Wniosek urlopowy: wzór i akceptacja przełożonego online

Ponieważ przepisy nie narzucają formularza, obowiązkowe są w praktyce te elementy, bez których nie da się urlopu udzielić ani rozliczyć:

1. dane pracownika i stanowisko;
2. rodzaj urlopu (wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny, okolicznościowy);
3. termin od i do oraz liczba dni roboczych;
4. data złożenia wniosku i podpis pracownika;
5. decyzja przełożonego z datą i podpisem.

Wymiar urlopu wynosi 20 dni przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach (art. 154 § 1 KP), a przy niepełnym etacie ustala się go proporcjonalnie. Pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu (art. 152 § 2 KP), więc wniosek typu „rezygnuję z urlopu w tym roku” nie ma skutku.

• Plan urlopów. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem, który pracodawca ustala z uwzględnieniem wniosków pracowników (art. 163 § 1 KP). Pracodawca może planu nie ustalać, jeśli zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa albo gdy jej nie ma; wtedy termin ustala się w porozumieniu z pracownikiem.
• Podział na części. Na wniosek pracownika urlop można podzielić, ale co najmniej jedna część powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 KP).
• Termin. Urlopu udziela się w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 KP).
• Wynagrodzenie. Za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik by otrzymał, gdyby pracował (art. 172 KP).

Urlop na żądanie różni się od zwykłego wniosku tym, że pracodawca jest obowiązany go udzielić: do 4 dni w każdym roku kalendarzowym, w terminie wskazanym przez pracownika. Pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167(2) KP). Dni na żądanie mieszczą się w wymiarze urlopu wypoczynkowego i nie są objęte planem urlopów. W obiegu elektronicznym warto mieć ślad godziny zgłoszenia: Karta Podpisów zapisuje znacznik czasu podpisu pracownika.

Urlop bezpłatny jest zawsze decyzją pracodawcy (art. 174 § 1 KP: „może udzielić”). Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej. Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 KP), dlatego przy dłuższym urlopie warto dopisać do wniosku uzasadnienie i uzgodnić możliwość odwołania z ważnych przyczyn, jeśli urlop ma trwać ponad 3 miesiące (art. 174 § 3 KP).

Wniosek urlopowy nie jest czynnością, dla której ustawa zastrzega formę pisemną, więc wniosek podpisany zwykłym podpisem elektronicznym jest pełnoprawnym dokumentem. Nie potrzebujesz podpisu kwalifikowanego ani po stronie pracownika, ani przełożonego. Wyjątek stanowi sytuacja, w której regulamin pracy w Twojej firmie sam wymaga wniosku „na piśmie”: wtedy zmień regulamin albo doprecyzuj, że chodzi o postać papierową lub elektroniczną.

Na podstawie zatwierdzonych wniosków kadry prowadzą kartę urlopową, czyli ewidencję wykorzystanego urlopu, będącą częścią ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1 KP). Podpisany PDF z Kartą Podpisów to materiał źródłowy do tej karty: widać, kto złożył wniosek, kto go zatwierdził i kiedy.

W podpiszmy nie wypełniasz pól formularza w PDF. Wniosek przygotowujesz ze wzoru powyżej (skopiuj albo pobierz PDF, uzupełnij daty) i wgrywasz gotowy plik. Są dwie typowe drogi:

• Kadry wysyłają wniosek: pracownik zgłasza termin, kadrowa wgrywa uzupełniony wniosek, dodaje pracownika i przełożonego jako sygnatariuszy i włącza kolejność podpisywania. Przełożony widzi wniosek dopiero po podpisie pracownika.
• Pracownik wysyła sam: w planie Team osoby z zespołu firmy mają własny dostęp i same wysyłają wniosek do przełożonego.

Przełożony może dokument odrzucić z uzasadnieniem (na przykład „termin koliduje z inwentaryzacją, proponuję tydzień później”), a odpowiedź trafia do nadawcy. Jeśli wniosek czeka, system wysyła przypomnienia. Wzór zapisz w panelu jako szablon, żeby nie wgrywać go za każdym razem.

• Brak liczby dni. Sam zakres dat nie mówi, ile dni roboczych schodzi z wymiaru, szczególnie przy święcie w środku urlopu.
• Zgoda ustna bez śladu. Kierownik zgodził się na korytarzu, a kadry nic nie wiedzą. Przy sporze o nieobecność decyduje dokument.
• Urlop na żądanie zgłoszony po fakcie. Żądanie złożone następnego dnia nie jest już urlopem na żądanie w rozumieniu art. 167(2) KP.
• Urlop bezpłatny z inicjatywy pracodawcy. Przepis wymaga wniosku pracownika. Wysłanie pracownikowi „wniosku do podpisu” przygotowanego przez firmę, żeby przeczekać przestój, to prosta droga do sporu.

Przy rozstaniu z pracownikiem wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia rządzi się osobnymi zasadami. Zobacz wypowiedzenie umowy o pracę elektronicznie i rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.