Umowa najmu okazjonalnego: wzór, załączniki i dlaczego nie podpiszesz jej zwykłym e-podpisem

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów umowa najmu okazjonalnego lokalu to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Firma, która zawodowo wynajmuje mieszkania, nie zawrze najmu okazjonalnego. Dla niej ustawa przewiduje umowę najmu instytucjonalnego (art. 19f), zawieraną na czas oznaczony. Tu także najemca składa oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i przyjmuje do wiadomości, że nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego.

Właściciel lokalu użytkowego albo wynajmujący w zwykłym reżimie Kodeksu cywilnego nie potrzebuje tych formalności. Taką umowę najmu podpiszesz online, co opisaliśmy przy podpisie elektronicznym na umowie najmu.

Art. 19a ust. 2 ustawy wymienia załączniki do umowy najmu okazjonalnego:

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Wynagrodzenie notariusza za to oświadczenie nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7).
2. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym zamieszka w razie egzekucji.
3. Oświadczenie właściciela tamtego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących. Na żądanie wynajmującego załącza się je z podpisem notarialnie poświadczonym.

Jeżeli najemca straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni na wskazanie nowego i przedstawienie nowego oświadczenia, pod rygorem wypowiedzenia umowy (art. 19a ust. 3). Właściciel może wtedy wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej siedmiodniowym okresem wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).

Po podpisaniu umowy właściciel zgłasza jej zawarcie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1). Bez zgłoszenia nie stosuje się przepisów o opłatach i o opróżnieniu lokalu z art. 19c i 19d (art. 19b ust. 3), więc cała konstrukcja traci sens.

Ten wzór służy do wydruku i podpisu odręcznego (albo podpisem kwalifikowanym przez obie strony). Nie wysyłaj go do podpisu zwykłym podpisem elektronicznym, także w podpiszmy: umowa najmu okazjonalnego podpisana w ten sposób jest nieważna jako najem okazjonalny.

UMOWA NAJMU OKAZJONALNEGO LOKALU, zawarta w dniu [data] w [miejscowość] pomiędzy [imię i nazwisko właściciela], PESEL [numer], zwanym Wynajmującym, a [imię i nazwisko najemcy], PESEL [numer], zwanym Najemcą.

1. § 1. Oświadczenia Wynajmującego. Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem lokalu mieszkalnego nr [numer] przy ul. [ulica i numer] w [miejscowość], o powierzchni [powierzchnia] m², KW nr [numer], i że nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
2. § 2. Przedmiot i cel. Wynajmujący oddaje Najemcy lokal do używania na cele mieszkaniowe w trybie najmu okazjonalnego w rozumieniu ustawy o ochronie praw lokatorów. Lokal zostaje wydany na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego stanowiącego załącznik.
3. § 3. Czas trwania. Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony od [data] do [data] (nie dłużej niż 10 lat).
4. § 4. Czynsz i opłaty. Czynsz wynosi [kwota] zł miesięcznie, płatny do [dzień] dnia miesiąca na rachunek nr [numer]. Oprócz czynszu Najemca płaci [wyliczenie opłat, np. zaliczki na media według wskazań liczników]. Podwyższenie czynszu następuje wyłącznie na warunkach: [warunki].
5. § 5. Kaucja. Najemca wpłaca kaucję w wysokości [kwota] zł (nie więcej niż sześciokrotność miesięcznego czynszu). Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności Wynajmującego.
6. § 6. Obowiązki stron. [Drobne naprawy, zakaz podnajmu bez zgody, zwierzęta, dostęp do lokalu w celu przeglądów].
7. § 7. Wypowiedzenie. Umowę można wypowiedzieć w przypadkach: [wyliczenie przypadków], z zachowaniem [okres] okresu wypowiedzenia, w formie pisemnej.
8. § 8. Zgłoszenie. Wynajmujący zgłosi zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu i na żądanie Najemcy przedstawi potwierdzenie zgłoszenia.
9. § 9. Załączniki: 1) oświadczenie Najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu; 2) wskazanie przez Najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać; 3) oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie Najemcy i osób z nim zamieszkujących; 4) protokół zdawczo-odbiorczy.
10. § 10. Forma. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

............................................ Wynajmujący    ............................................ Najemca

Aneks do umowy najmu okazjonalnego, także przedłużenie okresu najmu albo zmiana czynszu, wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, tak jak sama umowa (art. 19a ust. 6). Podpisujecie go odręcznie albo podpisami kwalifikowanymi. Przy przedłużeniu sprawdź z notariuszem, czy dotychczasowe oświadczenie najemcy obejmuje nowy okres, bo od tego zależy, czy akt nadal nada się do egzekucji.

Wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego jest możliwe w przypadkach wskazanych w umowie oraz z przyczyn z ustawy. Rekomendujemy formę pisemną z podpisem odręcznym: ustawa przy części przyczyn wprost mówi o wypowiedzeniu na piśmie, a dowód skutecznego zakończenia umowy jest potem potrzebny przy żądaniu opróżnienia lokalu.

Najostrzejszy wymóg dotyczy żądania opróżnienia lokalu: po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy właściciel doręcza najemcy żądanie sporządzone na piśmie opatrzonym urzędowo poświadczonym podpisem właściciela, z terminem nie krótszym niż 7 dni (art. 19d ust. 2 i ust. 3). Tego dokumentu nie zastąpi żaden podpis elektroniczny.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron także podpiszcie na papierze. Zwykły najem kończy się łatwiej, co opisaliśmy przy wypowiedzeniu umowy najmu.

Wymogi formy dotyczą umowy, jej zmian, oświadczeń z art. 19a i żądania opróżnienia lokalu. Pozostałe dokumenty najmu nie mają formy szczególnej, więc zwykły podpis elektroniczny wystarczy:

• Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania przy wydaniu i zwrocie lokalu, ze zdjęciami i stanami liczników.
• Potwierdzenie wpłaty i zwrotu kaucji oraz rozliczenie potrąceń po opróżnieniu lokalu.
• Rozliczenia mediów i potwierdzenia odczytów liczników w trakcie najmu.
• Zgody na drobne zmiany w lokalu, które nie zmieniają umowy, na przykład zgoda na wymianę pralki na koszt najemcy.

W podpiszmy wgrywasz PDF, dodajesz wynajmującego i najemcę, a każdy podpisuje z telefonu. Karta Podpisów zapisuje imię i nazwisko, e-mail, IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 dokumentu. Taki ślad jest przydatny, gdy przy rozliczeniu kaucji najemca kwestionuje stan lokalu albo odczyt licznika.