Umowa najmu lokalu użytkowego: wzór i podpis online

Kodeks cywilny wymaga tylko dwóch elementów: oddania rzeczy do używania i czynszu (art. 659 KC). Cała reszta to zapisy, które chronią strony. Prosta umowa najmu lokalu użytkowego na jedną stronę zwykle pomija te, o które potem toczą się spory:

• Cel najmu i rodzaj działalności. Gabinet medyczny, gastronomia czy magazyn chemii mają inne wymagania i inne ryzyka. Zapis celu pozwala wypowiedzieć umowę, gdy najemca zmieni profil.
• Czynsz netto i VAT. Przy fakturach kwota bez dopisku „netto” rodzi pytanie, czy VAT jest w niej zawarty.
• Waloryzacja. Bez niej podwyżka wymaga aneksu albo wypowiedzenia wysokości czynszu (art. 685(1) KC).
• Kaucja. Przy lokalu użytkowym ustawa nie ogranicza jej wysokości. Najczęściej to równowartość od jednego do trzech miesięcznych czynszów.
• Nakłady i adaptacja. Kto płaci za ścianki, klimatyzację, szyld i czy wynajmujący je zwraca.
• Protokół zdawczo odbiorczy z opisem stanu i licznikami. Bez niego domniemywa się, że lokal został wydany w stanie dobrym (art. 675 § 3 KC), co przy zwrocie działa na niekorzyść najemcy. Wzór znajdziesz na stronie protokół zdawczo odbiorczy.

Art. 660 KC brzmi: „Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony”. Forma pisemna to podpis odręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Zwykły i zaawansowany podpis elektroniczny tej formy nie spełniają.

Co z tego wynika w praktyce:

• Najem na czas nieoznaczony albo do roku podpiszesz online bez żadnego ryzyka co do formy.
• Najem na trzy lub pięć lat podpisany zwykłym podpisem jest ważny, ale traktuje się go jak najem na czas nieoznaczony. Każda strona może go wtedy wypowiedzieć z terminem umownym, a bez niego ustawowym (przy czynszu miesięcznym trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca, art. 688 KC). Dlatego nasz wzór od razu przewiduje czas nieoznaczony z uzgodnionym, długim terminem wypowiedzenia.
• Ochrona przed sprzedażą budynku. Nabywca lokalu wstępuje w najem, ale może go wypowiedzieć, chyba że umowa była zawarta na czas oznaczony w formie pisemnej z datą pewną, a lokal został wydany (art. 678 § 2 KC). Dla najemcy po kosztownej adaptacji to argument za papierem albo podpisem kwalifikowanym. O dacie pewnej piszemy w tekście data pewna na dokumencie elektronicznym.

Najem zawarty między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż trzydzieści lat poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony (art. 661 § 2 KC). Nie oferujemy podpisu kwalifikowanego i nie twierdzimy, że nasz podpis zastępuje formę pisemną.

Art. 688(2) KC: „Bez zgody wynajmującego najemca nie może oddać lokalu lub jego części do bezpłatnego używania ani go podnająć”. Przepis dotyczy lokali, więc także biura czy sklepu. Najemca, który chce podnająć część powierzchni innej firmie (coworking, gabinet na godziny, stoisko w sklepie), potrzebuje zgody wynajmującego. Najlepiej wpisać ją od razu do umowy głównej, z warunkami: jakiej działalności podnajem może dotyczyć i czy wymaga zawiadomienia.

Umowa podnajmu lokalu użytkowego to zwykła umowa najmu, w której najemca występuje jako wynajmujący. Rozwiązuje się najpóźniej z chwilą zakończenia najmu głównego (art. 668 § 2 KC), dlatego podnajemca powinien znać datę końcową i termin wypowiedzenia umowy głównej. Przy wynajmie gabinetu na godziny przydaje się nasz tekst o umowie najmu gabinetu na godziny.

Przy wpisie do CEIDG nie dołącza się dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, ale przedsiębiorca musi go mieć. Według informacji w serwisie biznes.gov.pl ministerstwo może wezwać do jego przedstawienia, a brak odpowiedzi w terminie 7 dni może skończyć się wykreśleniem z rejestru. Urząd skarbowy może też zakwestionować wydatki związane z lokalem używanym bez tytułu prawnego. Dlatego w umowie warto wprost zapisać zgodę wynajmującego na rejestrację adresu jako siedziby i obowiązek jego wyrejestrowania po zakończeniu najmu.

Przy spółce umowę podpisują osoby uprawnione do reprezentacji według KRS. Jeśli zarząd jest wieloosobowy i obowiązuje reprezentacja łączna, dodajesz obie osoby jako sygnatariuszy. Zasady opisaliśmy na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o.. Gdy lokal ma być udostępniony bezpłatnie, na przykład przez wspólnika, zamiast najmu stosuje się umowę użyczenia.

1. Uzupełnij wzór, scal umowę z protokołem i rzutem lokalu w jeden PDF (do 6 MB).
2. Wgraj plik i dodaj sygnatariuszy: osoby reprezentujące wynajmującego i najemcę. Ustaw kolejność, jeśli wynajmujący chce podpisać po najemcy.
3. Przy nowym kontrahencie włącz kod SMS lub weryfikację tożsamości. Gdy wszyscy ją przejdą, dokument uzyskuje poziom podpisu zaawansowanego.
4. Każda strona otrzymuje ten sam PDF z Kartą Podpisów. Kolejne zmiany zrobisz aneksem do umowy najmu, a zakończenie opisuje strona wypowiedzenie umowy najmu.