Kontrakt lekarski i umowa o udzielanie świadczeń zdrowotnych: podpis elektroniczny umowy z lekarzem

Zanim ustalisz formę, ustal reżim. Wystarczą dwa pytania i odpowiedź na pierwsze z nich rozstrzyga sprawę w większości gabinetów.

Pytanie pierwsze: czy placówka jest zamawiającym publicznym. Art. 26 ust. 1 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej pozwala udzielić zamówienia na udzielanie świadczeń zdrowotnych wyłącznie podmiotowi leczniczemu, który spełnia przesłanki określone w art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. Art. 4 PZP wymienia jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej oraz osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli są finansowane w ponad 50 procentach przez podmioty publiczne albo pozostają pod ich kontrolą właścicielską lub nadzorczą.

Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, szpital powiatowy, wojewódzki, kliniczny albo instytut badawczy odpowiadają tej definicji. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca klinikę stomatologiczną, jednoosobowa działalność gospodarcza fizjoterapeuty, indywidualna praktyka lekarska ani grupowa praktyka lekarska tej definicji nie spełniają. Nikt nie finansuje ich z budżetu i nikt nie sprawuje nad nimi nadzoru właścicielskiego ze strony sektora publicznego.

Pytanie drugie: czy umowa jest zawierana w trybie zamówienia z art. 26. Jeżeli placówka publiczna kupuje świadczenia od lekarza prowadzącego praktykę albo od innego podmiotu leczniczego, to jest właśnie ten tryb. Jeżeli natomiast szpital zatrudnia lekarza na umowę o pracę, wchodzimy w Kodeks pracy, a nie w art. 26.

Odpowiedź „nie” na pierwsze pytanie kończy analizę. Kontrakt zawierany przez prywatną placówkę to zwykła umowa cywilnoprawna i nie podlega ani konkursowi ofert, ani rygorowi formy z art. 27 ust. 3.

Warto przeczytać ten przepis w oryginalnym brzmieniu, bo w praktyce cytuje się go w oderwaniu od art. 26 i stąd bierze się przekonanie, że każdy kontrakt lekarski musi być na papierze.

Art. 27 ust. 1: „Z przyjmującym zamówienie udzielający zamówienia zawiera umowę na czas udzielania świadczeń zdrowotnych w określonym zakresie lub na czas określony. Umowa nie może być zawarta na okres krótszy niż 3 miesiące, chyba że rodzaj i liczba świadczeń zdrowotnych uzasadniają zawarcie umowy na okres krótszy”.

Art. 27 ust. 3, w całości: „Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”.

Kluczowe są dwa słowa z ustępu pierwszego: „przyjmującym zamówienie” i „udzielający zamówienia”. Obie definicje wprowadza art. 26 ust. 1 i obie zakładają, że po stronie kupującego stoi podmiot z listy z art. 4 PZP. Bez tego elementu nie ma ani udzielającego zamówienia, ani przyjmującego zamówienie, a więc nie ma umowy z art. 27, do której można by zastosować rygor nieważności.

Jest jeszcze jeden szczegół, który regularnie umyka. Art. 26 ust. 4a stanowi, że przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się do zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartości 30 000 euro. Chodzi o ustępy 3 i 4 art. 26, czyli o obowiązek konkursu ofert i o odpowiednie stosowanie przepisów o świadczeniach finansowanych ze środków publicznych. Wyłączenie nie sięga art. 27 ust. 3. Szpital, który przy drobnym zamówieniu pomija konkurs, nadal musi zawrzeć umowę na piśmie. Odwrotna interpretacja kosztowała już niejedną placówkę zakwestionowaną umowę w kontroli.

Do tego dochodzą dwa ograniczenia z tego samego artykułu, o których warto pamiętać przy negocjacjach: ust. 5 unieważnia zmiany postanowień niekorzystne dla udzielającego zamówienia, jeżeli wymagałyby zmiany treści oferty konkursowej, a ust. 6 zakazuje przyjmującemu zamówienie przenoszenia praw i obowiązków z umowy na osobę trzecią, chyba że umowa stanowi inaczej.

Umowa, na podstawie której lekarz, fizjoterapeuta, psycholog albo kosmetolog przyjmuje pacjentów w prywatnej placówce, jest umową o świadczenie usług. Art. 750 Kodeksu cywilnego brzmi dosłownie: „Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu”.

Przepisy o zleceniu zaczynają się od art. 734 par. 1: „Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie”. Żaden z przepisów tego tytułu nie zastrzega formy szczególnej. Umowa jest więc ważna zawarta ustnie, mailem albo przez wymianę wiadomości, a jedyne, co realnie ryzykujesz przy braku dokumentu, to trudność dowodowa.

Zwykły podpis elektroniczny usuwa dokładnie ten problem. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla podpisów kwalifikowanych. W praktyce oznacza to, że kontrakt podpisany przez link jest w sporze mocniejszy niż ustalenia z korytarza, bo dowodzisz nim treści, tożsamości adresu e-mail, momentu złożenia podpisu i tego, że plik nie był później podmieniony.

Jeżeli mimo wszystko chcecie zapisać w umowie formę pisemną dla aneksów, pamiętajcie, że sami sobie ją wtedy narzucacie. Art. 77 par. 1 KC wiąże formę zmiany z formą przewidzianą przez ustawę lub przez strony. Zastrzeżenie „wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności” w umowie prywatnej placówki wyklucza późniejsze aneksowanie mailem i zwykłym podpisem elektronicznym. To najczęstsza pułapka, jaką placówki zastawiają same na siebie, przepisując wzór ze szpitalnego BIP.

Uczciwie: prywatna placówka też ma dokumenty, przy których zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy. Warto je znać przed wdrożeniem, żeby nie odkrywać ich w trakcie kontroli.

• Umowa z NFZ i aneksy do niej. Świadczeniodawca podpisuje je przez portal Funduszu podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym. To odrębny reżim, niezależny od tego, jak podpisujecie kontrakty z lekarzami.
• Umowa o pracę z lekarzem. Art. 29 par. 2 Kodeksu pracy nakazuje zawrzeć ją na piśmie, a przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i warunków. Tu potrzebny jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany.
• Wpisy personelu w elektronicznej dokumentacji medycznej. Paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego, podpisu osobistego albo mechanizmu weryfikacji udostępnionego przez ZUS. Zwykły podpis elektroniczny nie jest w tej liście.
• Zgoda pacjenta na zabieg operacyjny albo metodę o podwyższonym ryzyku. Art. 18 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta żąda formy pisemnej, a wyjątek z ust. 1a dopuszcza formę dokumentową tylko przez Internetowe Konto Pacjenta albo przy użyciu podpisu osobistego. Szerzej rozpisaliśmy to na stronie o elektronicznych zgodach pacjenta i podpisie na tablecie.
• Kontrakt zawierany przez placówkę publiczną w trybie art. 26. Forma pisemna pod rygorem nieważności, bez wyjątków, także dla aneksów.

Poza tą listą zostaje praktycznie cała dokumentacja kontraktowa prywatnego gabinetu: umowa o współpracy ze specjalistą, załącznik z grafikiem, załącznik ze stawkami, umowa o zachowaniu poufności, umowa powierzenia przetwarzania danych, umowa najmu gabinetu na godziny oraz porozumienia o rozwiązaniu współpracy.

Kontrakt lekarski ma cechę, której nie mają inne umowy w placówce: obie strony rzadko bywają w tym samym budynku w tym samym czasie. Specjalista dzieli tydzień między dwie albo trzy placówki, koordynatorka pracuje w godzinach rejestracji, a zarząd bywa w gabinecie raz w tygodniu. Papierowy obieg oznacza wtedy trzy przekazania i zwykle dwa tygodnie zwłoki, w czasie których lekarz już przyjmuje pacjentów bez podpisanego dokumentu.

Do tego dochodzi skala. Placówka z ośmioma współpracownikami podpisuje w roku nie osiem dokumentów, tylko kilkadziesiąt: umowy, aneksy do grafiku po każdej zmianie planu, aneksy stawkowe, załączniki do umowy powierzenia po każdym nowym systemie IT, porozumienia o zakończeniu współpracy. To jest ta część pracy, którą link skraca z dwóch tygodni do jednego popołudnia, bo lekarz podpisuje z telefonu między pacjentami.

Trzeci powód jest dowodowy. Wymiana skanów daje plik, o którym nie da się później powiedzieć, kiedy powstał i czy nie został podmieniony. Karta Podpisów zapisuje adresy e-mail obu stron, znaczniki czasu, adresy IP i skrót SHA-256 dokumentu. Przy sporze o stawkę albo o okres wypowiedzenia to jest różnica między dowodem a słowem przeciwko słowu. Ten sam mechanizm opisaliśmy szerzej przy umowach B2B, bo kontrakt lekarski jest po prostu ich odmianą.