Umowy cateringowe online dla restauracji: catering dla firm, dostawcy i lokal

Catering na jedną imprezę to inna umowa niż codzienne dostawy lunchu do biura. Przy abonamencie spory nie dotyczą menu na wesele, tylko codziennej logistyki. Umowa ramowa powinna odpowiadać na te pytania:

• Ilość i zmiany: stała liczba porcji dziennie, do której godziny dnia poprzedniego klient może ją zmienić i czy zmiana w dół ma limit.
• Dostawa: godzina i okno dostawy, miejsce (recepcja, kuchnia biurowa), kto po stronie klienta kwituje odbiór.
• Opakowania: jednorazowe czy zwrotne, kto odpowiada za ich zwrot i ile kosztuje brakujący termoport.
• Jakość i temperatura: standard dostawy dań ciepłych, sposób zgłoszenia reklamacji i czas na odpowiedź.
• Diety i alergeny: kto zgłasza nowe diety i do kiedy, jak oznaczone są porcje.
• Rozliczenie: faktura miesięczna według liczby dostarczonych porcji, dopłaty za dowóz poza strefą.
• Zakończenie: okres wypowiedzenia, zwrot wyposażenia (lodówka, podgrzewacze), jeśli restauracja je użycza.

Pojedyncze zamówienia pod tę umowę, na przykład dodatkowe śniadanie na szkolenie, klient potwierdza krótkim zamówieniem z podpisem online. Wzór samej umowy ramowej znajdziesz przy umowie ramowej.

Restauracja ma obowiązek informować o alergenach w daniach, ale przy cateringu dla firmy nie zna uczestników. Zna ich organizator. Dlatego przed większym zamówieniem wyślij zamawiającemu formularz: liczba porcji wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych, lista alergii z liczbą osób i sposób oznaczenia pojemników. Organizator podpisuje go linkiem.

Jeśli w dniu eventu okaże się, że gość z alergią nie został zgłoszony, podpisana lista pokazuje, jakie informacje kuchnia dostała i kiedy. Zmiany po terminie przyjmuj tylko jako nowy dokument, a nie jako wiadomość w komunikatorze do kelnera.

Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC). Dla restauracji to realny problem: po dużej inwestycji w kuchnię i wentylację umowa na czas nieoznaczony może zostać wypowiedziana na zasadach ogólnych, zamiast trwać pięć lat. Zwykły ani zaawansowany podpis elektroniczny nie jest formą pisemną, dlatego samą umowę najmu podpisz odręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Protokół przekazania lokalu, aneks o godzinach dostaw i uzgodnienia z zarządcą budynku podpiszesz online.

Umowy cateringowe z firmami to inna sytuacja. Nawet jeśli strony zastrzegą formę pisemną dla celów dowodowych, między przedsiębiorcami przepisów o skutkach niezachowania takiej formy nie stosuje się (art. 74 § 4 KC). Liczy się dowód, a Karta Podpisów z imieniem, nazwiskiem, adresem e-mail, IP, znacznikami czasu i skrótem SHA-256 dokumentu go daje.

Poza podpiszmy zostają dokumenty urzędowe: wnioski do sanepidu, zezwolenia na sprzedaż alkoholu i orzeczenia lekarskie pracowników załatwiasz w urzędowych kanałach.

1. Szablony: umowa ramowa, zamówienie na event, formularz alergenów i protokół reklamacji dostawy zapisane w panelu.
2. Sygnatariusze: po stronie klienta osoba umocowana (zakupy, office manager z pełnomocnictwem), po stronie restauracji właściciel albo kierownik.
3. Kolejność: klient podpisuje pierwszy, restauracja na końcu, żeby nie wiązać się wersją, którą klient jeszcze zmieni.
4. Kod SMS: przy nowym kliencie i dużej przedpłacie za bankiet.
5. Masowa wysyłka dla zespołu: nowe zasady pracy kuchni albo potwierdzenie szkolenia trafia do wszystkich pracowników naraz, każdy podpisuje własny egzemplarz.

Restauracja w sieci franczyzowej ma dodatkowo dokumenty centrali, opisane na stronie podpis elektroniczny w sieci franczyzowej. Imprezy zlecane przez agencje omawiamy przy agencji eventowej.

• Klient zamawia 40 porcji, a potem płaci za 32: bez podpisanej zasady zmian do dnia poprzedniego spór wygrywa ten, kto lepiej pamięta rozmowę.
• Dostawa ryb w złej temperaturze: kuchnia odmawia przyjęcia, spisuje protokół ze zdjęciem termometru i wysyła go dostawcy od razu, zamiast dzwonić następnego dnia.
• Bankiet odwołany tydzień przed: zadatek i zasady anulacji muszą być w podpisanej umowie, patrz umowa na organizację imprezy.
• Nowy najem po remoncie: umowa najmu na pięć lat podpisana tylko mailowo daje najem na czas nieoznaczony.