Wypowiedzenie umowy o pracę: forma, okresy wypowiedzenia i wzór dla pracownika

Kodeks pracy nie definiuje formy pisemnej, więc przez art. 300 KP stosuje się Kodeks cywilny. Do zachowania formy pisemnej wystarcza własnoręczny podpis na dokumencie (art. 78 § 1 KC), a jej elektronicznym odpowiednikiem jest forma elektroniczna, czyli oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78(1) § 1 i § 2 KC).

Mówimy to otwarcie, choć sami oferujemy podpis zwykły i zaawansowany: samego wypowiedzenia umowy o pracę nie warto podpisywać w podpiszmy ani w żadnym innym systemie bez podpisu kwalifikowanego. Pracownik, który ma podpis kwalifikowany (także jednorazowy), może go użyć; porównanie opcji znajdziesz w tekście jednorazowy podpis kwalifikowany. Pracodawca może wysłać wypowiedzenie podpisane kwalifikowanym podpisem, ale pracownik musi mieć możliwość zapoznania się z nim (art. 61 § 2 KC), więc przy osobach bez firmowej skrzynki papier jest pewniejszy.

Art. 30 § 3 KP mówi, że oświadczenie „powinno” nastąpić na piśmie, i nie przewiduje rygoru nieważności. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że wypowiedzenie złożone bez formy pisemnej jest skuteczne, czyli rozwiązuje umowę, ale jest wadliwe. Skutki są różne dla obu stron.

• Wypowiedzenie przez pracodawcę mailem narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę. Pracownik może się odwołać do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia (art. 264 § 1 KP) i żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania (art. 45 § 1 KP).
• Wypowiedzenie przez pracownika mailem w praktyce zwykle kończy umowę, ale otwiera spór o datę doręczenia, a więc o to, kiedy kończy się okres wypowiedzenia. Pracodawca może też zażądać pisma, a spór o to, kiedy wypowiedzenie skutecznie doręczono, łatwo przenosi się na wypłatę i świadectwo pracy.

Najprościej więc od razu złożyć wypowiedzenie na papierze albo z podpisem kwalifikowanym.

Od 2016 r. umowa na czas określony i na czas nieokreślony mają te same okresy wypowiedzenia. Art. 36 § 1 KP uzależnia je od stażu u danego pracodawcy:

Przy umowie na okres próbny art. 34 KP przewiduje: 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni; 1 tydzień, jeżeli jest dłuższy niż 2 tygodnie; 2 tygodnie, jeżeli wynosi 3 miesiące.

Kilka zasad, które zmieniają datę końcową:

• okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a w miesiącach ostatniego dnia miesiąca (art. 30 § 2(1) KP),
• strony mogą po wypowiedzeniu ustalić wcześniejszy termin rozwiązania, co nie zmienia trybu (art. 36 § 6 KP),
• pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu, z zachowaniem wynagrodzenia (art. 36(2) KP),
• przy wypowiedzeniu przez pracodawcę trwającym co najmniej dwa tygodnie pracownikowi przysługują dni wolne na poszukiwanie pracy (art. 37 KP).

Każda ze stron może rozwiązać umowę za wypowiedzeniem (art. 32 § 1 KP), ale wymagania wobec pisma są różne.

Pracownik

Nie podaje przyczyny, nie potrzebuje zgody pracodawcy i nie musi używać żadnego urzędowego formularza. Wystarczy pismo jak we wzorze wyżej. Pracodawca nie może „nie przyjąć” wypowiedzenia: liczy się to, że doszło do niego tak, że mógł się z nim zapoznać.

Pracodawca

• wskazuje przyczynę wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony i na czas określony (art. 30 § 4 KP),
• zamieszcza pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP),
• zawiadamia zakładową organizację związkową reprezentującą pracownika o zamiarze wypowiedzenia (art. 38 § 1 KP); to zawiadomienie, w odróżnieniu od samego wypowiedzenia, może mieć postać papierową lub elektroniczną,
• sprawdza ochronę przed wypowiedzeniem (ciąża, urlop, wiek przedemerytalny).

Jeżeli obie strony chcą się rozstać szybciej, alternatywą jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, bez okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie to jeden dokument. Wokół niego powstaje kilka innych, dla których przepisy nie wymagają formy pisemnej, a które trzeba podpisać szybko i z dowodem daty. Te dokumenty możesz podpisać online:

• potwierdzenie otrzymania wypowiedzenia przekazanego na papierze albo z podpisem kwalifikowanym: krótki dokument z datą doręczenia, podpisany przez drugą stronę; nie zastępuje formy pisemnej samego wypowiedzenia, ale porządkuje dowód daty,
• protokół zdawczo-odbiorczy laptopa, telefonu, kart i dokumentów,
• ustalenia organizacyjne na okres wypowiedzenia: plan przekazania obowiązków, terminy urlopu, harmonogram ostatnich dni,
• dokumenty dla współpracowników, którzy nie są pracownikami: wypowiedzenie umowy zlecenia i wypowiedzenie umowy B2B podpiszesz w całości online.

Czego u nas nie podpisuj: samego wypowiedzenia umowy o pracę, rozwiązania bez wypowiedzenia i umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, która wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 101(3) KP). Ostrożnie także z porozumieniem o rozwiązaniu umowy, dla którego forma jest dyskusyjna. Granice poszczególnych podpisów opisujemy na stronie moc prawna.

Po upływie okresu wypowiedzenia umowa rozwiązuje się sama (art. 32 § 2 KP). Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (art. 97 § 1 KP), chyba że w ciągu 7 dni nawiąże z pracownikiem kolejny stosunek pracy. Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1(3) KP), więc protokół zdania sprzętu i świadectwo to dwie niezależne sprawy.

Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń następuje w terminie 7 dni od ustania zatrudnienia (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgłoszenie zawiera tryb rozwiązania stosunku pracy i informację, z czyjej inicjatywy nastąpiło, dlatego treść wypowiedzenia powinna być jednoznaczna.