Umowa na sprzątanie biura wzór: sprzątanie, ochrona obiektu i odbiór odpadów

• Powierzchnia i lista pomieszczeń, najlepiej z metrażem. Od tego zależy cena i spór o to, czy „sprzątanie biura” obejmuje też piwnicę z archiwum.
• Harmonogram w podziale na prace codzienne (kosze, blaty, podłogi), cotygodniowe (odkurzanie tapicerki, lodówki) i okresowe (mycie okien, pranie wykładzin).
• Godziny i dostęp: klucze, karty, kody alarmu, zasady zamykania budynku.
• Materiały: kto kupuje środki czystości i materiały higieniczne.
• Odbiór: miesięczny protokół wykonania usługi i tryb zgłaszania uchybień.
• Odpowiedzialność i OC za szkody wyrządzone przez pracowników sprzątających.
• Wypowiedzenie z terminem i przyczynami natychmiastowego rozwiązania.

Umowa na sprzątanie mieszkania z osobą prywatną wygląda prościej, ale gdy zamawia konsument, obowiązują go przepisy o prawach konsumenta, w tym obowiązki informacyjne firmy sprzątającej.

Umowa o świadczenie usług ochrony mienia ma ten sam szkielet, ale inne punkty krytyczne. Podjęcie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia wymaga koncesji określającej zakres i formy prowadzenia tych usług (art. 15 ust. 1 ustawy o ochronie osób i mienia). Wpisz numer koncesji do umowy i sprawdź, czy obejmuje formę ochrony, którą kupujesz.

Ustawa wyróżnia bezpośrednią ochronę fizyczną (stałą lub doraźną, dozór sygnałów z systemów alarmowych, konwojowanie wartości) oraz zabezpieczenie techniczne, czyli montaż i konserwację systemów alarmowych i zabezpieczeń mechanicznych (art. 3). Sam montaż zabezpieczeń technicznych nie wymaga koncesji, jeżeli nie dotyczy obiektów podlegających obowiązkowej ochronie (art. 15 ust. 2).

Do umowy na ochronę obiektu dopisz: formę ochrony, liczbę posterunków i godziny, czas dojazdu grupy interwencyjnej, sposób prowadzenia książki służby, procedurę przy alarmie, zakres odpowiedzialności i sumę ubezpieczenia. Obiekty ważne dla państwa, podlegające obowiązkowej ochronie (art. 5), mają dodatkowe wymogi, w tym plan ochrony uzgadniany z Policją.

Tu najpierw trzeba ustalić, czy umowa w ogóle jest Twoim obowiązkiem. Gminy muszą zorganizować odbieranie odpadów komunalnych z nieruchomości, na których zamieszkują mieszkańcy. Z nieruchomości niezamieszkałych, np. biur i lokali usługowych, gmina odbiera odpady komunalne tylko wtedy, gdy rada gminy tak postanowiła w uchwale (art. 6c ust. 1 i 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach).

Jeżeli firma nie płaci gminie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, musi udokumentować umową korzystanie z usług gminnej jednostki albo przedsiębiorcy odbierającego odpady komunalne, wpisanego do rejestru działalności regulowanej, i okazać tę umowę oraz dowody zapłaty (art. 6 ust. 1 pkt 2 tej ustawy). Przed podpisaniem umowy na wywóz śmieci sprawdź więc uchwałę swojej gminy i wpis odbiorcy do rejestru.

Odpady inne niż komunalne, powstające w samej działalności (produkcyjne, medyczne, niebezpieczne, część odpadów z gastronomii), podlegają odrębnym przepisom o odpadach i ewidencji w systemie BDO. Umowę na ich odbiór zawiera się z podmiotem uprawnionym do ich zbierania lub przetwarzania, a samo przekazanie dokumentuje się w tym systemie. Szczegółowe obowiązki zależą od rodzaju odpadu, więc ustal je z odbiorcą albo doradcą środowiskowym.

Forma tych umów jest dowolna. Umowę na wywóz śmieci dla przedsiębiorcy podpiszesz elektronicznie, a podpisany PDF okażesz przy kontroli tak samo jak papier.

Żadna z omawianych umów nie wymaga formy pisemnej, aktu notarialnego ani podpisu kwalifikowanego z mocy ustawy. Zwykły podpis elektroniczny (SES) wystarczy, a rozporządzenie eIDAS (art. 25 ust. 1) zakazuje odmowy skutku prawnego podpisowi tylko dlatego, że jest elektroniczny. Wyjątek to sytuacja, gdy sam zamawiający w regulaminie zakupów wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wtedy potrzebny jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany, którego nie oferujemy.

1. Zapisz umowę z harmonogramem jako jeden PDF (do 6 MB). Załącznik osobnym plikiem trzeba by dowodzić osobno.
2. Dodaj sygnatariuszy zgodnie z reprezentacją z KRS lub CEIDG, np. dwóch członków zarządu przy reprezentacji łącznej, i ustaw kolejność.
3. Przy nowym kontrahencie włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, umowa ma poziom podpisu zaawansowanego.
4. Po ostatnim podpisie obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów. Kolejne miesięczne protokoły podpisujesz tak samo.

• Zakres „sprzątanie biura” bez harmonogramu. Spór o mycie okien zaczyna się w pierwszym miesiącu.
• Brak protokołu przekazania kluczy. Po zakończeniu umowy nie wiadomo, ile kompletów było i kto ich nie oddał. Użyj protokołu przekazania.
• Firma ochrony bez sprawdzonej koncesji, albo z koncesją obejmującą inną formę ochrony.
• Umowa na odbiór odpadów z firmą spoza rejestru. Przy kontroli gminy nie udokumentujesz nią wykonania obowiązku.
• Wypowiedzenie bez formy dokumentowej. Zobacz, jak skutecznie wypowiedzieć umowę o świadczenie usług.