Podpis elektroniczny NDA: podpisz umowę o zachowaniu poufności online

Tak. Umowa o zachowaniu poufności to zwykła umowa cywilnoprawna, dla której przepisy nie przewidują formy szczególnej. Obowiązuje zasada swobody formy: skoro żaden przepis nie wymaga inaczej, NDA można zawrzeć w dowolny sposób, także elektronicznie. Wystarczy zwykły podpis elektroniczny.

Potwierdza to eIDAS. Art. 25 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo że nie jest podpisem kwalifikowanym. Podpisane online NDA jest więc pełnoprawną umową.

Warto przy okazji rozróżnić dwie rzeczy, które często się myli. Forma dokumentowa z art. 77(2) Kodeksu cywilnego wymaga jedynie złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Spełnia ją nawet mail. Forma pisemna wymaga podpisu własnoręcznego albo jego elektronicznego odpowiednika, czyli podpisu kwalifikowanego. NDA nie potrzebuje formy pisemnej, więc pytanie sprowadza się do jakości dowodu, a nie do ważności umowy.

Zwykle wystarczy do zawarcia umowy, ale to słaby materiał dowodowy. Wymiana maili może spełnić formę dokumentową, jednak w sporze musisz wykazać trzy rzeczy naraz: że oświadczenie złożyła konkretna osoba, że dotyczyło dokładnie tej treści i że treść nie została później podmieniona.

Sama korespondencja rzadko domyka ten dowód. Załącznik może zostać zastąpiony inną wersją, adres nadawcy nie identyfikuje osoby fizycznej, a data w treści dokumentu jest tylko tekstem. Do tego trzeba odtworzyć wątek mailowy, często sprzed dwóch lat i z konta osoby, która już nie pracuje w firmie.

Podpis elektroniczny ze śladem audytowym rozwiązuje to inaczej: dowód nie leży w skrzynce, tylko w podpisanym pliku. Karta Podpisów w finalnym PDF zawiera sygnatariuszy, metodę podpisu, znaczniki czasu, adresy IP i skróty dokumentu. Jeden plik, komplet okoliczności.

Techniczna strona podpisu nie naprawi słabej treści, więc przed wysyłką sprawdź pięć elementów. Po pierwsze, definicję informacji poufnych: im szersza, tym trudniejsza do wyegzekwowania, im węższa, tym większe ryzyko luk. Dobrze działa definicja opisowa plus lista przykładów.

Po drugie, krąg osób, którym wolno ujawnić informacje: pracownicy, doradcy, podwykonawcy, i pod jakim warunkiem. Po trzecie, okres obowiązywania. W Polsce typowy zakres to od dwóch do pięciu lat po zakończeniu współpracy, przy tajemnicy przedsiębiorstwa spotyka się też bezterminowość. Po czwarte, wyłączenia: informacje publicznie znane, uzyskane niezależnie albo ujawniane na żądanie organu.

Po piąte, sankcja. Kara umowna jest w NDA standardem, bo bez niej trzeba udowodnić wysokość szkody, co przy wycieku informacji bywa niewykonalne. Warto pamiętać, że tajemnica przedsiębiorstwa jest chroniona także ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, więc NDA wzmacnia ochronę, a nie tworzy ją od zera.

Umowa o zachowaniu poufności praktycznie zawsze mieści się w zwykłym podpisie elektronicznym. Uwagę trzeba zachować wtedy, gdy NDA jest częścią większego dokumentu, w którym znajdują się klauzule wymagające formy szczególnej.

Klasyczny przykład to umowa o współpracy, która przy okazji przenosi majątkowe prawa autorskie do materiałów przekazanych w trakcie projektu. Przeniesienie tych praw wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a elektronicznie spełnia ją wyłącznie podpis kwalifikowany. Sama część o poufności pozostanie wtedy ważna, ale klauzula o prawach autorskich będzie nieważna. Bezpiecznym rozwiązaniem jest rozdzielenie dokumentów albo zastąpienie przeniesienia praw licencją, która formy pisemnej nie wymaga.

Podobnie działa umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem: ta wymaga formy pisemnej i nie podpiszesz jej zwykłym e-podpisem. NDA z kontrahentem, podwykonawcą, kandydatem na wspólnika czy inwestorem takich ograniczeń nie ma.