Jakie umowy można podpisać elektronicznie: lista dokumentów, forma pisemna a dokumentowa

Zwykłym podpisem elektronicznym można podpisać każdą umowę, dla której przepis nie zastrzega formy pisemnej, aktu notarialnego ani podpisów poświadczonych. W polskim prawie to zdecydowana większość umów zawieranych w obrocie gospodarczym: zlecenie, dzieło, współpraca B2B, NDA, sprzedaż rzeczy ruchomych, świadczenie usług, najem do roku. Dla nich obowiązuje zasada swobody formy z art. 60 KC, więc podpis pod PDF wysłany linkiem jest tak samo skuteczny jak długopis.

Problem zaczyna się przy kilkunastu wyjątkach, w których ustawodawca formę zastrzegł. I tu jest niuans, który przesądza o wszystkim: nie każdy wymóg formy pisemnej oznacza to samo. Czasem brak formy unieważnia umowę, czasem tylko utrudnia dowodzenie, a czasem zmienia treść umowy, nie ruszając jej ważności. Poniższe cztery tabele rozdzielają te przypadki.

Dla tych dokumentów certyfikat kwalifikowany nie jest potrzebny. Wystarczy zwykły podpis elektroniczny (SES) ze śladem audytowym, czyli dokładnie to, co robi podpiszmy.pl.

Dwa wiersze wymagają komentarza. Umowa pożyczki powyżej 1000 zł wymaga formy dokumentowej (art. 720 § 2 KC), a nie pisemnej, i zwykły podpis elektroniczny tę formę spełnia z zapasem, także gdy strony nigdy się nie spotkają (zobacz umowa pożyczki na odległość). Umowa powierzenia przetwarzania danych ma w art. 28 ust. 9 RODO własne, unijne pojęcie formy pisemnej, które wprost dopuszcza formę elektroniczną i nie odsyła do art. 78(1) KC. To dlatego DPA można podpisać zwykłym e-podpisem, choć polska forma pisemna wymagałaby podpisu kwalifikowanego.

Jeśli przepis zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy. Formę pisemną spełnia tylko podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78(1) § 1 KC). Umowa podpisana w takim wypadku zwykłym e-podpisem jest nieważna od początku, a nie tylko trudna do udowodnienia.

Tego my nie zrobimy i nie ma sensu udawać inaczej. Jeżeli przenosisz autorskie prawa majątkowe albo podpisujesz leasing, potrzebujesz certyfikatu kwalifikowanego po obu stronach. Warto natomiast wiedzieć, że licencja niewyłączna nie ma zastrzeżonej formy, więc jeśli celem jest tylko zgoda na korzystanie z utworu, a nie przeniesienie praw, zwykły podpis elektroniczny załatwia sprawę.

To grupa najczęściej mylona z poprzednią. Przepis mówi „powinna być zawarta na piśmie”, ale nie dodaje „pod rygorem nieważności”. Umowa podpisana elektronicznie jest wtedy ważna, tylko ustawa wiąże z brakiem formy inny skutek.

Najciekawszy jest art. 660 KC. Umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok „powinna być zawarta na piśmie”, a w razie niezachowania tej formy „poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony”. Umowa zostaje w mocy, ale traci sztywny termin, co dla wynajmującego bywa dotkliwe. Przy robotach budowlanych brak formy oznacza z kolei ograniczenia dowodowe z art. 74 § 1 KC.

I najważniejsza informacja dla firm: art. 74 § 4 KC wyłącza skutki niezachowania formy dowodowej w stosunkach między przedsiębiorcami. W obrocie B2B forma zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych praktycznie nie działa, więc ryzyko podpisania takiej umowy elektronicznie jest bliskie zeru.

Formy aktu notarialnego nie zastąpi nawet podpis kwalifikowany. Akt notarialny sporządza notariusz i wymaga obecności stron, więc żadna platforma do podpisu elektronicznego nie jest tu alternatywą.

Podobnie działa forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi przy zbyciu udziałów w spółce z o.o. Wyjątkiem jest tryb S24, w którym umowę spółki zawiera się przez system teleinformatyczny na urzędowym wzorcu, z podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym.

Trzy pojęcia z Kodeksu cywilnego, które w praktyce decydują o tym, czy nasz podpis wystarczy.

Forma dokumentowa (art. 77(2) KC) wymaga złożenia oświadczenia w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej. Wystarczy e-mail, skan, wiadomość w komunikatorze, a tym bardziej podpis przez link z zapisanym adresem IP i znacznikiem czasu. To najniższy próg i zwykły podpis elektroniczny spełnia go bez wyjątku.

Forma pisemna (art. 78 § 1 KC) wymaga własnoręcznego podpisu na dokumencie. Forma elektroniczna (art. 78(1) § 1 KC) to oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym i jest równoważna formie pisemnej. Zwykły podpis elektroniczny nie jest formą elektroniczną w rozumieniu Kodeksu cywilnego, choć jest podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS. Ta rozbieżność nazw jest źródłem większości nieporozumień w tym temacie.

Niezależnie od formy działa art. 25 ust. 1 eIDAS: podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego.

Trzy pytania, które zajmują minutę i wystarczają w większości przypadków.

1. Czy przepis szczególny zastrzega formę? Jeśli nie znajdziesz przepisu o formie, obowiązuje swoboda z art. 60 KC i zwykły podpis elektroniczny wystarczy. Tak jest przy zleceniu, dziele, współpracy B2B i NDA.

2. Czy przy formie pisemnej pada zwrot „pod rygorem nieważności”? Jeśli tak, potrzebny jest podpis kwalifikowany. Jeśli nie, umowa podpisana elektronicznie pozostaje ważna, a w relacjach B2B art. 74 § 4 KC znosi nawet skutki dowodowe.

3. Czy strony same zastrzegły formę w umowie? Firmy o tym zapominają. Jeżeli umowa ramowa mówi, że zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, aneks podpisany zwykłym e-podpisem będzie nieważny, choćby ustawa niczego nie wymagała. Przed przejściem na podpis elektroniczny warto przejrzeć klauzule końcowe wzorów umów i zamienić „formę pisemną” na „formę dokumentową”.