Umowa z DJ i umowy na organizację imprezy: catering, fotograf, hotel

Umowa na świadczenie usług cateringowych łączy przygotowanie jedzenia (rezultat, jak przy dziele) z obsługą kelnerską (usługa). W praktyce spory dotyczą rozliczenia, dlatego we wzorze umowy na usługi cateringowe wpisz:

• Menu z gramaturą na osobę i liczbą dań, opcje wegetariańskie i alergeny zgłoszone do [data].
• Liczbę gości wstępną i ostateczną podaną najpóźniej na [liczba] dni przed imprezą. Rozliczenie według liczby ostatecznej, nawet jeżeli przyjdzie mniej osób.
• Obsługę: liczba kelnerów, godziny, zastawa, obrusy, sprzątanie i wywóz odpadów.
• Napoje: pakiet albo rozliczenie według zużycia, korkowe przy własnym alkoholu.
• Zadatek i odwołanie na tych samych zasadach co w umowie z DJ.

Przy imprezie firmowej zamówienie zmienionej liczby gości potwierdź osobnym dokumentem, patrz zamówienie z podpisem online. Rozliczenie po imprezie zamknie protokół wykonania usługi.

Umowa z fotografem na wesele, komunię albo imprezę firmową jest zwykle umową o dzieło, bo zamawiający płaci za rezultat: wybrane i obrobione zdjęcia. Wpisz liczbę godzin, minimalną liczbę zdjęć po obróbce, termin i sposób przekazania (galeria online, pendrive, album) oraz zasady dodatkowych odbitek.

Najważniejsze są prawa do zdjęć. Umowa, która nie mówi wyraźnie o przeniesieniu praw, jest licencją (art. 65 ustawy o prawie autorskim), a licencja bez określenia czasu i terytorium działa przez pięć lat w kraju licencjobiorcy (art. 66 ust. 1). Firma, która chce używać zdjęć z gali w materiałach reklamowych dłużej, powinna to wpisać: licencja niewyłączna na czas nieoznaczony, na wymienionych polach eksploatacji. Przeniesienie praw albo licencja wyłączna wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 i art. 67 ust. 5), czyli podpisu odręcznego albo kwalifikowanego.

Jeżeli fotograf chce pokazywać zdjęcia w portfolio, potrzebuje zezwolenia osób, których wizerunek na nich widać (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim). Zobacz zgoda na wykorzystanie wizerunku.

Przy wyjeździe integracyjnym albo konferencji organizator zawiera z hotelem umowę hotelową obejmującą salę, noclegi i wyżywienie. Gdy agencja albo biuro podróży rezerwuje pulę pokoi, które dopiero sprzeda uczestnikom, jest to umowa allotment. Jej kluczowe postanowienia:

• Pula pokoi według typów i terminów oraz cena za pokój lub osobę.
• Release date: data, do której organizator może bez kosztów zwolnić niewykorzystane pokoje. Po niej płaci za pulę albo za jej ustaloną część.
• Rooming list: termin przekazania listy gości.
• Anulacje w progach czasowych, na przykład procent ceny zależny od liczby dni przed przyjazdem.
• Sala i technika: układ sali, rzutnik, nagłośnienie, przerwy kawowe.

Hotel odpowiada za utratę lub uszkodzenie rzeczy wniesionych przez gościa, chyba że szkoda wynikła z właściwości rzeczy, siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osób mu towarzyszących (art. 846 § 1 KC). Warto to uwzględnić, gdy organizator przywozi do hotelu drogi sprzęt wystawienniczy.

Zadatek dany przy zawarciu umowy oznacza, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga może bez wyznaczania terminu dodatkowego od umowy odstąpić i zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej (art. 394 § 1 KC). Przy wykonaniu umowy zadatek zalicza się na poczet świadczenia (art. 394 § 2 KC). Jeżeli umowę rozwiązano albo niewykonanie nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada, zadatek podlega zwrotowi (art. 394 § 3 KC). Zaliczka nie ma tych skutków: przy odwołaniu po prostu wraca.

Strony mogą też zastrzec umowne prawo odstąpienia w oznaczonym terminie (art. 395 § 1 KC), także za zapłatą odstępnego, a wtedy oświadczenie o odstąpieniu jest skuteczne tylko przy jednoczesnej zapłacie (art. 396 KC).

Gdy zamawiającym jest konsument, na przykład para młoda, a umowa zawarta została na odległość, nie przysługuje mu ustawowe 14-dniowe prawo odstąpienia od umowy o usługi związane z wypoczynkiem, gastronomią, wydarzeniami rozrywkowymi i zakwaterowaniem, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi (art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta). Dlatego zasady odwołania trzeba opisać w samej umowie.

Żadna z opisanych umów nie wymaga formy pisemnej ani notarialnej. Zwykły podpis elektroniczny stron wystarcza, a Karta Podpisów z adresami e-mail, znacznikami czasu i skrótem SHA-256 pokazuje, kto i kiedy zaakceptował którą wersję. Wyjątek to przeniesienie praw autorskich i licencja wyłączna do zdjęć czy filmu z imprezy: te wymagają formy pisemnej.

1. Przygotuj osobny PDF dla każdego podwykonawcy (DJ, catering, fotograf, hotel). Menu, rider albo plan sali dołącz w tym samym pliku.
2. Wgraj plik i dodaj sygnatariuszy. Przy imprezie firmowej po stronie zamawiającego podpisuje osoba z umocowaniem, a nie tylko koordynator z działu HR.
3. Włącz przypomnienia e-mail, żeby umowy nie czekały do ostatniego tygodnia.
4. Każdy dostaje podpisany PDF z Kartą Podpisów. Zmiany liczby gości i godzin potwierdzasz tą samą drogą.

Regulamin wydarzenia albo zgody uczestników możesz wysłać masowo: jeden PDF do wielu osób, każda podpisuje własny egzemplarz.

• „Zaliczka” tam, gdzie miał być zadatek. Przy odwołaniu wykonawca musi ją oddać w całości.
• Brak godzin zakończenia i stawki za nadgodziny. Spór o to, czy DJ miał grać do 2:00, czy do ostatniego gościa.
• Brak zastępstwa w umowie z DJ, zespołem i fotografem.
• Brak ostatecznej liczby gości w umowie na catering, więc rozliczenie zależy od tego, kto policzył talerze.
• Allotment bez release date, przez co organizator płaci za pokoje, których nikt nie zajął.
• Zdjęcia z gali używane w reklamie bez licencji na ten cel i bez zgód na wizerunek.