Zgody kandydatów i umowy online dla rekruterów: od CV do podpisanej oferty

Kodeks pracy wymienia dane, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia (art. 22¹ § 1). Od wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia można żądać tylko wtedy, gdy są niezbędne na danym stanowisku (§ 2). Przebieg zatrudnienia obejmuje się z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnej i poprzednich pracach, więc pytanie „ile pan teraz zarabia” nie ma oparcia w tym katalogu.

Na inne dane, na przykład zdjęcie w CV, zainteresowania, adres zamieszkania czy dane z profilu zawodowego, podstawą może być zgoda kandydata (art. 22^1a § 1). Brak zgody albo jej wycofanie nie może prowadzić do niekorzystnego traktowania, w szczególności do odmowy zatrudnienia (§ 2). Dane szczególnych kategorii, na przykład o zdrowiu, pracodawca może przetwarzać na podstawie zgody tylko wtedy, gdy kandydat przekazał je z własnej inicjatywy (art. 22^1b § 1).

W praktyce agencji najważniejsze są dwie zgody, które warto zbierać osobnymi dokumentami, a nie jedną klauzulą w stopce CV:

• zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach, dzięki której możesz trzymać kandydata w bazie po zamknięciu projektu, z określonym okresem,
• zgoda na przekazanie profilu konkretnemu klientowi, podpisana przed wysłaniem CV. Chroni przed sytuacją, w której dwie agencje przedstawiają tego samego kandydata, a klient pyta, która miała na to zgodę.

Zgoda z Kartą Podpisów pokazuje, kto, kiedy i na co się zgodził, a wycofanie przyjmiesz tym samym kanałem. Pamiętaj też o obowiązku informacyjnym przy każdym zbieraniu danych.

Kandydat powinien dostać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale, w ogłoszeniu, a jeśli jej tam nie było, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy (art. 18^3ca Kodeksu pracy). Przepis dopuszcza postać papierową lub elektroniczną. Jeśli chcesz mieć dowód przekazania informacji przed rozmową, wyślij ją jako dokument do podpisu: kandydat potwierdza odbiór, a Karta Podpisów zapisuje datę.

Po decyzji wiele firm wysyła ofertę albo list intencyjny z warunkami: stanowisko, wynagrodzenie, data rozpoczęcia, rodzaj umowy. Taki dokument kandydat może podpisać przez link, a pracodawca ma potwierdzenie, że warunki są uzgodnione, zanim kandydat złoży wypowiedzenie u obecnego pracodawcy.

Sama umowa o pracę jest zawierana na piśmie (art. 29 § 2 KP). Forma pisemna to podpis odręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny, który Kodeks cywilny zrównuje z pisemnym (art. 78¹ § 2 KC). Jeśli umowy nie zawarto na piśmie, pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić kandydatowi na piśmie jej strony, rodzaj i warunki. Szczegóły na stronie umowa o pracę a podpis elektroniczny. Dokumenty po zatrudnieniu, takie jak informacja o warunkach zatrudnienia czy skierowanie na badania, przejmuje dział kadr (podpis elektroniczny w HR).

Agencja rekrutacyjna zawiera z klientem umowę na usługę rekrutacji. Najczęściej spory dotyczą trzech rzeczy: kiedy należy się wynagrodzenie (podpisanie umowy przez kandydata czy pierwszy dzień pracy), co z kandydatem zatrudnionym przez klienta bez udziału agencji po otrzymaniu jego CV, i jak działa gwarancja wymiany, gdy kandydat odejdzie w okresie próbnym. Wszystko to warto mieć w umowie podpisanej przed startem projektu, a nie w mailu.

Agencja przetwarza dane kandydatów, które trafiają potem do klienta, więc strony muszą ustalić role w RODO: czy agencja działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie klienta, czy jako odrębny administrator. W pierwszym przypadku potrzebna jest umowa powierzenia. Obie umowy podpiszesz przez link, z kodem SMS dla reprezentanta klienta.

Rekrutacja do pracy tymczasowej to osobny świat, z umowami o pracę tymczasową i uzgodnieniami z pracodawcą użytkownikiem. Opisujemy go na stronie podpis elektroniczny dla agencji pracy.

1. Szablony zgód: przyszłe rekrutacje, przekazanie CV klientowi, kontakt z referencjami. Każda jako osobny PDF, z klauzulą informacyjną.
2. Sygnatariusz: kandydat z imieniem i e-mailem. Nie zakłada konta, podpisuje na telefonie w kilkanaście sekund.
3. Weryfikacja tożsamości przy potwierdzeniu oferty dla kandydata, którego znasz tylko z wideo: kod SMS albo zdjęcie dowodu i twarzy. Przy kandydacie z zagranicy zobacz też podpis elektroniczny dla obcokrajowca.
4. Odrzucenie z uzasadnieniem: kandydat, który nie zgadza się na przekazanie CV jednemu z klientów, odrzuca dokument z opisem, a Ty widzisz to od razu.
5. Karta Podpisów z IP, czasem i skrótem dokumentu to dowód zgody przy kontroli albo sporze z inną agencją.

Zespół rekruterów pracuje na wspólnych szablonach w planie Team, a ATS możesz podłączyć przez API i webhooki w planach Business i Team (cennik). O mocy prawnej podpisu zwykłego i zaawansowanego piszemy na stronie moc prawna.