Rachunek do umowy o dzieło: wzór i podpis online wykonawcy

Rachunek wystawia wykonawca, czyli osoba, która według art. 627 KC zobowiązała się wykonać oznaczone dzieło. Bardzo często dokument przygotowuje zamawiający, bo zna numer umowy i dane do księgowania, a wykonawca tylko sprawdza treść i podpisuje. To w porządku, o ile podpis składa wykonawca.

Jak wypełnić rachunek do umowy o dzieło, żeby księgowość nie odesłała go do poprawki:

1. dane obu stron, u wykonawcy PESEL i urząd skarbowy (płatnik wpisuje je do informacji podatkowej);
2. numer i data umowy;
3. opis dzieła zgodny z umową, a przy etapach nazwa etapu;
4. data oddania dzieła, najlepiej z odwołaniem do protokołu odbioru;
5. kwota brutto zgodna z umową, słownie;
6. osobna kwota za przeniesienie praw autorskich, jeśli umowa ją przewiduje;
7. numer konta i podpis wykonawcy.

Data wystawienia nie powinna być wcześniejsza niż oddanie dzieła. Rachunek z datą sprzed odbioru sugeruje, że płacisz za coś, czego jeszcze nie ma.

Gdy zamawiającym jest firma, wynagrodzenie za dzieło jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o PIT), a zamawiający jako płatnik pobiera zaliczkę na podatek (art. 41 ust. 1). Koszty uzyskania przychodu wynoszą co do zasady 20% (art. 22 ust. 9 pkt 4), a przy wynagrodzeniu za korzystanie z praw autorskich lub rozporządzenie nimi 50% (art. 22 ust. 9 pkt 3), z rocznym limitem. Gdy kwota z umowy z osobą, która nie jest pracownikiem płatnika, nie przekracza 200 złotych, pobiera się zryczałtowany podatek 12% przychodu (art. 30 ust. 1 pkt 5a).

Nie prowadzimy kalkulatora rachunku do umowy o dzieło i nie podajemy gotowych kwot, bo zależą od sytuacji wykonawcy i zmieniających się stawek. Rachunek aktywny, arkusz Excel czy druk z programu kadrowego tylko liczy kwoty; o ważności decyduje treść i podpis. Wzór powyżej możesz uzupełnić w dowolnym edytorze i zapisać jako PDF.

Składki ZUS: umowa o dzieło co do zasady ich nie rodzi. Wyjątek to rachunek do umowy o dzieło z własnym pracownikiem: jeżeli wykonawca jest zatrudniony u zamawiającego na umowę o pracę albo w ramach dzieła pracuje na rzecz swojego pracodawcy, dla celów ubezpieczeń traktuje się go jak pracownika (art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Niezależnie od tego zamawiający zgłasza każdą umowę o dzieło do ZUS w ciągu 7 dni od jej zawarcia (art. 36 ust. 17 tej ustawy), co opisujemy na stronie podpis elektroniczny a umowa o dzieło.

Przy dziełach twórczych (projekt graficzny, tekst, zdjęcia, kod) rachunek często wskazuje, jaka część wynagrodzenia przypada na przeniesienie autorskich praw majątkowych. To od tej części liczy się koszty 50%. Sam rachunek praw jednak nie przenosi. Przenosi je umowa, a umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), czyli podpisu własnoręcznego albo kwalifikowanego.

W praktyce: umowę z klauzulą o przeniesieniu praw podpisz na papierze albo podpisem kwalifikowanym. Rachunek, protokół odbioru i korespondencję wokół dzieła możesz już obsłużyć online, bo dla nich żadnej szczególnej formy prawo nie wymaga.

Gdy zamawiającym jest osoba prywatna (na przykład ktoś zamawia portret albo projekt ogrodu), nie ma płatnika. Nikt nie pobiera zaliczki, a wykonawca sam wykazuje przychód w rocznym zeznaniu. Rachunek nadal się przydaje: potwierdza kwotę, datę i tytuł płatności, a zamawiającemu daje dowód zapłaty. Wzór jest ten sam, tylko rubrykę rozliczenia płatnika zostaw pustą albo ją usuń.

Zapisz wzór rachunku jako szablon w panelu. Po odbiorze dzieła uzupełnij kwotę i datę, wgraj PDF i dodaj wykonawcę jako pierwszego sygnatariusza, a osobę zatwierdzającą po stronie zamawiającego jako drugiego. Wykonawca dostaje link e-mailem, nie zakłada konta i podpisuje w przeglądarce, także na telefonie. Jeśli kwota się nie zgadza, odrzuca rachunek z uzasadnieniem, zanim trafi do przelewu.

Dobra praktyka: połącz w jednym PDF protokół odbioru dzieła i rachunek. Jeden podpis wykonawcy potwierdza wtedy oddanie dzieła i żądanie zapłaty, a Karta Podpisów z imieniem, e-mailem, adresem IP, znacznikami czasu i skrótem SHA-256 pokazuje, że po podpisaniu nikt nie zmienił kwoty. Jak zweryfikować taki plik, sprawdzisz w walidatorze.

• Rachunek co miesiąc za „prace bieżące”. Stałe, powtarzalne czynności rozliczane w czasie to cecha zlecenia, nie dzieła. Przy kontroli ZUS taki rachunek bywa argumentem za przekwalifikowaniem umowy.
• Brak opisu dzieła. Samo „wykonanie dzieła wg umowy” nie mówi, co odebrano.
• Koszty 50% bez przeniesienia praw w umowie. Podwyższone koszty wymagają rzeczywistego korzystania z praw autorskich albo rozporządzenia nimi.
• Rachunek od przedsiębiorcy. Jeśli dzieło mieści się w zakresie jego działalności, właściwym dokumentem jest faktura.