Aneks do umowy online: podpisanie aneksu do umowy elektronicznie, także z wieloma klientami naraz

Tak, o ile umowa główna nie miała zastrzeżonej formy szczególnej. Art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego brzmi: „Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Aneks nie ma więc własnej reguły, tylko dziedziczy ją po umowie, którą zmienia.

W praktyce oznacza to prosty test. Jeżeli umowę główną można było zawrzeć mailem, to aneks też. Większość umów między firmami, umowy zlecenia, umowy o dzieło bez przeniesienia praw autorskich, NDA, umowy powierzenia danych i umowy serwisowe nie wymagają żadnej formy, więc zwykły podpis elektroniczny z linku wystarcza z zapasem. Szczegółowe omówienie przypadków granicznych znajdziesz w artykule czy aneks do umowy można podpisać elektronicznie.

Ważne jest też to, że forma umowy głównej liczy się według tego, czego wymagała, a nie według tego, jak ją faktycznie podpisano. Umowa B2B podpisana kiedyś odręcznie, choć prawo tego nie wymagało, nie zmusza Was do papieru przy aneksie, chyba że papier zastrzegliście w samej umowie.

Najczęstszy problem nie leży w ustawie, tylko w ostatnim paragrafie wzoru umowy: „wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej”. Znaczenie tego zdania zależy od końcówki.

• Forma pisemna bez dopisku o rygorze. Art. 76 KC rozstrzyga wątpliwość tak: „gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych”. Aneks podpisany online jest wtedy ważny.
• Między przedsiębiorcami nawet ograniczenia dowodowe odpadają. Art. 74 § 4 KC: „Przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami”.
• Forma pisemna pod rygorem nieważności. Tu aneks trzeba podpisać odręcznie albo podpisem kwalifikowanym, bo art. 76 KC mówi, że zastrzeżona forma jest wtedy warunkiem dojścia czynności do skutku.

Jeżeli Twoje umowy mają rygor nieważności, a aneksy podpisujesz regularnie, najprościej zmienić tę klauzulę przy najbliższym aneksie podpisanym w formie pisemnej. Nowe brzmienie w rodzaju „zmiany umowy wymagają formy dokumentowej” otwiera drogę do wszystkich kolejnych aneksów online.

Najwięcej czasu firmy tracą nie na jednym aneksie, tylko na tym samym aneksie wysyłanym do kilkudziesięciu klientów: nowy cennik od stycznia, zmiana stawki godzinowej, przedłużenie umów abonamentowych na kolejny rok. Na papierze to wydruki, koperty i tygodnie dzwonienia.

Masowa wysyłka robi z jednego PDF osobny dokument dla każdego odbiorcy, do 200 w jednym uruchomieniu. Każdy klient dostaje link, podpisuje swój egzemplarz i otrzymuje własną Kartę Podpisów. W panelu od razu widać, kto podpisał, a kto czeka, a automatyczne przypomnienia robią za Ciebie dwa kolejne kontakty.

W masowej wysyłce aneks działa jak propozycja zmiany warunków od Twojej firmy: treść wychodzi z firmowego konta, a klient przyjmuje ją swoim podpisem. Jeżeli na każdym egzemplarzu ma widnieć także podpis osoby reprezentującej firmę, wysyłaj aneksy pojedynczo z dwoma sygnatariuszami albo zautomatyzuj to przez REST API w planach Business i Team.

Uczciwie: są umowy, przy których zwykły ani zaawansowany podpis elektroniczny nie wystarczą, bo ustawa żąda formy pisemnej albo notarialnej. Aneks do nich dziedziczy ten wymóg.

• Umowa o pracę. Zmiana warunków wymaga formy pisemnej, więc elektronicznie tylko podpisem kwalifikowanym.
• Przeniesienie autorskich praw majątkowych. Forma pisemna pod rygorem nieważności, także gdy aneks rozszerza pola eksploatacji.
• Najem okazjonalny i umowy notarialne. Zmiany wymagają co najmniej formy pisemnej albo aktu notarialnego.
• Umowy z rygorem nieważności w klauzuli. Opisane wyżej, do czasu zmiany klauzuli.

Jeżeli w takim przypadku potrzebujesz podpisu kwalifikowanego, nasz serwis go nie wydaje. Pełną listę umów i form znajdziesz na stronie jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Treść aneksu online nie różni się od papierowego, z jednym wyjątkiem: nie piszesz o „dwóch jednobrzmiących egzemplarzach”, bo obie strony dostają ten sam plik. Sprawdzona struktura:

• Oznaczenie umowy. Numer, data zawarcia i strony umowy głównej, żeby nie było wątpliwości, co zmieniacie.
• Strony z reprezentacją. Imię, nazwisko i funkcja osób podpisujących, zgodnie z KRS albo pełnomocnictwem.
• Nowe brzmienie paragrafów. Zmieniany zapis w całości, a nie opis zmiany.
• Data wejścia w życie. Może być późniejsza niż data podpisu, na przykład 1 stycznia.
• Klauzula końcowa. Pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian, a aneks sporządzono w postaci elektronicznej.

Datę podpisu zapisuje Karta Podpisów i nie da się jej cofnąć. Jeżeli zmiany mają obowiązywać od wcześniejszego dnia, wpisz to wprost w treści aneksu jako datę, od której strony stosują nowe warunki.

W podpiszmy.pl płacisz abonament, a nie za każdy dokument. Plan Business to 49 zł netto miesięcznie albo 288 zł netto rocznie, plan Team dla 5 osób 149 zł netto miesięcznie albo 888 zł netto rocznie. Do kwot doliczany jest 23% VAT. Plany płatne nie mają licznika dokumentów przy normalnym, regularnym korzystaniu, więc sezonowa waloryzacja dla 150 klientów nie zmienia rachunku. Nowe konto dostaje darmowe demo: 3 dokumenty na próbę, jednorazowo, bez karty płatniczej.

Dla porównania: Autenti w planie PRO miesięcznym kosztuje 139 zł netto za 10 dokumentów w miesiącu, więc jedna waloryzacja dla kilkudziesięciu klientów wychodzi poza limit. Szczegółowe zestawienie znajdziesz na stronach Autenti cennik i podpis elektroniczny cena.