Podpis elektroniczny dla dietetyka: umowa z klientem i zgody bez wizyty w gabinecie

Klient dietetyka rzadko kupuje jedną wizytę. Kupuje pakiet: konsultację wstępną, jadłospis na cztery tygodnie, dwie kontrole i kontakt mailowy. Nieporozumienia biorą się z tego, że każda ze stron rozumie ten pakiet inaczej. Umowa powinna rozstrzygać:

• zakres pakietu: liczbę konsultacji, liczbę jadłospisów, liczbę poprawek jadłospisu i czas na odpowiedź na wiadomości,
• ważność pakietu: do kiedy trzeba wykorzystać konsultacje i co się dzieje z niewykorzystanymi,
• odwoływanie wizyt: ile wcześniej i ze skutkiem dla pakietu,
• charakter usługi: że dietetyk nie stawia diagnozy lekarskiej, a przy chorobach (cukrzyca, choroby nerek, zaburzenia odżywiania) pracuje w porozumieniu z lekarzem prowadzącym,
• jadłospis do użytku osobistego: klient może go stosować, ale nie publikować ani odsprzedawać; jadłospis z przepisami i opisem to Twój utwór.

Umowa zawarta z konsumentem przez internet to umowa na odległość, od której konsument może co do zasady odstąpić w terminie 14 dni. Jeśli pierwsza konsultacja ma być szybciej, w umowie powinno być wyraźne żądanie klienta rozpoczęcia usługi przed upływem tego terminu i informacja, jak rozlicza się część wykonaną. Ogólne zasady umowy usługowej opisujemy na stronie umowa o świadczenie usług online.

Wyniki morfologii, lipidogram, masa ciała, obwody, lista leków i informacja o chorobach to dane dotyczące zdrowia, czyli szczególna kategoria danych (art. 9 RODO). Można je przetwarzać tylko na podstawie jednego z wyjątków z art. 9 ust. 2.

Lekarz czy fizjoterapeuta opiera się zwykle na wyjątku dotyczącym opieki zdrowotnej (art. 9 ust. 2 lit. h), bo działa w systemie ochrony zdrowia i jest ustawowo związany tajemnicą, czego wymaga art. 9 ust. 3. Dietetyk w prywatnym gabinecie, poza podmiotem leczniczym i bez ustawowej tajemnicy, ma tu słabszą pozycję. Dlatego bezpieczniejszą podstawą jest wyraźna zgoda klienta (art. 9 ust. 2 lit. a). Jeśli pracujesz w przychodni lub szpitalu, dane przetwarza podmiot leczniczy na swoich zasadach.

Praktyka:

• zgodę wysyłasz razem z umową, zanim klient prześle pierwszy wynik badania,
• zgoda jest osobnym dokumentem albo wyraźnie wyodrębnioną częścią, z informacją, jakie dane zbierasz i jak długo je trzymasz,
• newsletter i przepisy w mailach to osobna zgoda, niezależna od współpracy,
• wyniki badań klient przesyła Ci kanałem, który ustalisz; podpiszmy służy do podpisu zgody, nie do przechowywania badań.

Wzór zgody i zasady jej odwołania opisujemy na stronie zgoda na przetwarzanie danych osobowych online.

Zdjęcia przed i po

Metamorfoza klienta to najlepsza reklama dietetyka i najczęstszy konflikt. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Zgodę na publikację zbieraj osobno, najlepiej po zakończeniu współpracy, gdy klient widzi zdjęcia, które chcesz pokazać. Określ w niej, gdzie zdjęcia się pojawią (strona, Instagram, reklamy płatne) i czy z twarzą.

Dziecko i nastolatek

Umowę za dziecko zawiera rodzic, i to rodzic podpisuje zgodę na dane o zdrowiu. Przy nastolatku warto, żeby podpisał także on: dieta, której nastolatek nie akceptuje, nie zadziała. W podpiszmy dodajesz oboje jako sygnatariuszy jednego dokumentu.

Trener, lekarz, psycholog

Gdy prowadzisz klienta razem z trenerem personalnym albo przy zaburzeniach odżywiania z psychologiem, klient powinien upoważnić Cię do wymiany informacji z tą konkretną osobą. Obieg dokumentów w klubie fitness opisujemy na stronie podpis elektroniczny w siłowni, a u psychologa na stronie umowa terapeutyczna i zgody online.

1. Szablon pakietu startowego: umowa z opisem pakietu i zgoda na dane o zdrowiu w jednym PDF albo jako dwa szablony.
2. Wysyłka po zapisie: klient dostaje link, podpisuje na telefonie i dopiero potem przesyła wyniki badań.
3. Kod SMS: gdy chcesz mieć pewność, że podpisał właściciel numeru, który podał przy zapisie.
4. Masowa wysyłka: nowy regulamin albo zmiana cen pakietów trafia do wszystkich aktywnych klientów, każdy podpisuje swój egzemplarz.
5. Karta Podpisów: PDF z datą i godziną podpisu zgody, przydatny, gdy klient zapyta, na co się zgodził.

Typowe błędy dietetyków: przyjmowanie wyników badań mailem bez żadnej zgody, jedna zbiorcza zgoda na wszystko (leczenie, newsletter, zdjęcia), pakiet bez daty ważności i jadłospis bez zastrzeżenia do użytku osobistego. Przy współpracy z firmą cateringową warto też spisać, kto odpowiada za zgodność posiłków z jadłospisem (zobacz podpis elektroniczny w gastronomii i cateringu).