Protokół odbioru wzór: dostawa, usługa, dzieło i naprawa z podpisem online

Dobry protokół odbiorczy odpowiada na pięć pytań. Kto odbiera i w czyim imieniu. Co dokładnie jest odbierane i na podstawie jakiej umowy. Jak to sprawdzono (oględziny, test, pomiar, liczenie sztuk). Jaki jest wynik: odbiór bez uwag, odbiór z zastrzeżeniami albo odmowa. Co dalej: terminy usunięcia usterek, początek gwarancji, podstawa do faktury.

Najczęstszy błąd to protokół, który mówi „odebrano”, a jednocześnie wymienia poważne wady. Taki dokument wykonawca odczyta jako odbiór, a zamawiający jako odmowę, i spór zaczyna się od interpretacji własnego protokołu. Wynik odbioru wpisz jednym zdaniem, bez wątpliwości.

Przy umowie o dzieło (wykonanie strony internetowej, projektu, mebli na wymiar, konstrukcji stalowej, studni) protokół odbioru ma bezpośredni związek z pieniędzmi. Art. 642 § 1 KC stanowi, że w braku odmiennej umowy przyjmującemu zamówienie należy się wynagrodzenie w chwili oddania dzieła. Art. 643 KC dodaje, że zamawiający jest obowiązany odebrać dzieło, które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swym zobowiązaniem.

W praktyce oznacza to trzy rzeczy:

• Protokół dowodzi daty oddania, a tym samym chwili, od której wynagrodzenie jest należne, chyba że umowa przewiduje inny termin (np. 14 dni od podpisania protokołu).
• Zamawiający nie może bez powodu blokować zapłaty odmową podpisu. Obowiązek odbioru z art. 643 KC dotyczy dzieła wykonanego zgodnie z umową. Drobne usterki uzasadniają odbiór z zastrzeżeniami, a nie odmowę.
• Gdy dzieło oddaje się częściami, a wynagrodzenie obliczono za każdą część, należy się ono z chwilą spełnienia każdej części (art. 642 § 2 KC). Wtedy sporządza się protokół dla każdego etapu.

Samą umowę i jej formę omawiamy na stronie o podpisie elektronicznym umowy o dzieło.

Przy dostawie towaru między firmami protokół odbioru chroni przede wszystkim odbiorcę. Art. 563 § 1 KC stanowi, że przy sprzedaży między przedsiębiorcami kupujący traci uprawnienia z tytułu rękojmi, jeżeli nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o wadzie. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie zawiadomienia przed jego upływem (§ 2).

Protokół odbioru dostawy z wpisanymi brakami i uszkodzeniami, podpisany w dniu dostawy, jest więc jednocześnie dowodem zbadania rzeczy i zawiadomieniem o wadzie. Przy urządzeniach dopisz wynik uruchomienia i testu, przy oknach i drzwiach wynik sprawdzenia regulacji i szczelności, przy naprawie opis wymienionych części i wynik próby. Przy umowie dostawy ta sama logika dotyczy każdej partii towaru.

Gdy druga strona odmawia udziału albo podpisu

Jeżeli zamawiający nie stawia się na odbiór albo odmawia podpisu bez podania wad, wykonawca sporządza protokół jednostronnie. Wpisuje w nim datę i godzinę wyznaczonego odbioru, sposób zawiadomienia zamawiającego, stan przedmiotu (najlepiej ze zdjęciami), informację o nieobecności lub odmowie i jej powodach, jeśli zostały podane. Protokół wysyła drugiej stronie tak, żeby został ślad doręczenia. Jednostronny protokół nie zastępuje odbioru, ale jest dowodem, że wykonawca był gotów wydać przedmiot i że zamawiający nie współdziałał.

Upoważnienie dla kierowcy do odbioru towaru

Przy odbiorze towaru własnym transportem magazyn sprzedawcy często żąda upoważnienia kierowcy. Wystarczy krótki dokument: dane firmy odbiorcy, imię i nazwisko kierowcy z numerem dokumentu tożsamości, numer rejestracyjny pojazdu, numer zamówienia albo faktury, zakres upoważnienia (odbiór towaru i podpisanie dokumentu wydania oraz protokołu odbioru), okres ważności, podpis osoby reprezentującej firmę. Takie upoważnienie do podpisania protokołu odbioru wyślesz kierowcy i magazynowi jako podpisany PDF jeszcze przed wyjazdem. Szerzej o upoważnieniach piszemy przy upoważnieniu do odbioru dokumentów.

Protokół odbioru to dokument potwierdzający fakty i oświadczenia stron o wykonaniu umowy. Ustawa nie wymaga dla niego formy pisemnej, a art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zakazuje odmawiania podpisowi elektronicznemu skutku prawnego i dopuszczalności jako dowodu tylko z powodu postaci elektronicznej. Zwykły podpis elektroniczny wystarcza.

Wyjątki są umowne: jeżeli umowa przewiduje, że odbiór wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, obowiązuje papier albo podpis kwalifikowany (art. 76 KC). Przy odbiorach o dużej wartości albo gdy wykonawca podpisuje przez pracownika, którego zamawiający nie zna, włącz kod SMS lub weryfikację dowodu osobistego. Po takiej identyfikacji wszystkich stron dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.

1. Przygotuj protokół w PDF według wzoru, dołącz zdjęcia usterek i raport z testów w tym samym pliku.
2. Dodaj sygnatariuszy: osobę odbierającą po stronie zamawiającego i osobę przekazującą po stronie wykonawcy. Przy reprezentacji łącznej dodaj obie osoby.
3. Wybierz kolejność, jeżeli najpierw ma podpisać wykonawca, a potem zamawiający.
4. Zamawiający może odrzucić protokół z uzasadnieniem. Wykonawca dostaje powód na maila i wie, co poprawić.
5. Po podpisach obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów: dane sygnatariuszy, znaczniki czasu, adresy IP i skrót SHA-256. Datę ze znacznika czasu wpisz jako datę odbioru na fakturze.