi trafić na ten sam plik.

Po stronie zamawiającego podpisuje dający zlecenie, czyli firma lub osoba, która zleca wykonanie czynności. W praktyce większość umów nazywanych w firmach „zleceniami” to w rzeczywistości umowy o świadczenie usług, do których art. 750 KC każe stosować odpowiednio przepisy o zleceniu: „Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu”. Dla formy i podpisu nie robi to różnicy: obie kategorie podpisujesz tak samo.

Warto też znać art. 734 § 2 KC: „W braku odmiennej umowy zlecenie obejmuje umocowanie do wykonania czynności w imieniu dającego zlecenie. Przepis ten nie uchybia przepisom o formie pełnomocnictwa”. Zdanie drugie bywa kosztowne w skutkach. Jeżeli zleceniobiorca ma w Twoim imieniu dokonać czynności wymagającej formy szczególnej, pełnomocnictwo musi mieć tę samą formę (art. 99 § 1 KC), więc samo podpisanie zlecenia online może nie wystarczyć do wszystkiego, co z niego wynika.

Czy umowę zlecenia muszą podpisać obie strony? Formalnie nie musi jej podpisać nikt, bo zlecenie nie ma narzuconej formy i wystarczy zgodne oświadczenie woli (art. 60 KC). Podpis obu stron jest jednak standardem dowodowym i tak właśnie warto to robić. Piszemy szerzej o tym, czy umowa bez podpisu jest ważna.

Zleceniodawca to dający zlecenie, czyli strona, która zleca wykonanie czynności i płaci wynagrodzenie. Podpis zleceniodawcy składa więc ta osoba lub firma, która zamawia usługę, a nie ta, która ją wykonuje. W umowie zlecenia podpisy są zawsze dwa i stoją po przeciwnych stronach dokumentu.

Pomyłka zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać, bo w gotowych wzorach oba pola podpisu wyglądają identycznie i różni je wyłącznie podpis pod kreską. Konsekwencje bywają realne: umowa podpisana przez jedną stronę dwa razy, w dwóch różnych polach, nie jest umową obustronną, a przy sporze o wynagrodzenie to zleceniobiorca musi wykazać, że druga strona w ogóle złożyła oświadczenie.

Po stronie firmy podpis składa osoba uprawniona do jej reprezentowania, a więc członek zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji ujawnionym w KRS albo pełnomocnik z odpowiednim umocowaniem. Sprawdzenie tego zajmuje chwilę w wyszukiwarce KRS i bywa ważniejsze niż sam sposób podpisania, bo umowa podpisana przez osobę bez umocowania jest czynnością niezupełną do czasu potwierdzenia jej przez mocodawcę. Piszemy o tym szerzej przy pełnomocnictwie podpisywanym elektronicznie.

Przy podpisie elektronicznym problem znika sam z siebie. Każda strona dostaje własny link, podpisuje tylko w swoim polu i nie ma jak podpisać się za kogoś innego, a Karta Podpisów pokazuje przy każdym podpisie adres e-mail, adres IP i dokładny czas złożenia.

Jest jeden przypadek, w którym sama umowa zlecenia jako taka wystarcza w SES, ale konkretne postanowienie w niej już nie. Chodzi o przeniesienie majątkowych praw autorskich. Ustawa o prawie autorskim wymaga dla przeniesienia tych praw formy pisemnej pod rygorem nieważności, a jej elektronicznym odpowiednikiem jest wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny.

W praktyce dotyczy to zleceń na tworzenie utworów: tekstów, grafik, kodu, projektów, zdjęć czy nagrań, w których zamawiający chce nabyć pełnię praw. Jeśli takie zlecenie podpiszesz tylko zwykłym e-podpisem, samo zlecenie będzie ważne, ale klauzula o przeniesieniu praw autorskich będzie nieważna, a prawa zostaną u twórcy. To błąd, który wychodzi zwykle dopiero w sporze, więc warto go znać z góry.

Dwa bezpieczne rozwiązania: zawrzeć w zleceniu licencję niewyłączną zamiast przeniesienia praw, bo taka licencja nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, albo tę jedną umowę podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uwaga na licencję wyłączną: art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim wymaga dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc pod tym względem zachowuje się tak samo jak przeniesienie praw.

Ten wyjątek jest nowy i łatwo go przeoczyć, bo nie wynika z Kodeksu cywilnego. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621). Jej art. 5 ust. 1 stanowi, że powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy, a art. 5 ust. 4 wymienia obok stosunku pracy również umowę cywilnoprawną. Zlecenie jest więc objęte tym wymogiem.

Konsekwencja jest prosta: skoro przepis żąda formy pisemnej, to elektronicznie spełni ją wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny, zgodnie z art. 78(1) Kodeksu cywilnego. Zwykły podpis elektroniczny ani podpis zaufany tu nie wystarczą. Dochodzą do tego obowiązki językowe: przy umowie po polsku trzeba przed podpisaniem przedstawić cudzoziemcowi jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej (art. 5 ust. 2), a przy umowie sporządzonej w języku obcym trzeba przechowywać tłumaczenie przysięgłe na polski (art. 5 ust. 3).

Granica biegnie po miejscu wykonywania pracy. Ustawa dotyczy powierzania pracy na terytorium Polski, więc nie obejmuje współpracy z samozatrudnionym specjalistą, który świadczy usługi ze swojego kraju i nie przyjeżdża tu pracować. Taką umowę B2B nadal podpiszesz zwykłym podpisem elektronicznym, co opisaliśmy szerzej na stronie o podpisie elektronicznym dla obcokrajowca. Poza tymi dwoma wyjątkami do zleceń zwykły e-podpis w zupełności wystarcza.

Wiele firm podpisuje zlecenia w starym obiegu: druk, podpis długopisem, skan, mail. Formalnie taki skan może wystarczyć do zawarcia umowy, dla której nie zastrzeżono formy pisemnej. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy zleceniobiorca zakwestionuje stawkę albo zakres, a Ty musisz udowodnić, co dokładnie podpisał.

Skan jest tylko obrazem. Nie niesie informacji o tym, kto go wykonał, kiedy i z jakiego urządzenia, a widoczny na nim podpis można skopiować z innego pliku. Podpis elektroniczny ze śladem audytowym wiąże czynność podpisania z adresem e-mail, adresem IP, dokładnym momentem w czasie i skrótem SHA-256 dokumentu. Zmiana choćby jednego znaku w podpisanym zleceniu sprawia, że skrót przestaje się zgadzać. Więcej o tym piszemy w artykule o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Podpis zleceniobiorcy jest tym elementem umowy zlecenia, który najczęściej opóźnia całą sprawę. Zleceniodawca ma dokument gotowy w pięć minut, a potem czeka tydzień, aż druga strona wydrukuje, podpisze, zeskanuje i odeśle. Przy zwykłym podpisie elektronicznym ten etap znika: zleceniobiorca dostaje link mailem, otwiera go na telefonie i podpisuje. Nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji i nie potrzebuje drukarki ani skanera.

Żeby taki podpis był wart tyle, ile powinien, muszą się zgadzać trzy rzeczy. Po pierwsze, musi być wiadomo, kto podpisał. Zaproszenie idzie na konkretny adres e-mail, a link działa tylko dla tej jednej osoby, więc na Karcie Podpisów zostaje ślad wiążący podpis z adresem i adresem IP. Po drugie, musi być wiadomo kiedy. Każdy podpis dostaje własny znacznik czasu, osobno dla zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Po trzecie, musi być wiadomo, że treści nikt nie zmienił po podpisaniu, i to zapewnia skrót SHA-256 pliku źródłowego.

Dla zwykłej umowy zlecenia to komplet. Zlecenie nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc podpis zleceniobiorcy złożony elektronicznie jest w pełni skuteczny, a art. 25 ust. 1 eIDAS zakazuje odmawiania mu skutku prawnego i dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że jest elektroniczny. Uwaga na dwa wyjątki opisane wyżej: przeniesienie autorskich praw majątkowych i zakaz konkurencji wymagają formy pisemnej, a tę elektronicznie daje wyłącznie podpis kwalifikowany.

Jeżeli chcesz zobaczyć, co dokładnie dostajesz w pliku po zebraniu obu podpisów, opisujemy to na stronie o tym, jak wygląda umowa podpisana elektronicznie.

Ten sam mechanizm obsługuje bliźniaczą sytuację, w której zleceniobiorca prowadzi własną działalność i wystawia fakturę. W placówkach medycznych mówi się wtedy o kontrakcie, ale prawnie jest to nadal umowa o świadczenie usług z art. 750 Kodeksu cywilnego. Zebraliśmy to na osobnej stronie o kontrakcie lekarskim i podpisie elektronicznym, razem z jednym wyjątkiem, w którym forma pisemna jest zastrzeżona pod rygorem nieważności.