Umowa o świadczenie usług: wzór umowy między firmami i podpis online

Kodeks nie wylicza elementów umowy o świadczenie usług. Z praktyki sporów wynika jednak, że o tym, czy umowa chroni strony, decyduje sześć postanowień:

• Strony i reprezentacja: pełne dane z KRS lub CEIDG, osoby uprawnione do podpisu.
• Zakres usług: najlepiej w załączniku, konkretnie. „Obsługa IT” to za mało, „obsługa 25 stanowisk, serwera plików i sieci biurowej” to zakres, który da się rozliczyć.
• Poziom usług (SLA): czasy reakcji i naprawy, kanały zgłoszeń, godziny dostępności.
• Wynagrodzenie: ryczałt lub stawka, prace dodatkowe, termin płatności. Przy zleceniu wynagrodzenie należy się co do zasady dopiero po wykonaniu (art. 744 KC), dlatego przy usługach ciągłych wpisz rozliczenie miesięczne.
• Odpowiedzialność: kary umowne, limit odpowiedzialności, podwykonawcy.
• Czas trwania i wypowiedzenie: okres wypowiedzenia i ważne powody.

Przy usługach reklamowych, marketingowych czy social media dopisz zasady akceptacji materiałów. Przy sprzątaniu i serwisie dopisz harmonogram i protokół wykonania. Przy usługach IT dopisz dostęp do systemów i kopie zapasowe.

Art. 750 KC: „Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.” W praktyce oznacza to, że tam, gdzie umowa milczy, sąd sięgnie po reguły zlecenia. Najważniejsze z nich:

• Wypowiedzenie w każdym czasie. Obie strony mogą wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie (art. 746 § 1 i § 2 KC), a z ważnych powodów tego prawa nie da się z góry wyłączyć (art. 746 § 3 KC). Dlatego umowa powinna wprost określać okres wypowiedzenia i przykładowe ważne powody.
• Podwykonawcy. Usługodawca może powierzyć wykonanie osobie trzeciej tylko wtedy, gdy wynika to z umowy, zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności (art. 738 § 1 KC). Firmy IT i agencje, które pracują z podwykonawcami, powinny to zapisać.
• Wynagrodzenie. Jeśli z umowy nie wynika, że usługa jest nieodpłatna, należy się wynagrodzenie (art. 735 § 1 KC).

Nie każda usługa to umowa z art. 750 KC. Transport, umowa agencyjna czy roboty budowlane mają własne przepisy i własne wzory, np. umowa o roboty budowlane. Remont w lokalu, w którym liczy się konkretny rezultat, bywa z kolei umową o dzieło, o czym piszemy na stronie umowa o dzieło.

Ustawa nie zastrzega dla umowy o świadczenie usług formy szczególnej. Może być zawarta ustnie, mailem, przez akceptację oferty albo podpisem elektronicznym. Zwykły podpis elektroniczny (SES) w podpiszmy.pl w zupełności wystarcza, a przy silnej identyfikacji wszystkich sygnatariuszy dokument ma poziom podpisu zaawansowanego. Karta Podpisów pozwala później wykazać, kto i kiedy podpisał, oraz że treść nie zmieniła się po podpisie.

Forma wraca w trzech miejscach:

• Forma zastrzeżona przez strony. Jeśli umowa wymaga formy pisemnej dla zmian, aneks bez podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego będzie nieskuteczny, gdy strony zastrzegły rygor (art. 76 KC). Dlatego we wzorze proponujemy formę dokumentową.
• Wypowiedzenie. Jeśli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC). Zob. wypowiedzenie umowy B2B.
• Prawa autorskie. Przeniesienie autorskich praw majątkowych (art. 53 ustawy o prawie autorskim) i licencja wyłączna (art. 67 ust. 5) wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Tego nie podpiszesz naszym podpisem. Rozwiązania: licencja niewyłączna w umowie usługowej albo osobna umowa przeniesienia podpisana odręcznie lub kwalifikowanym podpisem.

Gdy usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu klienta (biuro rachunkowe, firma IT z dostępem do skrzynek, agencja z bazą klientów, agencja rekrutacyjna), sama klauzula poufności nie wystarczy. Potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych z elementami wymaganymi przez art. 28 ust. 3 RODO: przedmiot i czas przetwarzania, charakter i cel, rodzaj danych, kategorie osób oraz obowiązki i prawa administratora.

Najwygodniej dołączyć ją jako załącznik i podpisać razem z umową główną, w jednym pliku PDF. Jak podpisać ją elektronicznie i jakiej formy wymaga RODO, wyjaśniamy na stronie umowa powierzenia przetwarzania danych. Jeśli usługodawca ma tylko przypadkowy kontakt z danymi (np. firma sprzątająca), zwykle wystarcza zobowiązanie do poufności z § 7 wzoru.

1. Uzupełnij wzór, dołącz załączniki (zakres, SLA, umowę powierzenia) i zapisz całość jako jeden PDF.
2. Wgraj plik w podpiszmy.pl i dodaj sygnatariuszy: osoby reprezentujące obie firmy. Przy reprezentacji łącznej dodaj oba podpisy z danej strony.
3. Ustaw kolejność, np. najpierw usługodawca, potem zleceniodawca. Przy umowach o wysokiej wartości włącz kod SMS lub weryfikację tożsamości.
4. Po ostatnim podpisie obie strony dostają ten sam PDF z Kartą Podpisów. Aneksy i nowe wersje załączników podpisujecie tak samo.

• Brak okresu wypowiedzenia. Przy zleceniu oznacza to wypowiedzenie w każdym czasie. Klient może zakończyć obsługę z dnia na dzień.
• Kara umowna za zwłokę w płatności. Kary umownej nie zastrzega się za zobowiązania pieniężne (art. 483 § 1 KC). Za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki.
• „Przenosimy wszystkie prawa” w umowie podpisanej elektronicznie. Bez formy pisemnej przeniesienie jest nieważne, a klient zostaje z domniemaniem licencji (art. 65 ustawy o prawie autorskim).
• Zakres w treści maila. Zakres usług musi być częścią podpisanego dokumentu. Mail sprzed roku to słaby dowód, co obejmowała cena.
• Brak umowy powierzenia. Firma IT z dostępem do danych klientów bez umowy z art. 28 RODO to ryzyko po obu stronach.