Podpis elektroniczny na umowie najmu: podpisz umowę najmu online

Tak, zwykłą umowę najmu można zawrzeć elektronicznie. Kodeks cywilny nie zastrzega dla najmu formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc obowiązuje zasada swobody formy. Umowa najmu podpisana zwykłym podpisem elektronicznym jest ważna i skuteczna, a zgodnie z art. 25 ust. 1 eIDAS nie można odmówić jej mocy dowodowej tylko dlatego, że podpis był elektroniczny.

Jeden przepis wymaga jednak uwagi. Art. 660 Kodeksu cywilnego mówi, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie, a w razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. To nie jest rygor nieważności. Umowa działa, czynsz jest należny, ale zapis o dwuletnim czy trzyletnim okresie najmu przestaje wiązać w ten sposób, w jaki zaplanowały to strony, bo każda z nich może wypowiedzieć umowę w terminach ustawowych.

Ma to praktyczny skutek dla obu stron. Wynajmujący traci pewność, że najemca zostanie na cały okres, a najemca traci gwarancję, że nie dostanie wypowiedzenia po pół roku. Jeżeli więc zależy Ci na sztywnym terminie dłuższym niż rok, podpisz umowę na papierze albo podpisem kwalifikowanym, który zachowuje formę pisemną (różnice tłumaczymy w artykule podpis elektroniczny a kwalifikowany). Do wszystkich krótszych umów, protokołów i aneksów podpisywanych elektronicznie zwykły e-podpis wystarcza.

Jeżeli mieszkanie ma kilku właścicieli albo należy do majątku wspólnego małżonków, sprawdź najpierw, ile podpisów jest w ogóle potrzebnych. Rozstrzygnięcie znajdziesz w tekście o tym, czy umowa najmu podpisana przez jednego współwłaściciela jest ważna.

Osobnym przypadkiem jest najem rozliczany godzinowo, na przykład gabinetu udostępnianego specjaliście na kilka popołudni w tygodniu. Tam kwalifikacja prawna bywa inna niż przy klasycznym najmie lokalu, a skutki braku formy pisemnej są bardzo konkretne: rozłożyliśmy je w tekście o umowie najmu gabinetu na godziny.

Najem okazjonalny to szczególny reżim, który daje wynajmującemu uproszczoną ścieżkę eksmisji. Cena za ten przywilej to formalizm. Ustawa o ochronie praw lokatorów wymaga dla umowy najmu okazjonalnego i dla jej zmian formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zwykły podpis elektroniczny tej formy nie zachowuje, więc umowa podpisana w ten sposób nie będzie najmem okazjonalnym.

Do tego dochodzi element, którego nie da się przenieść do internetu w żadnym wariancie: oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia lokalu musi mieć formę aktu notarialnego. Akt notarialny wymaga obecności przed notariuszem i nie zastąpi go ani zwykły, ani kwalifikowany podpis elektroniczny. Podobne wymagania formy pisemnej pod rygorem nieważności dotyczą najmu instytucjonalnego, zawieranego przez podmioty prowadzące działalność w zakresie wynajmu lokali.

Wniosek dla wynajmującego jest prosty. Jeżeli świadomie wybierasz najem okazjonalny, licz się z wizytą u notariusza i z papierem albo z podpisem kwalifikowanym. Jeżeli wynajmujesz w zwykłym reżimie kodeksowym, całą dokumentację zamkniesz elektronicznie.

Osobno warto zapamiętać regułę dotyczącą zakończenia najmu, bo jest inna niż reguła dotycząca jego zawarcia. Wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego przez właściciela wymaga pisma pod rygorem nieważności i musi wskazywać przyczynę (art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Przy najmie lokalu użytkowego takiego wymogu nie ma i obowiązuje zasada ogólna z art. 77 § 2 KC, więc wypowiedzenie umowy złożysz elektronicznie.

Największa liczba sporów przy najmie nie dotyczy samej umowy, tylko stanu lokalu przy zwrocie. Kto zniszczył blat, czy plama była wcześniej, jaki był stan licznika. Protokół zdawczo odbiorczy rozstrzyga te kwestie, o ile da się wykazać, kiedy powstał i że nikt go później nie poprawił.

Protokół podpisany elektronicznie ma tę przewagę nad papierowym, że nosi w sobie dowód czasu. Znacznik czasu przy podpisie pokazuje moment przekazania lokalu, a skrót SHA-256 potwierdza, że lista wyposażenia i wpisane stany liczników nie zmieniły się od tamtej chwili. Zdjęcia dołączone jako część PDF są objęte tym samym skrótem, więc nie da się ich później podmienić na inne.

Ten sam mechanizm działa przy zwrocie lokalu. Dwa protokoły, jeden przy wydaniu i jeden przy zwrocie, oba z Kartą Podpisów, dają porównanie stanu w dwóch punktach w czasie. To zwykle wystarcza, żeby rozliczenie kaucji zamknąć bez sporu.

Standardowy obieg wygląda tak: wynajmujący wysyła PDF, najemca drukuje w punkcie ksero, podpisuje, robi zdjęcie telefonem i odsyła. Umowa zostaje zawarta, ale dowód jest słaby. Zdjęcie nie mówi, kto je wykonał ani kiedy, a strony dokumentu można podmienić przed sfotografowaniem.

Przy najmie ma to konkretne skutki finansowe. Spór o wysokość kaucji, o termin wypowiedzenia albo o to, która wersja aneksu obowiązuje, kończy się analizą korespondencji sprzed roku. Podpis elektroniczny ze śladem audytowym przenosi ten dowód do samego pliku: sygnatariusze, adresy e-mail, adresy IP, znaczniki czasu i skróty dokumentu są wypisane na Karcie Podpisów na ostatniej stronie. Jak działa taki ślad audytowy podpisu elektronicznego, rozkładamy na czynniki pierwsze w osobnym wpisie. Więcej o granicach mocy dowodowej skanu piszemy w artykule o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Przy okazji warto uporządkować drugi skan, o który wynajmujący pytają najczęściej, czyli kopię dowodu najemcy. Zbieranie jej jest zwykle nadmiarowe wobec zasady minimalizacji danych, a szczegóły rozłożyliśmy w tekście o tym, czego wolno żądać przy skanie dowodu osobistego do umowy najmu. Jeśli chodzi Ci o pewność, kto podpisuje, skuteczniejsza jest weryfikacja tożsamości podpisującego w samym procesie podpisu: najemca okazuje dokument i twarz, a u Ciebie zostaje wynik zamiast kopii dokumentu.

To jest pytanie, które przy najmie na czas oznaczony powinno paść zawsze, a pada rzadko. Zgodnie z art. 678 § 1 Kodeksu cywilnego nabywca nieruchomości wstępuje w miejsce dotychczasowego wynajmującego i może wypowiedzieć najem z zachowaniem ustawowych terminów. Umowa na pięć lat potrafi się więc skończyć kilka miesięcy po sprzedaży budynku, mimo że w treści widnieje inny termin.

Art. 678 § 2 KC wyłącza to uprawnienie, ale dopiero po spełnieniu czterech warunków naraz: najem musi być zawarty na czas oznaczony, z zachowaniem formy pisemnej, z datą pewną, a rzecz musi zostać najemcy wydana. Zabraknie jednego, a nabywca odzyskuje prawo wypowiedzenia.

Wniosek jest niewygodny, ale uczciwiej powiedzieć go wprost: przy długim najmie komercyjnym, w którym zależy Ci na tej konkretnej ochronie, sam zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy. Potrzebny jest podpis kwalifikowany obu stron plus kwalifikowany znacznik czasu. Mechanizm daty pewnej i jej koszty rozkładamy na czynniki pierwsze w osobnym artykule o tym, jak uzyskać datę pewną na dokumencie elektronicznym.

Przy typowym najmie mieszkania na rok czy dwa ten scenariusz zwykle nie spędza nikomu snu z powiek i zwykły podpis elektroniczny w zupełności wystarcza. Warto jednak wiedzieć, że taki wybór istnieje, zanim podpiszesz dziesięcioletnią umowę na halę.