Protokół zdawczo-odbiorczy: wzór ogólny, wariant do najmu i podpis na miejscu

Protokół nie ma ustawowej treści, ale w praktyce sporu sąd albo ubezpieczyciel sprawdza w nim zawsze te same rzeczy. Brak któregokolwiek z tych elementów zwykle oznacza, że dokument niczego nie przesądza.

• Data i godzina przekazania. Od tej chwili ryzyko i odpowiedzialność za rzecz przechodzą na przejmującego, a przy najmie zaczyna się albo kończy naliczanie czynszu i mediów.
• Dokładne oznaczenie stron i osób fizycznych, które uczestniczą. Przy firmach: kto działa w imieniu spółki i na jakiej podstawie.
• Przedmiot opisany tak, żeby dało się go odróżnić od innych: numer seryjny, numer inwentarzowy, adres i numer lokalu, model.
• Stan opisany konkretnie. „Stan dobry” to nie opis. „Rysa 10 cm na blacie przy zlewie, zdjęcie nr 4” to opis.
• Klucze, piloty, karty, hasła, dokumentacja z liczbą sztuk.
• Odczyty liczników z numerami liczników.
• Uwagi obu stron albo wprost wpisane „brak uwag”.
• Podpisy obu stron. Protokół podpisany tylko przez przekazującego jest jednostronnym oświadczeniem i dużo słabiej chroni.

Przy najmie protokół sporządza się dwa razy: przy wydaniu lokalu najemcy i przy jego zwrocie. Porównanie tych dwóch dokumentów rozstrzyga, czy wynajmujący może potrącić coś z kaucji. Znaczenie pierwszego protokołu dobrze widać w art. 675 KC: po zakończeniu najmu najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie wynikające z prawidłowego używania (§ 1), a zgodnie z § 3 domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Najemca, który przy wprowadzeniu nie spisał usterek, sam utrudnia sobie obronę.

Do wzoru ogólnego przy najmie mieszkania albo lokalu użytkowego dopisz:

Wariant do najmu: punkty dodatkowe

• Opis pomieszczeń po kolei: ściany, podłogi, okna, drzwi, stolarka, gniazdka, oświetlenie, osobno dla każdego pokoju.
• Wykaz wyposażenia: meble, AGD z modelem, rolety, karnisze, lustra, sprzęt w łazience, z ilością i stanem.
• Liczniki wszystkich mediów z numerami i zdjęciem tarczy licznika.
• Klucze: do drzwi, skrzynki, piwnicy, komórki lokatorskiej, garażu, piloty do bramy.
• Kaucja: kwota i informacja, czy z protokołu zwrotu wynikają jakiekolwiek potrącenia, z uzasadnieniem.
• Termin usunięcia usterek, jeżeli strony uzgodniły, że usunie je wynajmujący albo najemca.

Ten sam wariant sprawdza się przy protokole zdawczym lokalu użytkowego, garażu, magazynu i działki (przy działce zamiast wyposażenia opisz ogrodzenie, bramy, przyłącza, nasadzenia i zabudowania). Samą umowę najmu i jej zmiany omawiamy na stronach o podpisie umowy najmu i o aneksie do umowy.

W firmie protokół zdawczo-odbiorczy służy przede wszystkim do udokumentowania, co pracownik dostał i co ma oddać: laptop, telefon, kartę paliwową, narzędzia, odzież roboczą, pieczątki. Ma to znaczenie prawne. Art. 124 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. narzędzia i instrumenty, środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Żeby z tego przepisu skorzystać, pracodawca musi wykazać, że mienie zostało powierzone, i właśnie do tego służy protokół przekazania.

Uwaga na jeden wyjątek formalny: gdy mienie powierza się kilku pracownikom łącznie (np. zespołowi w magazynie), art. 125 § 1 KP wymaga umowy o współodpowiedzialności materialnej zawartej na piśmie pod rygorem nieważności. Taką umowę podpisuje się odręcznie albo podpisem kwalifikowanym. Sam protokół przekazania mienia takiej formy nie wymaga.

Przy przekazaniu stanowiska pracy (zmiana kierownika, odejście księgowej, przejęcie projektu) protokół obejmuje zwykle: listę spraw w toku z terminami, dostępy do systemów i ich zmianę, dokumenty w segregatorach i w folderach, pieczątki, klucze, sprzęt. Między firmami tym samym wzorem spiszesz protokół przekazania towaru, maszyny, materiałów budowlanych albo odpadów do utylizacji, jeśli odbiorca nie ma własnego formularza.

Tak. Kodeks cywilny nie przewiduje dla protokołu przekazania żadnej formy szczególnej. Protokół jest przede wszystkim dowodem: potwierdza fakty (co wydano, w jakim stanie, kiedy). Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Zwykły podpis elektroniczny (SES) jest więc w pełni wystarczający, a przewaga nad kartką polega na tym, że zdjęcia, lista wyposażenia i odczyty są zamknięte w jednym pliku z sumą kontrolną.

Są dwie sytuacje, w których trzeba uważać:

• Umowa, do której sporządzasz protokół, zastrzega formę. Jeżeli umowa najmu przewiduje, że protokół wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, wtedy zgodnie z art. 76 KC obowiązuje papier albo podpis kwalifikowany. Taka klauzula zdarza się rzadko, ale sprawdź.
• Stawka jest wysoka i druga strona może później twierdzić, że to nie ona podpisała. Wtedy włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości ze zdjęciem dowodu. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.

Różnice między poziomami podpisu opisujemy na stronie rodzaje podpisów elektronicznych i w zakładce moc prawna.

1. Wypełnij wzór i zrób zdjęcia na miejscu. Ponumeruj je zgodnie z pozycjami protokołu.
2. Scal protokół i zdjęcia w jeden PDF. Plik może mieć do 6 MB, więc przed scaleniem zmniejsz zdjęcia (wystarczy rozdzielczość czytelna na ekranie telefonu). Podpis obejmuje tylko ten plik, który wgrasz; zdjęcia wysłane potem osobnym mailem nie są objęte podpisem.
3. Wgraj PDF i dodaj sygnatariuszy. Imię i adres e-mail każdej osoby. Przy przekazaniu na miejscu obie strony podpisują na swoich telefonach w kilka minut, bez zakładania konta.
4. Ustal kolejność, jeśli najpierw ma podpisać przekazujący, a dopiero potem przejmujący.
5. Odbierz PDF z Kartą Podpisów: imiona, adresy e-mail, adresy IP, znaczniki czasu, metoda identyfikacji i skrót SHA-256 dokumentu. Obie strony dostają identyczny plik.

Przy zwrocie lokalu wgraj z powrotem protokół z wydania jako szablon, zmień datę i opis stanu, i wyślij ponownie. Porównanie obu plików zajmuje wtedy minutę.

• Brak protokołu w ogóle. Przy najmie działa wtedy domniemanie z art. 675 § 3 KC na korzyść wynajmującego. W firmie pracodawca ma kłopot z wykazaniem, że sprzęt w ogóle został powierzony.
• Ogólniki zamiast opisu: „stan dobry”, „bez zastrzeżeń”, gdy na zdjęciach widać uszkodzenia.
• Zdjęcia poza dokumentem. Zdjęcia w telefonie jednej strony łatwo podważyć datą i autorstwem. Zdjęcia w podpisanym PDF są zamknięte skrótem SHA-256.
• Liczniki bez numerów albo odczyt tylko prądu, bez wody i gazu.
• Podpis osoby, która nie reprezentuje firmy. Przy przekazaniu maszyny sprawdź, czy pracownik odbierający ma upoważnienie.
• Poprawki po podpisaniu. Każda zmiana to nowy dokument i nowe podpisy. Nie dopisuj niczego do podpisanego pliku.