Umowa o dzieło podpis elektroniczny: podpisz umowę o dzieło online

Tak. Przepisy o umowie o dzieło nie przewidują dla niej formy szczególnej, więc strony mogą ją zawrzeć w dowolny sposób, także elektronicznie. Do ważnego zawarcia wystarcza zwykły podpis elektroniczny. Forma pisemna bywa zalecana dowodowo, ale jej brak nie powoduje nieważności umowy.

Wspiera to art. 25 ust. 1 eIDAS, zgodnie z którym podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że jest elektroniczny albo że nie jest kwalifikowany. Sąd oceni więc taki dokument normalnie, a to, jak mocnym będzie dowodem, zależy od tego, co poza samym podpisem da się wykazać: kto go złożył, kiedy i czy treść pozostała niezmieniona.

Właśnie dlatego ma znaczenie ślad audytowy. Umowa o dzieło podpisana przez kliknięcie w link, ale z zapisanym adresem e-mail, adresem IP, znacznikiem czasu i skrótem SHA-256 dokumentu, jest w praktyce lepiej udokumentowana niż skan podpisu przesłany mailem.

To najważniejsze zastrzeżenie na tej stronie i nie chcemy go chować. Umowa o przeniesienie majątkowych praw autorskich wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a elektronicznie spełnia tę formę wyłącznie podpis kwalifikowany. Tak samo jest z licencją wyłączną.

Skutek jest nieoczywisty: jeśli w umowie o dzieło podpisanej zwykłym e-podpisem znajdzie się klauzula przenosząca prawa autorskie do tekstu, grafiki, zdjęcia czy kodu, sama umowa o dzieło pozostanie ważna, ale klauzula o przeniesieniu praw nie wywoła skutku. Zamawiający zapłaci za dzieło i nie nabędzie do niego praw, co wychodzi na jaw zwykle wtedy, gdy chce je odsprzedać albo wnieść do inwestora.

Są trzy praktyczne wyjścia. Pierwsze: zamiast przeniesienia praw udzielić licencji niewyłącznej, dla której forma pisemna nie jest wymagana i którą podpiszesz zwykłym e-podpisem. Dla większości zamówień, gdzie chodzi o korzystanie z materiału, a nie o wyłączność, to w zupełności wystarcza. Drugie: podpisać całość podpisem kwalifikowanym. Trzecie: rozdzielić dokumenty, czyli umowę o dzieło podpisać elektronicznie, a przeniesienie praw załatwić osobnym dokumentem w formie pisemnej.

Jeżeli dzieło nie jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego, na przykład to montaż mebli, remont czy przygotowanie zestawienia danych bez elementu twórczego, problem w ogóle nie występuje.

Umowa o dzieło co do zasady nie rodzi obowiązku składkowego, ale od 2021 roku istnieje obowiązek informacyjny. Zamawiający zgłasza zawarcie umowy o dzieło do ZUS na formularzu RUD w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia. Dotyczy to płatników składek oraz osób fizycznych zlecających dzieło, jeśli wykonawca nie jest ich własnym pracownikiem i nie wykonuje dzieła w ramach własnej działalności gospodarczej.

Dla e-podpisu ma to jeden konkretny skutek: liczy się data zawarcia umowy, a przy podpisie elektronicznym ta data nie jest kwestią wpisu w nagłówku dokumentu. Znacznik czasu ostatniego podpisu pokazuje moment, w którym umowa doszła do skutku, i od tego dnia liczysz siedem dni na RUD. Umowa z ręcznie wpisaną datą sprzed tygodnia i podpisana dziś to typowe źródło pomyłki w tym terminie.

Formularz RUD składa się przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS. Zgłoszenie jest czynnością informacyjną i samo w sobie nie oznacza, że od umowy trzeba odprowadzić składki.

Obie umowy podpiszesz zwykłym podpisem elektronicznym, więc z punktu widzenia formy różnicy nie ma. Różnica jest w treści i w konsekwencjach, a organy patrzą na to, co strony faktycznie robią, a nie jak nazwały dokument.

Umowa o dzieło zobowiązuje do osiągnięcia konkretnego, sprawdzalnego rezultatu: przetłumaczony tekst, zaprojektowane logo, wykonany mebel. Umowa zlecenia zobowiązuje do starannego działania, bez gwarancji efektu: prowadzenie mediów społecznościowych, obsługa recepcji, doradztwo. Zlecenie rodzi obowiązek składkowy, dzieło co do zasady nie, i właśnie dlatego bywa kwestionowane przez ZUS podczas kontroli.

Praktyczny wniosek: opis przedmiotu umowy powinien być na tyle konkretny, żeby dało się jednoznacznie stwierdzić, czy dzieło powstało. Załącznik ze specyfikacją i protokół odbioru podpisane tą samą drogą co umowa są tu mocniejszym argumentem niż nazwa dokumentu. Jeśli współpraca ma charakter ciągły, właściwszym wyborem będzie umowa zlecenie albo umowa B2B.