Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: wzór na wynajem i sprzedaż

Żaden przepis nie określa treści protokołu, więc liczy się to, czy za rok będzie przydatny jako dowód. Elementy, bez których protokół niewiele daje:

• Data i godzina. Od dnia zwrotu rzeczy biegnie roczny termin na roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy (art. 677 KC).
• Stany liczników z numerami urządzeń. Od nich zależy rozliczenie mediów między stronami.
• Protokół przekazania kluczy. Liczba kompletów ma znaczenie przy zwrocie i przy wymianie zamków na koszt najemcy.
• Wyposażenie pokój po pokoju, z marką i stanem sprzętów AGD. Zapis „mieszkanie umeblowane” niczego nie dowodzi.
• Usterki opisane konkretnie i ponumerowane tak samo jak zdjęcia.
• Podpisy obu stron. Protokół podpisany tylko przez wynajmującego jest jego własną relacją, a nie wspólnym ustaleniem.

Przy najmie potrzebne są dwa protokoły: przy wydaniu i przy zwrocie. Dopiero porównanie obu pozwala rozliczyć kaucję. Kaucja przy zwykłym najmie lokalu mieszkalnego nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu i wraca w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego (art. 6 ust. 1 i ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów). Bez protokołu zwrotu każde potrącenie z kaucji jest sporne.

Przy odbiorze mieszkania po wynajmie oddziel zużycie od szkody. Wytarte krawędzie blatu po trzech latach i lekko zszarzałe ściany to zwykłe zużycie, za które najemca nie odpowiada. Wypalona dziura w wykładzinie to szkoda. Pamiętaj też, że drobne naprawy podłóg, drzwi, okien, malowanie ścian i drobne naprawy instalacji obciążają najemcę lokalu (art. 681 KC), o ile umowa nie stanowi inaczej.

Najem okazjonalny rządzi się osobnymi zasadami formy umowy, ale protokół przekazania wygląda tak samo i można go podpisać online. Szczegóły opisaliśmy przy najmie okazjonalnym. Zmiany warunków najmu po odbiorze lokalu wpisz do aneksu do umowy najmu, a nie do protokołu.

Przy sprzedaży akt notarialny przenosi własność, ale często nie przenosi posiadania: kupujący dostaje klucze kilka dni albo tygodni później, po zapłacie ceny. Protokół zdawczo-odbiorczy przy zakupie mieszkania dokumentuje ten moment. Zapisz w nim stany liczników do przepisania umów z dostawcami mediów, datę, od której kupujący płaci opłaty na rzecz wspólnoty albo spółdzielni, i sprzęty, które zostają w lokalu zgodnie z umową.

Protokół przekazania domu po sprzedaży rozszerz o elementy spoza budynku: stan ogrodzenia i bramy, liczniki na posesji, szambo albo przydomową oczyszczalnię, piec i dokumentację jego przeglądów, piloty do bramy. Przy domu jednorodzinnym przekazuje się też zwykle dokumentację techniczną i książkę obiektu, jeśli jest prowadzona.

Jeżeli sprzedaż poprzedziła umowa przedwstępna, sprawdź, czy nie określała terminu wydania i stanu, w jakim lokal ma zostać przekazany. Protokół jest wtedy dowodem, że sprzedający tego terminu dotrzymał.

Tak. Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest umową wymagającą formy szczególnej, tylko potwierdzeniem faktów, więc zwykły podpis elektroniczny w pełni wystarcza. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

W sporze o kaucję liczy się to, czy protokół nie został zmieniony po podpisaniu. Papierowy protokół z kartką zdjęć dołączoną później łatwo zakwestionować. W podpiszmy zdjęcia są częścią tego samego PDF, a skrót SHA-256 na Karcie Podpisów obejmuje cały plik, więc podmiana zdjęcia albo stanu licznika jest wykrywalna. Podpisany plik sprawdzisz w walidatorze.

1. Wypełnij wzór na miejscu, najlepiej na laptopie albo tablecie, i zrób zdjęcia liczników, kluczy i usterek.
2. Połącz protokół i zdjęcia w jeden PDF. Plik może mieć do 6 MB, więc zmniejsz rozdzielczość zdjęć albo wybierz najważniejsze ujęcia.
3. Dodaj sygnatariuszy: wynajmującego i najemcę, a przy kilku najemcach każdego z osobna (do 15 osób na dokumencie).
4. Podpiszcie od razu, jeszcze w mieszkaniu. Każdy podpisuje ze swojego telefonu z linku w e-mailu, bez zakładania konta. Po ostatnim podpisie obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów.

Jeżeli najemca odbiera klucze od pracownika agencji, a właściciela nie ma na miejscu, ustaw kolejność: najpierw przekazujący w lokalu, potem najemca, na końcu właściciel zdalnie. Ogólny wzór dla innych rzeczy niż mieszkanie znajdziesz w protokole zdawczo-odbiorczym ogólnym.