Umowa użyczenia: wzór i podpis online

To najczęstszy powód, dla którego firmy szukają wzoru umowy użyczenia lokalu. Jednoosobowa działalność zarejestrowana w mieszkaniu rodziców, spółka z siedzibą w lokalu wspólnika, fundacja w lokalu członka zarządu.

Przy wpisie do CEIDG nie dołącza się dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, ale trzeba go mieć. Według serwisu biznes.gov.pl ministerstwo może wezwać przedsiębiorcę do jego przedstawienia, a brak odpowiedzi w terminie 7 dni może skończyć się wykreśleniem z rejestru. Urząd skarbowy może też zakwestionować wydatki związane z lokalem używanym bez tytułu prawnego. Umowa użyczenia jest takim tytułem, tak samo jak najem czy dzierżawa.

Dlatego w umowie zapisz trzy rzeczy: wyraźną zgodę na rejestrację adresu, zakres (cały lokal czy jedno pomieszczenie) i obowiązek zmiany adresu po zakończeniu użyczenia. Ten ostatni zapis oszczędza właścicielowi korespondencji i wizyt komornika w sprawach firmy, która dawno się wyprowadziła.

Samochód. Właściciel auta, najczęściej wspólnik albo członek rodziny, bezpłatnie udostępnia je firmie. Umowa powinna identyfikować pojazd (numer rejestracyjny, VIN), wskazywać, kto może nim jeździć, kto płaci za paliwo, przeglądy i ubezpieczenie oraz jak rozliczana jest szkoda. Biorący ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy (art. 713 KC), a za przypadkową utratę lub uszkodzenie odpowiada, gdy używa rzeczy niezgodnie z umową albo oddaje ją innej osobie bez upoważnienia (art. 714 KC). Skutki podatkowe użyczenia auta w działalności warto omówić z księgową przed podpisaniem.

Sprzęt. Laptop dla współpracownika, narzędzia dla podwykonawcy, maszyna rolnicza sąsiadowi. Tu przydaje się lista sprzętu z numerami seryjnymi i opisem stanu, bo biorący zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, bez odpowiedzialności za zużycie przy prawidłowym używaniu (art. 718 § 1 KC). Przy przekazaniu wielu rzeczy dołącz protokół zdawczo odbiorczy.

Przepisy o użyczeniu (art. 710 do 719 KC) nie zastrzegają dla tej umowy żadnej formy. Umowę użyczenia można więc zawrzeć ustnie, mailem albo zwykłym podpisem elektronicznym i będzie ważna, także wtedy, gdy dotyczy lokalu, domu czy działki. Nie ma tu odpowiednika art. 660 KC, który przy najmie ponad rok wymaga pisma.

Podpis elektroniczny z Kartą Podpisów daje przede wszystkim dowód: kto zgodził się na użyczenie, jakiego lokalu dotyczy i od kiedy. Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

Formę pisemną albo notarialną wymusza dopiero coś innego niż samo użyczenie: na przykład klauzula w umowie najmu, z którą najemca chce użyczyć lokal dalej, albo dokument, którego zażąda konkretna instytucja. Takie wymagania sprawdź przed podpisaniem. Szerzej o poziomach podpisu piszemy na stronie rodzaje podpisów elektronicznych.

• Umowa na czas nieoznaczony kończy się, gdy biorący uczynił z rzeczy użytek odpowiadający umowie albo gdy upłynął czas, w którym mógł ten użytek uczynić (art. 715 KC). Przy lokalu pod siedzibę taki moment trudno wskazać, dlatego we wzorze wpisaliśmy termin wypowiedzenia.
• Żądanie zwrotu przed czasem. Użyczający może żądać zwrotu rzeczy nawet przy umowie na czas oznaczony, jeśli biorący używa jej niezgodnie z umową lub przeznaczeniem, powierza ją innej osobie bez upoważnienia albo rzecz stała się potrzebna użyczającemu z powodów nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy (art. 716 KC).
• Oddanie rzeczy dalej. Bez zgody użyczającego biorący nie może oddać rzeczy osobie trzeciej do używania (art. 712 § 2 KC).
• Przedawnienie. Roszczenia o naprawienie szkody, zwrot nakładów i szkody z powodu wad przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 719 KC). Protokół zwrotu podpisany w dniu oddania kluczy ustala, od kiedy ten rok biegnie.

1. Uzupełnij wzór, zapisz jako PDF i wgraj do panelu. Listę sprzętu albo zdjęcia lokalu scal w ten sam plik.
2. Dodaj sygnatariuszy: użyczającego (przy współwłasności każdego współwłaściciela) i osobę reprezentującą firmę biorącego.
3. Włącz kod SMS, jeśli użyczający podpisuje z innego miasta i chcesz mieć mocniejsze potwierdzenie jego tożsamości.
4. Obie strony otrzymują PDF z Kartą Podpisów, który możesz pokazać urzędowi, bankowi albo ubezpieczycielowi.

Gdy za lokal ma być płacony czynsz, zamiast użyczenia użyj wzoru umowy najmu lokalu użytkowego. Jeśli użyczający ma też załatwiać sprawy firmy w urzędach, przyda się osobne pełnomocnictwo.