Wypowiedzenie umowy mailem i elektronicznie w formie dokumentowej z dowodem doręczenia

Tak. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, do jej wypowiedzenia wystarcza forma dokumentowa, a e-mail tę formę spełnia. Wynika to wprost z przepisu, więc nie jest to kwestia interpretacji ani praktyki rynkowej.

Art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego brzmi: „Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę”.

Warto zwrócić uwagę na konstrukcję tego zdania. Ustawodawca wymienia trzy różne czynności (rozwiązanie za zgodą stron, odstąpienie, wypowiedzenie) i przypisuje im wszystkim jedną, tę samą, najniższą formę. Robi to niezależnie od tego, czy umowa była zawarta na papierze, mailem, czy podpisem kwalifikowanym. Dopiero na końcu dopuszcza odstępstwo: „chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę”. To właśnie w tym zastrzeżeniu siedzą wszystkie realne wyjątki, opisane niżej.

Czym jest forma dokumentowa, mówi art. 77(2) KC: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Nie ma tu ani słowa o podpisie. Dokumentem jest zaś, zgodnie z art. 77(3) KC, „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”, czyli także wiadomość e-mail czy SMS. Szerzej opisaliśmy to w tekście o tym, czym jest forma dokumentowa.

Najczęstsze nieporozumienie brzmi: „umowa była pisemna, więc wypowiedzenie też musi być pisemne”. To intuicyjne i nieprawdziwe. Reguła „taka sama forma” dotyczy zmiany umowy, a nie jej zakończenia, i siedzi w innym paragrafie.

Art. 77 § 1 KC: „Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. To jest przepis o aneksie i to on każe zachować formę umowy pierwotnej. Piszemy o nim osobno przy okazji pytania, czy aneks do umowy można podpisać elektronicznie.

Wypowiedzenie nie jest zmianą umowy. Nie modyfikuje jej treści, tylko ją kończy, dlatego ustawodawca umieścił je w § 2 i świadomie obniżył wymóg. Efekt jest taki, że w tej samej umowie aneks może wymagać formy pisemnej, a wypowiedzenie już nie. To nie jest luka ani niekonsekwencja: zmiana treści zobowiązania rodzi więcej sporów o brzmienie niż samo jego zakończenie.

Praktyczny wniosek: jeżeli w umowie pisemnej z kontrahentem chcesz zmienić stawkę, potrzebujesz formy pisemnej albo równoważnej jej formy elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. Jeżeli chcesz tę samą umowę zakończyć, wystarczy dokument, z którego wynika, kto składa oświadczenie.

Mniej, niż większość osób zakłada. Sam fakt wpisania takiej klauzuli do umowy zwykle nie unieważnia wypowiedzenia wysłanego mailem, a między przedsiębiorcami nie wywołuje w praktyce żadnego skutku.

Rozstrzyga art. 76 KC: „Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych”.

Zdanie drugie jest tu kluczowe. Typowa klauzula końcowa brzmi „wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej” i na tym się kończy. Nie mówi, co się stanie, gdy formy nie zachowasz. W razie wątpliwości przyjmuje się więc, że zastrzeżono ją wyłącznie dla celów dowodowych, czyli czynność jest ważna, a ograniczeniu podlega jedynie sposób jej dowodzenia.

Sankcję dowodową opisuje art. 74 § 1 KC: przy niezachowaniu formy „nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności”. Zwróć uwagę, czego ten przepis nie zabrania: dowodu z dokumentu. Skoro wypowiedzenie wysłałeś mailem i masz plik i zapis wysłania i otwarcia w śladzie audytowym, a po podpisie adresata także Kartę Podpisów, dowodzisz dokumentami, a nie zeznaniami, więc ograniczenie w ogóle cię nie dotyka.

Do tego dochodzi przepis, o którym mało kto pamięta. Art. 74 § 4 KC: „Przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami”. W obrocie B2B klauzula o formie pisemnej bez rygoru nieważności zostaje więc bez sankcji: ani nie unieważnia wypowiedzenia, ani nie blokuje dowodu ze świadków.

Kiedy klauzula naprawdę gryzie? Wtedy, gdy strony określiły skutki, czyli napisały „pod rygorem nieważności”. Wtedy działa zdanie pierwsze art. 76 KC i czynność dochodzi do skutku tylko w zastrzeżonej formie. Przed wysłaniem wypowiedzenia mailem sprawdź więc w umowie dokładnie jedną rzecz: czy obok słowa „pisemnej” stoi zwrot „pod rygorem nieważności”.

Wyjątki są nieliczne, ale twarde i lepiej znać je na pamięć niż odkrywać po fakcie. W każdym z tych przypadków wypowiedzenie wysłane samym mailem albo podpisane zwykłym podpisem elektronicznym będzie wadliwe.

Umowa o pracę. Art. 30 § 3 Kodeksu pracy: „Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie”. Formę pisemną w postaci elektronicznej daje wyłącznie podpis kwalifikowany (art. 78(1) § 1 KC). Zwykły podpis elektroniczny tu nie wystarczy i nie próbuj obchodzić tego skanem. Sama forma to zresztą mniejszy problem niż kalendarz: świadectwo pracy trzeba wydać w dniu ustania stosunku pracy, a wyrejestrowanie z ZUS złożyć w ciągu siedmiu dni, więc pracodawcy przyda się lista ustawowych terminów przy rozstaniu z pracownikiem.

Wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy. Ta sama zasada obejmuje wypowiedzenie samych warunków umowy o pracę. Art. 42 § 1 KP każe stosować do niego przepisy o wypowiedzeniu umowy, a art. 42 § 2 KP uznaje je za dokonane dopiero wtedy, gdy pracownikowi zaproponowano nowe warunki na piśmie. Propozycja wysłana mailem może więc zostać uznana za niedokonaną. Online podpiszesz za to oświadczenie pracownika o przyjęciu albo odmowie nowych warunków. Terminy i wzór omawiamy w poradniku wypowiedzenie zmieniające.

Wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego przez właściciela. Art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów: „Wypowiedzenie powinno być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie oraz określać przyczynę wypowiedzenia”. Rygor nieważności jest tu wpisany wprost, więc mail nie wchodzi w grę. Uwaga: przepis dotyczy lokali mieszkalnych i wypowiedzenia składanego przez właściciela. Najem lokalu użytkowego między firmami rządzi się art. 77 § 2 KC, czyli wypowiesz go elektronicznie. Więcej o samych umowach najmu piszemy na stronie o podpisie elektronicznym przy umowie najmu.

Umowa zawarta w formie szczególnej. Art. 77 § 3 KC: „Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem”. Jeżeli umowa szła przez notariusza albo wymagała podpisów notarialnie poświadczonych, jej rozwiązanie za porozumieniem stron wraca do notariusza.

Klauzula z rygorem nieważności. Opisana wyżej. Jeżeli umowa mówi „pod rygorem nieważności na piśmie”, to wiąże, bo art. 77 § 2 KC sam dopuszcza, by umowa zastrzegła inną formę.

Wspólny mianownik tych czterech przypadków jest prosty: wszędzie tam ustawa lub sama umowa żąda formy pisemnej, a nie dokumentowej. Granicę między jedną a drugą tłumaczymy szerzej na stronie o mocy prawnej podpisu elektronicznego.

Te trzy pojęcia mieszają się w potocznym języku, a różnią skutkami. Co ciekawe, art. 77 § 2 KC celowo traktuje je formalnie tak samo, więc z punktu widzenia podpisu elektronicznego wybór między nimi niczego nie zmienia. Zmienia natomiast to, od kiedy umowa przestaje obowiązywać i co dzieje się z tym, co już wykonano.

Wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie kończące umowę na przyszłość, zwykle po upływie okresu wypowiedzenia. Dotyczy umów ciągłych: najmu, zlecenia, abonamentu, stałej obsługi. Nie potrzebuje zgody drugiej strony.

Rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga dwóch oświadczeń zgodnych co do treści. Strony same ustalają datę zakończenia, więc mogą pominąć okres wypowiedzenia. To jedyna z tych trzech czynności, która przy umowie notarialnej wraca do notariusza (art. 77 § 3 KC).

Odstąpienie działa co do zasady wstecz: traktuje się umowę jak niezawartą i strony zwracają sobie, co świadczyły. Wymaga podstawy, czyli albo zastrzeżenia umownego, albo przepisu ustawy. Nie da się odstąpić od umowy tylko dlatego, że przestała się opłacać.

Przy umowach ciągłych praktyczna zasada jest taka: jeżeli chcesz zakończyć współpracę na przyszłość, wypowiadasz. Jeżeli chcesz się z niej wycofać tak, jakby nigdy jej nie było, i masz do tego podstawę, odstępujesz. Sam mechanizm podpisania i doręczenia jest w obu przypadkach identyczny.

Wypowiedzenie umowy wzór uniwersalny to dobry punkt wyjścia, ale tylko wtedy, gdy wiesz, jakiej umowy dotyczy. Każde wypowiedzenie musi zawierać te same cztery elementy: oznaczenie stron, wskazanie umowy (data, numer), jednoznaczne oświadczenie „wypowiadam” oraz datę, z którą umowa się rozwiązuje. Reszta, czyli podstawa prawna, długość wypowiedzenia i to, czy trzeba podać przyczynę, zależy od rodzaju umowy. Dlatego zamiast jednego wzoru na wszystko przygotowaliśmy osobne wzory do pobrania w PDF:

• wypowiedzenie umowy o pracę: wzór dla pracownika do druku, bo Kodeks pracy wymaga pisma,
• wypowiedzenie umowy zlecenia: dwa warianty, dla zleceniobiorcy i zleceniodawcy, bez podania przyczyny,
• wypowiedzenie umowy B2B: wzór wypowiedzenia umowy o współpracy między firmami,
• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron: gdy obie strony chcą zakończyć umowę bez okresu wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem następuje dopiero z upływem okresu wypowiedzenia, a nie w dniu wysłania pisma. Długość wypowiedzenia wynika najpierw z umowy, a gdy umowa milczy, z ustawy. Dla porównania: przy umowie o pracę to od 2 tygodni do 3 miesięcy zależnie od stażu (art. 36 § 1 KP), przy najmie na czas nieoznaczonym z czynszem płatnym miesięcznie miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 673 § 2 KC), a przy zleceniu ustawa nie przewiduje żadnego okresu, bo każda strona może wypowiedzieć je w każdym czasie (art. 746 KC). Okres liczy się od chwili, w której wypowiedzenie doszło do adresata, dlatego dowód doręczenia jest tak samo ważny jak sama treść.

Od chwili, w której oświadczenie dotarło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Nie od chwili wysłania i nie od chwili faktycznego przeczytania.

Art. 61 § 1 KC: „Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią”. Dla kanału elektronicznego jest przepis osobny, art. 61 § 2 KC: „Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią”.

Konstrukcja jest korzystna dla nadawcy: liczy się możliwość zapoznania się, a nie samo zapoznanie. Adresat, który nie zagląda do skrzynki, nie zatrzymuje biegu terminu. Ciężar wykazania, że wiadomość trafiła na serwer odbiorcy i była dostępna, spoczywa jednak na tym, kto wypowiada. Sam wysłany e-mail bywa tu słabym dowodem, bo pokazuje wyłącznie własne działanie nadawcy.

Dlatego zapis zdarzeń jest w tym miejscu wart tyle samo co sam podpis. Data i godzina otwarcia linku przez odbiorcę pokazują, że najpóźniej wtedy mógł zapoznać się z treścią, a jego podpis to potwierdza. Jeżeli spór dotyczy jednego dnia, a przy okresach liczonych na koniec miesiąca kalendarzowego bardzo często dotyczy, ten zapis mocno pomaga. Gdy adresat linku nie otworzy, wyślij wypowiedzenie także inną drogą, z dowodem doręczenia. Kto potrzebuje mocniejszego dowodu daty, powinien sięgnąć po znacznik czasu w podpisie elektronicznym.

Osobno warto zapamiętać, że data podpisania wypowiedzenia, data jego doręczenia i data rozwiązania umowy to trzy różne daty. Ta sama pułapka wraca przy zawieraniu umów, opisaliśmy ją w tekście o dacie zawarcia umowy podpisanej elektronicznie.

Z punktu widzenia formy dokumentowej nie musi. Art. 77(2) KC nie wymaga podpisu, tylko możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie. Wypowiedzenie wysłane z imiennego adresu e-mail, bez żadnego podpisu w treści, formę spełnia.

To odpowiedź na przepis, nie rekomendacja. W praktyce podpis elektroniczny robi trzy rzeczy, których goły e-mail nie zrobi. Po pierwsze, przypina oświadczenie do konkretnej osoby w sposób, którego nie trzeba potem tłumaczyć biegłemu. Po drugie, zamraża treść: skrót SHA-256 pozwala wykazać, że plik okazany w sądzie jest tym samym plikiem, który wysłałeś. Po trzecie, dokłada zapis wysłania i otwarcia linku przez adresata, czyli dowód, którego brakuje w zwykłej korespondencji.

Jest jeszcze argument czysto praktyczny. Odbiorca, który dostaje wypowiedzenie w formie podpisanego dokumentu z kartą zdarzeń, rzadziej próbuje kwestionować sam fakt jego otrzymania. Spór o to, czy mail „gdzieś zaginął”, potrafi kosztować więcej niż cała umowa, o którą chodzi.

Nie. Przy dokumencie elektronicznym pojęcie egzemplarza w ogóle nie występuje. Oryginałem jest plik, a każda jego kopia jest identyczna co do bitu, więc jest kolejnym oryginałem, a nie odpisem.

Wymóg „dwóch jednobrzmiących egzemplarzy” to konwencja papierowa: bierze się stąd, że przy papierze każda ze stron musi mieć u siebie fizyczny nośnik z podpisem. W obrocie elektronicznym obie strony mają ten sam plik i ten sam skrót kryptograficzny, więc pytanie o liczbę egzemplarzy traci sens. Rozwijamy ten wątek na stronie o umowie podpisanej elektronicznie.

Praktycznie oznacza to, że po wypowiedzeniu warto zachować trzy rzeczy: sam plik PDF, Kartę Podpisów z zapisem zdarzeń oraz wiadomość, którą dokument został doręczony. Ten komplet zastępuje papierowy egzemplarz z podpisem i jest od niego łatwiejszy do odtworzenia po latach.