Umowa o pracę i podpis elektroniczny: co podpiszesz online, a co nadal na piśmie

Można, ale tylko jednym rodzajem podpisu elektronicznego: kwalifikowanym. Art. 29 § 2 KP wymaga formy pisemnej, a Kodeks cywilny (stosowany do stosunku pracy odpowiednio przez art. 300 KP) określa ją tak: do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 § 1 KC). Jedynym zamiennikiem jest forma elektroniczna, czyli oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78(1) KC).

W praktyce oznacza to jedną z dwóch dróg:

• papier: dwa egzemplarze podpisane długopisem, najczęściej pierwszego dnia pracy albo wcześniej, przy okazji wizyty w firmie;
• podpis kwalifikowany po obu stronach: pracownik i osoba reprezentująca pracodawcę podpisują plik certyfikatem kwalifikowanym (karta, podpis w chmurze albo podpis kwalifikowany dostępny przez aplikację banku lub dostawcy).

Podpis zwykły (SES) i zaawansowany (AdES), także ten z weryfikacją dowodu osobistego, pozostają świetnym dowodem tego, kto i kiedy zaakceptował treść, ale formy pisemnej nie spełniają. Nie spełnia jej też skan podpisanej kartki.

Forma pisemna umowy o pracę nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. Umowa zawarta ustnie, mailem albo zwykłym podpisem elektronicznym nawiązuje stosunek pracy. Kodeks przewiduje jednak mechanizm naprawczy: jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 zdanie drugie KP).

Brak takiego potwierdzenia to wykroczenie przeciwko prawom pracownika z art. 281 § 1 pkt 2 KP, zagrożone grzywną nakładaną w praktyce przez inspektora pracy. Wniosek dla firmy: uzgodnienie warunków online jest w porządku, ale pierwszy dzień pracy musi zacząć się od dokumentu podpisanego odręcznie albo kwalifikowanym podpisem.

Ta sama zasada obejmuje zmiany. Art. 29 § 4 KP: zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. Aneks podnoszący wynagrodzenie, zmieniający etat na pół etatu albo przedłużający umowę na czas określony podpisujesz więc tak samo jak umowę. Wypowiedzenie i rozwiązanie bez wypowiedzenia również wymagają pisma (art. 30 § 3 KP), szczegóły w poradniku wypowiedzenie umowy o pracę elektronicznie.

Zgodnie z art. 29 § 1 KP umowa o pracę określa strony, adres siedziby pracodawcy (a gdy pracodawca jest osobą fizyczną bez siedziby, adres zamieszkania), rodzaj umowy, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1. rodzaj pracy;
2. miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
3. wynagrodzenie ze wskazaniem składników;
4. wymiar czasu pracy (pełny etat, pół etatu, inny ułamek);
5. dzień rozpoczęcia pracy;
6. przy umowie na okres próbny: czas trwania lub dzień zakończenia;
7. przy umowie na czas określony: czas trwania lub dzień zakończenia.

Art. 25 § 1 KP zna trzy rodzaje umów. Umowa na okres próbny trwa najwyżej 3 miesiące, a krócej (1 lub 2 miesiące), gdy strony planują potem krótką umowę na czas określony. Umowa na czas określony i łączny okres takich umów między tymi samymi stronami nie mogą przekraczać 33 miesięcy, a umów nie może być więcej niż trzy (art. 25(1) § 1 KP), z wyjątkami między innymi dla umowy na zastępstwo i pracy sezonowej. Umowa na czas nieokreślony nie ma daty końcowej. Okres wypowiedzenia przy umowie na czas określony i nieokreślony zależy od stażu u pracodawcy: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc od 6 miesięcy, 3 miesiące od 3 lat (art. 36 § 1 KP).

Nie publikujemy pełnego wzoru umowy o pracę do podpisu online, bo ten dokument i tak musi trafić na papier albo pod podpis kwalifikowany.

Tu elektroniczny obieg ma pełne oparcie w przepisach albo nie ma żadnego wymogu formy:

• Informacja o warunkach zatrudnienia. Art. 29 § 3 KP każe przekazać ją w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Postać elektroniczna jest dopuszczalna, jeżeli pracownik może ją wydrukować i przechowywać, a pracodawca zachowa dowód przekazania lub otrzymania (art. 29 § 3(4) KP). Karta Podpisów z datą otwarcia i podpisu jest takim dowodem.
• Zapoznanie z regulaminem pracy, który pracodawca musi pokazać przed dopuszczeniem do pracy (art. 104(3) § 2 KP), oraz z oceną ryzyka zawodowego.
• Zgody pracownika, na przykład na wizerunek czy dodatkowe dane. Szczegóły na stronie zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
• Projekt umowy do akceptacji przed pierwszym dniem. Kandydat potwierdza warunki online, a w dniu rozpoczęcia pracy podpisuje ten sam tekst odręcznie.
• Wnioski pracownicze, takie jak wniosek urlopowy.

Uwaga na umowę lojalnościową: Kodeks pracy wymaga dla niej formy pisemnej, więc traktuj ją jak umowę o pracę.

Najrozsądniejszy układ to obieg dwuetapowy. W pierwszym etapie wgrywasz do podpiszmy jeden PDF: informację o warunkach zatrudnienia, regulamin, ocenę ryzyka i oświadczenie ze wzoru powyżej. Dodajesz pracownika jako sygnatariusza, a jeśli dokument ma podpisać także przełożony albo kadrowa, ustawiasz kolejność podpisywania. Przy pracownikach zdalnych włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości (zdjęcie dowodu i twarzy), wtedy dokument otrzymuje poziom podpisu zaawansowanego. Każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów: imię i nazwisko, e-mail, IP, znaczniki czasu i skrót dokumentu.

W drugim etapie podpisujesz samą umowę o pracę odręcznie albo kwalifikowanie, poza naszym serwisem. Przy wielu osobach na tych samych warunkach dokumenty z pierwszego etapu wyślesz masowo, każdy dostaje własny egzemplarz.

• Dopuszczenie do pracy po samej akceptacji mailem. Umowa istnieje, ale brak pisemnego potwierdzenia przed pierwszym dniem to wykroczenie.
• Przedłużenie umowy na czas określony wymianą maili. Wydłużenie okresu trwania to zmiana warunków (art. 29 § 4 KP), a do tego art. 25(1) § 2 KP traktuje je jak zawarcie kolejnej umowy liczonej do limitu trzech.
• Podpis kwalifikowany tylko po jednej stronie. Jeśli pracownik podpisał QES, a pracodawca odręcznie na wydruku, powstają dwa różne dokumenty. Uzgodnij jedną drogę dla obu stron.
• Informacja o warunkach wysłana zwykłym mailem bez potwierdzenia. Przepis wymaga dowodu przekazania lub otrzymania, a sam wysłany mail go nie daje.