Umowa najmu krótkoterminowego online dla operatorów apartamentów: właściciele i goście

Operatorzy pracują z właścicielami w trzech modelach i każdy ma inne konsekwencje dla podpisu:

Model usługowy

Operator w imieniu właściciela wystawia ogłoszenia, obsługuje gości, sprzątanie i drobne naprawy, a rozlicza się prowizją od przychodu. To najczęściej umowa o świadczenie usług, dla której przepisy nie wymagają szczególnej formy, więc podpiszesz ją przez link. Pilnuj zakresu: jeśli umowa powierza operatorowi szerokie decyzje o gospodarowaniu nieruchomością, zaczyna przypominać umowę o zarządzanie.

Umowa o zarządzanie nieruchomością

Gdy operator przejmuje zarządzanie nieruchomością w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami, umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 185 ust. 2 tej ustawy). Forma elektroniczna oznacza podpis kwalifikowany, a nasz podpis nim nie jest. Tę umowę podpisz odręcznie albo kwalifikowanym podpisem, a aneksy, rozliczenia i protokoły prowadź online. Przy wątpliwości, który model macie, wybierz ostrożniejszy wariant.

Najem z prawem podnajmu

Operator najmuje mieszkanie od właściciela za stały czynsz i sam wynajmuje je gościom. Bez zgody wynajmującego najemca nie może podnająć lokalu (art. 688(2) KC), więc zgoda na najem krótkoterminowy musi być w umowie wprost. Umowa na dłużej niż rok powinna być zawarta na piśmie (art. 660 KC). Zwykły podpis elektroniczny tego wymogu nie spełnia, a skutek jest bolesny: umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony, więc właściciel może ją wypowiedzieć, zanim zwróci się inwestycja w wyposażenie. Wieloletnią umowę najmu podpisz odręcznie albo kwalifikowanym podpisem.

Rezerwacje z portali rządzą się regulaminem portalu i tam nie dokładasz osobnej umowy, najwyżej regulamin pobytu. Własną umowę operator potrzebuje przy rezerwacjach przez swoją stronę, stałych gościach, pobytach kilkutygodniowych i firmach kwaterujących pracowników.

• Gość konsument, rezerwacja na konkretne daty: przy umowie zawartej na odległość prawo odstąpienia nie przysługuje przy usługach zakwaterowania innych niż do celów mieszkalnych, jeśli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia (art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta). Zasady anulowania i zwrotu przedpłaty opisz więc sam w umowie.
• Pobyt kilkumiesięczny: gdy ktoś wynajmuje apartament na czas budowy domu albo kontraktu, pobyt coraz bardziej przypomina najem do celów mieszkalnych i powyższe wyłączenie może nie zadziałać. Przy takich umowach licz się z 14 dniami na odstąpienie przy zawarciu na odległość.
• Firma kwaterująca pracowników: umowa ramowa z firmą, lista osób jako załącznik, zasady zmiany składu, odpowiedzialność za szkody i liczba osób w lokalu. Umowę podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji firmy, co warto sprawdzić przed wysłaniem linku.

W apartamentach bez recepcji gość zwykle nie spotyka nikogo z obsługi. Dlatego dokumenty trzeba mieć podpisane, zanim dostanie kod do skrzynki na klucze albo zamka. Ustaw prosty warunek: kod wysyłasz dopiero, gdy w panelu jest podpisany regulamin pobytu z liczbą gości, zakazem imprez i zasadami kaucji. Jeśli chcesz mieć pewność, kto przyjeżdża, zamiast kserowania dowodu włącz weryfikację tożsamości ze zdjęciem dokumentu i twarzy albo przynajmniej kod SMS.

Po wyjeździe ekipa sprzątająca robi zdjęcia i zgłasza szkodę. Protokół szkody z opisem, zdjęciami i kwotą potrącenia z kaucji wysyłasz gościowi do podpisu. Gość może go podpisać albo odrzucić z uzasadnieniem, a oba wyniki są dla Ciebie dowodem przy sporze z portalem lub z samym gościem. Operatorzy obiektów z recepcją i pokojami znajdą swoje dokumenty na stronie dla hotelu.

1. Masowa wysyłka aneksów: nowa stawka prowizji, zmiana zasad blokowania terminów przez właściciela albo nowy regulamin rozliczeń trafia naraz do wszystkich właścicieli. Każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, a Ty widzisz, kto jeszcze nie zaakceptował.
2. Szablony: umowa z właścicielem w modelu usługowym, protokół przejęcia apartamentu, regulamin pobytu, umowa z gościem, protokół szkody.
3. Kolejność podpisów: przy współwłaścicielach mieszkania najpierw podpisują oni, na końcu operator.
4. Plan Team: opiekunowie właścicieli i koordynatorzy gości pracują na wspólnych dokumentach firmy.
5. API i webhooki: Twój system rezerwacji wysyła umowę i regulamin do gościa sam, a webhook po podpisie może uruchomić wysyłkę kodu, opis w dokumentacji API.

Operatorzy, którzy administrują też lokalami użytkowymi i całymi budynkami, znajdą więcej na stronie dla zarządcy nieruchomości.

• umowy o zarządzanie nieruchomością w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami (forma pisemna lub elektroniczna, czyli kwalifikowana),
• wieloletniej umowy najmu od właściciela, jeśli ma zachować oznaczony czas trwania (art. 660 KC),
• umów wymagających aktu notarialnego, na przykład zakupu kolejnego lokalu,
• zgłoszeń urzędowych, w tym spraw meldunkowych i wpisów do ewidencji prowadzonych przez gminę, które składa się w urzędzie albo przez usługi administracji z profilem zaufanym.

Wszystko pomiędzy, od protokołu przejęcia mieszkania po rozliczenie miesiąca, podpiszesz przez link z Kartą Podpisów.