Aneks do umowy najmu: wzór i podpis online

Aneks nie jest nową umową, tylko jej zmianą, więc musi jednoznacznie wskazywać, co zmienia. Minimum, bez którego aneks do umowy najmu mieszkania albo lokalu rodzi spory:

• Oznaczenie umowy głównej: data zawarcia, strony, adres lokalu. Przy kilku aneksach także numer kolejny, żeby było widać, który obowiązuje.
• Strony w tym samym składzie co umowa. Jeżeli najemcami są dwie osoby, aneks podpisują obie. Podpis jednego współnajemcy nie zmienia sytuacji drugiego.
• Nowe brzmienie zmienianego zapisu, najlepiej cytatem: „§ 3 ust. 1 otrzymuje brzmienie”. Opis słowny w stylu „czynsz wzrasta o inflację” bez kwoty albo wzoru wyliczenia prowadzi do sporów.
• Data wejścia zmiany w życie, zwłaszcza przy czynszu i opłatach. Bez niej trudno ustalić, od którego miesiąca obowiązuje nowa kwota.
• Klauzula, że pozostałe postanowienia nie ulegają zmianie.

Przy aneksie do umowy najmu lokalu użytkowego dochodzą zwykle stawka netto, VAT i waloryzacja. Sam wzór umowy najmu dla firm opisaliśmy na stronie umowa najmu lokalu użytkowego.

Art. 77 § 1 KC stanowi: „Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Dla zwykłego najmu Kodeks cywilny nie przewiduje formy pod rygorem nieważności, więc zwykły podpis elektroniczny wystarcza przy większości aneksów: zmianie czynszu, opłat, numeru rachunku, danych stron czy liczby lokatorów.

Wyjątki, które warto znać:

• Przedłużenie na czas dłuższy niż rok. Art. 660 KC: „Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony”. Forma pisemna to podpis odręczny albo kwalifikowany (art. 78 i art. 78(1) KC). Aneks przedłużający najem na dwa lata, podpisany zwykłym podpisem elektronicznym, jest ważny, ale grozi tym, że najem zostanie uznany za zawarty na czas nieoznaczony, czyli taki, który można wypowiedzieć z terminem ustawowym (przy lokalu i czynszu miesięcznym trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca, art. 688 KC). Przedłużenie do roku podpiszesz online bez tego ryzyka.
• Ochrona przed nabywcą lokalu. Jeżeli właściciel sprzeda lokal, nabywca może wypowiedzieć najem, chyba że umowa była zawarta na czas oznaczony w formie pisemnej i z datą pewną, a lokal został wydany (art. 678 § 2 KC). Dla najemcy, któremu na tym zależy, papier albo podpis kwalifikowany ma realne znaczenie.
• Klauzula w samej umowie. Jeżeli umowa mówi, że zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, wiąże to strony (art. 76 KC).
• Najem okazjonalny i instytucjonalny. Umowa i jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6 i art. 19g ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Tu nasz podpis nie wystarczy, potrzebny jest papier albo podpis kwalifikowany.

Więcej o samej umowie najmu podpisywanej zdalnie piszemy na stronie umowa najmu z podpisem elektronicznym.

Podwyżkę czynszu za mieszkanie wynajmujący może wprowadzić na dwa sposoby. Jednostronnie, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu: wtedy obowiązują art. 8a ustawy o ochronie praw lokatorów, czyli termin wypowiedzenia co najmniej trzech miesięcy, koniec miesiąca kalendarzowego i forma pisemna pod rygorem nieważności. Lokator ma dwa miesiące, żeby podwyżki nie przyjąć albo ją zakwestionować w sądzie.

Drugi sposób to aneks, czyli zgoda obu stron. Jeżeli najemca akceptuje nową kwotę, aneks zamyka sprawę szybciej i bez sporu o terminy. W aneksie wpisz kwotę po zmianie, datę, od której obowiązuje, i oddziel czynsz od zaliczek na media. Opłaty niezależne od wynajmującego zmieniają się często z decyzji wspólnoty albo dostawcy, więc warto zapisać, jak będą rozliczane, zamiast podpisywać aneks co kwartał.

Przy lokalu użytkowym art. 8a upol nie obowiązuje, a jednostronną podwyżkę reguluje art. 685(1) KC (wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego). W najmie między firmami częściej stosuje się klauzulę waloryzacyjną wpisaną do umowy, a aneks tylko potwierdza nową stawkę.

Dodanie najemcy. Nowa osoba staje się współnajemcą dopiero wtedy, gdy sama podpisze aneks. Samo dopisanie jej nazwiska przez wynajmującego i dotychczasowego najemcę nie tworzy jej zobowiązań. W podpiszmy dodajesz ją jako trzeciego sygnatariusza tego samego pliku.

Zmiana najemcy. Wymiana najemcy na inną osobę to w praktyce rozwiązanie jednej umowy i zawarcie drugiej albo trójstronne porozumienie. Bezpieczniej przygotować nową umowę i protokół przekazania lokalu, a starą rozwiązać za porozumieniem stron.

Zmiana właściciela. Nabywca lokalu wstępuje w najem z mocy prawa (art. 678 § 1 KC). Aneks nie jest do tego potrzebny, ale warto go podpisać, żeby zmienić dane wynajmującego i numer rachunku do płatności.

1. Uzupełnij wzór, zapisz jako PDF (albo skorzystaj z przycisku pobrania wzoru) i wgraj plik do panelu. Limit to 6 MB, więc spokojnie zmieści się aneks z załącznikami, na przykład nowym protokołem stanu liczników.
2. Dodaj sygnatariuszy: wynajmującego, każdego najemcę i ewentualnie pełnomocnika. Jeżeli wynajmujący ma podpisać jako ostatni, ustaw kolejność.
3. Przy nowym najemcy, którego nie znasz osobiście, włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości ze zdjęciem dowodu. Gdy wszyscy przejdą silną identyfikację, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego.
4. Każda strona dostaje ten sam PDF z Kartą Podpisów: imiona i nazwiska, adresy e-mail, adresy IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 dokumentu.

Jeżeli ten sam aneks (na przykład nowe zasady rozliczania mediów) dotyczy wielu najemców w jednym budynku, użyj masowej wysyłki: każdy najemca dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów. Przy dzierżawie gruntu lub lokalu mechanizm jest ten sam, a wzór umowy znajdziesz na stronie umowa dzierżawy.

• Aneks podpisany po wygaśnięciu umowy. Umowa na czas oznaczony kończy się w dniu wskazanym w umowie. Aneks podpisany tydzień później nie przedłuża czegoś, co już wygasło, tylko w praktyce tworzy nowy najem. Podpisuj przed datą końcową.
• Brak podpisu drugiego najemcy. Częsty przy parach i współlokatorach. Aneks jest wtedy skuteczny tylko wobec osoby, która go podpisała.
• „Przedłużenie na kolejny rok” bez daty. Wpisz konkretną datę końcową. „Kolejny rok” liczony od podpisu albo od końca umowy to dwie różne daty.
• Przedłużenie na trzy lata zwykłym podpisem bez świadomości skutku z art. 660 KC. Jeśli stronom zależy na czasie oznaczonym, wybierzcie przedłużenie do roku albo formę pisemną.
• Nowy numer rachunku przesłany zwykłym mailem. To klasyczny scenariusz oszustwa. Zmianę rachunku wpisz do aneksu podpisanego przez wynajmującego z weryfikacją SMS.

Chcesz zakończyć najem zamiast go przedłużać? Zasady opisaliśmy na stronie wypowiedzenie umowy najmu.