Czy wypowiedzenie a rozwiązanie umowy to to samo? Nie, to trzy różne czynności

Krótka odpowiedź: nie, to nie to samo. Wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie kończące umowę na przyszłość, zwykle po okresie wypowiedzenia. Rozwiązanie za porozumieniem stron wymaga zgodnych oświadczeń obu stron i pozwala ustalić dowolną datę zakończenia. Odstąpienie działa co do zasady wstecz, traktuje umowę jak niezawartą i wymaga podstawy w ustawie albo w umowie. Formę wszystkim trzem wyznacza jednak ten sam przepis, art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego, i jest to forma dokumentowa.

W codziennej korespondencji te trzy słowa są używane wymiennie. „Rozwiązujemy umowę”, „wypowiadamy współpracę”, „odstępujemy od zamówienia” brzmią jak synonimy, a nie są. Wybór jednej z tych czynności przesądza o dwóch rzeczach, o które potem toczą się spory: od kiedy umowa przestaje wiązać i co dzieje się z tym, co już zostało wykonane i zapłacone.

Trzy czynności w jednej tabeli

Poniższe zestawienie porządkuje różnice. Wszystkie trzy pozycje dotyczą umów cywilnych, nie umowy o pracę, która ma własne przepisy w Kodeksie pracy.

Czym jest wypowiedzenie umowy

Wypowiedzenie to oświadczenie jednej strony, które kończy umowę na przyszłość. Nie potrzebuje zgody drugiej strony ani jej podpisu. Druga strona może się z nim nie zgadzać i to niczego nie zmienia, bo skutek nastąpi tak czy tak.

Ta czynność pasuje do zobowiązań ciągłych, czyli takich, które trwają w czasie: najmu, zlecenia, stałej obsługi księgowej, abonamentu na oprogramowanie. Przy umowach jednorazowych, na przykład przy sprzedaży konkretnej rzeczy, wypowiadać nie ma czego, bo umowa wykonuje się w jednym momencie.

Prawo do wypowiedzenia musi z czegoś wynikać: albo z przepisu, albo z samej umowy. Przy zleceniu daje je art. 746 § 1 i § 2 KC, pozwalając wypowiedzieć umowę w każdym czasie zarówno dającemu, jak i przyjmującemu zlecenie. Przy najmie i wielu innych umowach źródłem są zwykle postanowienia kontraktu, które wskazują długość okresu wypowiedzenia.

Kluczowa jest data. Okres wypowiedzenia liczy się od skutecznego złożenia oświadczenia drugiej stronie, a nie od jego napisania czy wysłania. Przy okresach liczonych na koniec miesiąca kalendarzowego jeden dzień opóźnienia przesuwa koniec umowy o cały kolejny miesiąc, razem z fakturą za ten miesiąc.

Czym jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie za porozumieniem stron to nie oświadczenie, tylko odrębna umowa: obie strony zgodnie postanawiają, że dotychczasowa umowa przestaje je wiązać. Skoro jest to porozumienie, potrzebne są dwa zgodne oświadczenia woli.

Największa zaleta tej drogi to swoboda daty. Strony mogą zakończyć umowę z dnia na dzień, całkowicie pomijając okres wypowiedzenia, albo przeciwnie, ustalić datę odległą i dopisać, jak do tego czasu wygląda współpraca. Mogą też przy okazji rozliczyć zaliczki, zwrot sprzętu czy zakaz konkurencji, czego jednostronne wypowiedzenie nie załatwi.

Jest jednak haczyk, o którym łatwo zapomnieć. Rozwiązanie za porozumieniem stron jako jedyna z trzech opisywanych czynności przy umowach w formie szczególnej wraca do tej właśnie formy. Art. 77 § 3 KC stanowi, że jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką przewidziano do zawarcia, natomiast odstąpienie albo wypowiedzenie powinno być tylko stwierdzone pismem. Umowa notarialna rozwiązywana zgodnie wraca więc do notariusza, a wypowiadana już nie.

Czym jest odstąpienie od umowy

Odstąpienie jest najostrzejsze z trzech. Co do zasady działa wstecz, czyli umowę uważa się za niezawartą, a strony zwracają sobie wszystko, co dotąd świadczyły. To dlatego nie da się odstąpić od umowy tylko dlatego, że przestała się opłacać.

Odstąpienie zawsze musi mieć podstawę. Jedną grupą są przepisy ustawy, na przykład zwłoka w wykonaniu zobowiązania wzajemnego albo prawo konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Drugą jest umowne prawo odstąpienia, które strony wpisują do kontraktu, zwykle wskazując termin, w jakim można z niego skorzystać.

Przy zobowiązaniach ciągłych odstąpienie ze skutkiem wstecznym bywa niepraktyczne albo wprost niewykonalne. Trudno „odkręcić” dwa lata najmu albo wykonaną już obsługę księgową, bo świadczeń tego rodzaju nie da się zwrócić. Dlatego przy usługach rozliczanych okresowo strony częściej sięgają po wypowiedzenie, nawet gdy formalnie mają zastrzeżone prawo odstąpienia.

Odstąpienie od umowy a wypowiedzenie: najważniejsza różnica

Obie czynności są jednostronne i obie nie wymagają zgody drugiej strony. Różnica sprowadza się do jednego pytania: co dzieje się z przeszłością.

Po wypowiedzeniu wszystko, co wydarzyło się do dnia zakończenia umowy, zostaje jak było. Wykonane usługi pozostają wykonane, wystawione faktury pozostają należne, zapłacone kwoty nie wracają. Umowa po prostu przestaje obowiązywać od pewnego momentu w przód.

Po odstąpieniu strony wracają do punktu wyjścia. Sprzedawca oddaje cenę, kupujący rzecz, a wykonawca zwraca zaliczkę. W praktyce najwięcej sporów dotyczy właśnie tego rozliczenia, bo przy usługach częściowo wykonanych zwrot bywa niemożliwy i trzeba go zastąpić zapłatą wartości.

Stąd prosta zasada wyboru. Chcesz zakończyć współpracę na przyszłość i rozstać się w zgodzie z tym, co już było, wypowiadasz. Chcesz się wycofać tak, jakby umowy nigdy nie było, i masz do tego podstawę, odstępujesz.

Czy każda z tych czynności wymaga innej formy?

Nie. To najbardziej praktyczna wiadomość w całym temacie: skutki tych trzech czynności różnią się bardzo, a wymóg formy jest dla nich wspólny i niski.

Art. 77 § 2 KC brzmi: „Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę”. Ustawodawca wymienia wszystkie trzy czynności w jednym zdaniu i przypisuje im jedną formę: dokumentową.

Forma dokumentowa to najniższy próg w Kodeksie cywilnym. Nie wymaga podpisu, wystarczy dokument, z którego da się ustalić osobę składającą oświadczenie. Spełnia ją e-mail, SMS i zwykły podpis elektroniczny. Co ważne, wymóg jest ten sam także wtedy, gdy sama umowa była zawarta na papierze: umowę podpisaną długopisem wolno wypowiedzieć wiadomością elektroniczną. Rozwijamy to na stronie o wypowiedzeniu umowy mailem i elektronicznie.

Wyjątki są nieliczne. Umowa o pracę ma własny przepis, art. 30 § 3 Kodeksu pracy, który żąda formy pisemnej. Wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego przez właściciela wymaga pisma pod rygorem nieważności i wskazania przyczyny. Umowy w formie szczególnej podlegają opisanemu wyżej art. 77 § 3 KC. Poza tym obowiązuje zasada ogólna, a jest ona łagodna.

Co dzieje się z rozliczeniami po zakończeniu umowy

Zakończenie umowy nie kasuje długów powstałych, zanim się skończyła. To druga po dacie najczęstsza przyczyna nieporozumień, zwłaszcza gdy strona kończąca współpracę zakłada, że wraz z umową znikają też jej zobowiązania.

Po wypowiedzeniu należności za okresy już wykonane pozostają wymagalne w całości. Po odstąpieniu rozliczenie jest inne, bo strony zwracają sobie świadczenia, ale i tu za to, czego zwrócić się nie da, należy się zapłata odpowiadająca wartości. W obu przypadkach faktury wystawione przed zakończeniem umowy trzeba po prostu uregulować.

W praktyce oznacza to, że po rozstaniu z kontrahentem zostaje zwykle otwarty rachunek. Jeżeli kontrahent zwleka, a firma potrzebuje pieniędzy szybciej niż wynika to z terminu płatności, można nie czekać na przelew i sprzedać niezapłaconą fakturę zamiast finansować cudze opóźnienie z własnego kapitału obrotowego. To decyzja czysto finansowa i z formą zakończenia umowy nie ma nic wspólnego, ale zapada zwykle w tym samym tygodniu.

Której czynności użyć: krótka ściąga

Poniższe reguły pokrywają większość sytuacji w obrocie między firmami.

• Umowa ciągła, chcesz skończyć na przyszłość: wypowiedzenie. Sprawdź w umowie długość okresu wypowiedzenia i moment, od którego biegnie.
• Chcesz skończyć od zaraz, a druga strona się zgadza: rozwiązanie za porozumieniem stron. Przy okazji rozlicz zaliczki, sprzęt i dostępy do systemów.
• Druga strona nie wykonała zobowiązania, a ty chcesz odzyskać to, co dałeś: odstąpienie, o ile masz podstawę ustawową albo umowną.
• Nie wiesz, czy masz podstawę do odstąpienia: wypowiedz i dochodź odszkodowania osobno. Odstąpienie bez podstawy bywa bezskuteczne, a wtedy umowa dalej trwa i to ty jesteś w zwłoce.

Niezależnie od wyboru zadbaj o dowód doręczenia. Skuteczność każdej z tych czynności zależy od chwili, w której oświadczenie dotarło do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 i § 2 KC). Sam wysłany e-mail dokumentuje wyłącznie twoje działanie, a nie to, co stało się po stronie odbiorcy, dlatego przy ważniejszych kontraktach warto korzystać z narzędzia, które zapisuje moment otwarcia i pobrania dokumentu.

Najczęstsze pytania

Czy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron wymaga formy pisemnej?
Co do zasady nie. Art. 77 § 2 KC żąda formy dokumentowej, którą spełnia wymiana wiadomości albo podpis elektroniczny. Wyjątkiem są umowy zawarte w formie szczególnej, bo wtedy zgodnie z art. 77 § 3 KC rozwiązanie wraca do formy, w jakiej umowę zawarto.

Czy można wypowiedzieć umowę zawartą ustnie?
Tak. Art. 77 § 2 KC dotyczy umów zawartych w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, więc przy umowie ustnej nie stawia żadnego wymogu formalnego. Dla dowodu i tak warto złożyć wypowiedzenie na piśmie albo elektronicznie.

Czy wypowiedzenie można cofnąć?
Tylko wtedy, gdy odwołanie dotrze do drugiej strony jednocześnie z wypowiedzeniem albo wcześniej (art. 61 § 1 KC). Później potrzebna jest już zgoda drugiej strony, czyli w praktyce nowe porozumienie.

Czy odstąpienie od umowy zawsze działa wstecz?
Co do zasady tak, ale przy zobowiązaniach ciągłych i przy świadczeniach, których nie da się zwrócić, rozliczenie sprowadza się do zapłaty wartości tego, co wykonano. Umowa może też sama określić skutki odstąpienia inaczej.

Jeżeli zastanawiasz się nie nad wyborem czynności, tylko nad tym, czy wolno ją złożyć elektronicznie, odpowiedź znajdziesz na stronie o wypowiedzeniu umowy elektronicznie. Jeżeli natomiast chcesz umowę zmienić, a nie zakończyć, obowiązuje surowsza reguła z art. 77 § 1 KC, którą opisaliśmy w tekście o tym, czy aneks do umowy można podpisać elektronicznie.