Polityka prywatności podpiszmy.pl

1. Administrator i role

W odniesieniu do danych kont Użytkowników (nadawców) administratorem danych jest administrator serwisu podpiszmy.pl, kontakt: kontakt@podpiszmy.pl . W odniesieniu do dokumentów i danych sygnatariuszy przekazanych przez Użytkownika działamy jako podmiot przetwarzający. Administratorem pozostaje Użytkownik. Umowę powierzenia przetwarzania (DPA) zawierasz w panelu, w zakładce Umowa powierzenia, i pobierasz ją w PDF.

2. Jakie dane przetwarzamy

dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, zaszyfrowane hasło;
dane sygnatariuszy: imię i nazwisko, adres e-mail (opcjonalnie telefon);
kontakty sygnatariuszy: imię i nazwisko, adres e-mail oraz, jeśli Użytkownik je poda, telefon, firma i notatka. Konto przechowuje je w zakładce Kontakty na potrzeby kolejnych wysyłek (osoby, którym wysłano dokument, trafiają tam same). Użytkownik może usunąć każdy kontakt w dowolnej chwili, usunięcie jest trwałe;
dokumenty przekazane do podpisu (szyfrowane);
dane śladu audytowego: adres IP, znacznik czasu, informacje o przeglądarce, metoda podpisu i uwierzytelnienia;
źródło pozyskania konta: identyfikator kliknięcia w reklamę i parametry utm z adresu strony, jeśli konto założono po wejściu z reklamy lub oznaczonego linku (pkt 3b).

3. Podstawa prawna i cel

Dane przetwarzamy na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy (realizacja procesu podpisania);
art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes: zapewnienie dowodu procesu podpisania i dochodzenie lub obrona roszczeń oraz pomiar skuteczności naszych reklam (pkt 3b);
zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a): wyłącznie w zakresie ewentualnej komunikacji marketingowej.

3a. Weryfikacja tożsamości sygnatariusza

Nadawca dokumentu może wymagać, aby osoba podpisująca potwierdziła tożsamość. Sygnatariusz przesyła wtedy zdjęcie dokumentu tożsamości (przód i tył) oraz zdjęcie swojej twarzy. Zdjęcia są przesyłane szyfrowanym połączeniem, zapisywane w postaci zaszyfrowanej i usuwane natychmiast po ocenie, niezależnie od wyniku. Ocena polega na automatycznym porównaniu imienia i nazwiska z dokumentu z danymi sygnatariusza oraz twarzy na zdjęciu z wizerunkiem w dokumencie; wykonuje ją model sztucznej inteligencji zewnętrznego dostawcy modeli sztucznej inteligencji, a gdy ta usługa jest niedostępna, model zapasowego dostawcy tej samej kategorii. Zdjęcia są przekazywane wyłącznie na czas oceny, a żaden z tych dostawców nie wykorzystuje ich do trenowania modeli. Nie odczytujemy ani nie przechowujemy numeru dokumentu, numeru PESEL ani adresu.

W bazie zostaje wynik oceny: status (potwierdzona lub niepotwierdzona), rodzaj dokumentu, informacja o zgodności danych i twarzy oraz data. Wynik trafia do śladu audytowego i na Kartę Podpisów, ponieważ stanowi dowód, kto podpisał dokument. Podstawą przetwarzania wizerunku i danych z dokumentu jest wyraźna zgoda sygnatariusza (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), wyrażana przed przesłaniem zdjęć. Bez zgody weryfikacja nie jest wykonywana, a sygnatariusz może skontaktować się z nadawcą w sprawie innej formy podpisania.

3b. Pomiar skuteczności reklam

Cel: sprawdzamy, które nasze reklamy i kampanie prowadzą do założenia konta i zakupu planu, żeby nie wydawać pieniędzy na reklamy, które nie działają. Zakres: identyfikator kliknięcia w reklamę zapisany w adresie strony, parametry utm (źródło, medium, kampania, słowo), strona wejścia, czas kliknięcia oraz sama nazwa domeny strony, z której do nas przyszedłeś (bez adresu podstrony). Do chwili założenia konta trzymamy je w sesji serwera (niezbędny plik cookie sesji). Jeśli wcześniej wyraziłeś zgodę na marketingowe pliki cookie, zapisujemy je dodatkowo w naszym własnym, zaszyfrowanym pliku cookie podpiszmy_pozyskanie na 90 dni, żeby pomiar działał także wtedy, gdy wrócisz do nas po kilku dniach; po założeniu konta ten plik usuwamy. Bez takiej zgody osobnego pliku cookie nie ustawiamy. Po założeniu konta zapisujemy te dane przy koncie. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Te dane służą wyłącznie do naszych wewnętrznych zestawień i nie przekazujemy ich operatorom reklam. Serwis nie wyświetla już banera plików cookie i używa wyłącznie niezbędnych plików cookie. Jeśli przed jego usunięciem wybrałeś na banerze „Tylko niezbędne”, nadal to respektujemy: identyfikatora kliknięcia nie zapisujemy, a zapisany wcześniej usuwamy; zostają tylko parametry utm, które opisują kampanię, a nie osobę. Okres przechowywania: 24 miesiące od kliknięcia, nie dłużej niż istnieje konto. Możesz wnieść sprzeciw (art. 21 RODO), pisząc na adres kontaktowy z pkt 9.

4. Jak długo przechowujemy dane

Dokumenty, dane sygnatariuszy i ślad audytowy przechowujemy tak długo, jak istnieje Twoje konto. Nie kasujemy ich automatycznie po upływie z góry zadanego czasu. Dokument, który ma wartość dowodową, powinien być dostępny wtedy, gdy okaże się potrzebny. Stosujemy natomiast zasadę minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. e RODO): zbieramy wyłącznie dane wymienione w pkt 2.

Masz prawo żądać usunięcia swoich danych (art. 17 RODO). Samodzielne kasowanie konta w panelu jest obecnie wyłączone. Operacja jest nieodwracalna i wolimy, żeby przechodziła przez człowieka, niż żeby ktoś stracił podpisaną umowę jednym kliknięciem. Napisz do nas na kontakt@podpiszmy.pl (adres jest też na stronie kontaktowej): usuwamy wtedy konto, wysłane z niego dokumenty, dane ich sygnatariuszy, kontakty, ślad audytowy, szablony, tokeny API i integracje oraz zaszyfrowane pliki PDF z serwera. Tego nie da się cofnąć. Żądanie realizujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od jego otrzymania (art. 12 ust. 3 RODO), po potwierdzeniu, że pochodzi z adresu e-mail konta. Zostają tylko: Twoje podpisy złożone na dokumentach wysłanych przez inne osoby, bo są dla nich dowodem zawarcia umowy (art. 17 ust. 3 lit. e RODO); dokumenty utworzone w zespole innej firmy, które przechodzą na właściciela tego zespołu; faktury i dane rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi (art. 17 ust. 3 lit. b RODO). Aktywna subskrypcja zostaje wypowiedziana i nie jest już obciążana. Kopie zapasowe nadpisują się w ciągu 14 dni.

5. Bezpieczeństwo

Dokumenty są szyfrowane i przechowywane poza katalogiem publicznym serwera; transmisja odbywa się przez HTTPS (TLS). Ślad audytowy jest zabezpieczony łańcuchem skrótów SHA-256. Dostęp do dokumentu jest możliwy wyłącznie przez autoryzowany link o ograniczonej ważności.

6. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, z zastrzeżeniem obowiązku zachowania danych niezbędnych jako dowód procesu podpisania. Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

7. Powierzenie i podmioty przetwarzające

Powierzamy przetwarzanie wyłącznie tym kategoriom dostawców, z których realnie korzystamy. Każdy z nich przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie i w zakresie potrzebnym do wskazanego celu.

Dostawca hostingu. Cel: utrzymanie serwera aplikacji, bazy danych i zaszyfrowanych plików dokumentów. Zakres: wszystkie dane wymienione w pkt 2. Lokalizacja: poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych.
Sieć dostarczania treści i ochrona przed atakami. Cel: szybkie i szyfrowane dostarczanie serwisu, obsługa DNS oraz ochrona przed atakami. Cały ruch do serwisu, w tym transmisja wgrywanych i pobieranych dokumentów, przechodzi przez tę sieć. Zakres: adres IP, dane techniczne połączenia i przesyłane treści. Lokalizacja: UE oraz poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych.
Dostawca wysyłki poczty. Cel: doręczanie wiadomości z serwisu (kody potwierdzające, zaproszenia do podpisu, przypomnienia i kopie podpisanych dokumentów w załączniku). Zakres: adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości i załączniki. Lokalizacja: poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych.
Operator płatności. Cel: obsługa płatności za plany płatne. Płatność odbywa się na stronie operatora: nie widzimy i nie przechowujemy danych karty. Zakres: adres e-mail, nazwa i (jeśli je podasz) dane rozliczeniowe. Kont bezpłatnych to nie dotyczy. Lokalizacja: UE oraz poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych.
Dostawcy modeli sztucznej inteligencji do oceny zdjęć w weryfikacji tożsamości (dostawca podstawowy i zapasowy, używany, gdy podstawowa usługa jest niedostępna). Cel: automatyczna ocena zdjęć w weryfikacji tożsamości sygnatariusza, wyłącznie gdy nadawca jej wymaga i sygnatariusz wyrazi zgodę. Zakres: zdjęcia dokumentu tożsamości i twarzy oraz imię i nazwisko sygnatariusza. Zdjęcia są przekazywane wyłącznie na czas oceny i nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Lokalizacja: poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych.

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) albo decyzji Komisji o odpowiednim stopniu ochrony (art. 45 RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres kontaktowy. Pełną listę podmiotów przetwarzających udostępniamy na żądanie pod adresem kontakt@podpiszmy.pl. Nie sprzedajemy danych osobowych.

8. Pliki cookie

Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookie, a jedyny wyjątek, opisany niżej plik pomiaru, ustawiamy tylko za Twoją wcześniejszą zgodą. Nie używamy plików cookie analitycznych, reklamowych ani śledzących i nie umieszczamy w serwisie tagów sieci reklamowych.

Plik cookie sesji. Utrzymuje zalogowanie i stan formularzy (na przykład postęp podpisywania dokumentu). Wygasa po zakończeniu sesji albo po okresie bezczynności.
Plik cookie XSRF-TOKEN. Chroni formularze przed podszyciem się pod Ciebie przez inną stronę (ochrona CSRF). Wygasa razem z sesją.
Plik cookie podpiszmy_pozyskanie, tylko jeśli wcześniej wyraziłeś zgodę na marketingowe pliki cookie. Przechowuje dane do pomiaru opisanego w pkt 3b, najdłużej 90 dni, i jest usuwany po założeniu konta albo po cofnięciu zgody. To nasz własny plik, nie trafia do operatorów reklam.
Pamięć przeglądarki czatu pomocy. Okno czatu zapamiętuje w przeglądarce identyfikator rozmowy, żeby po przejściu na inną podstronę rozmowa nie znikała. Nie służy do śledzenia ani reklamy.

Takie pliki i dane są niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, dlatego zgodnie z art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (dawniej art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego) nie wymagają zgody i serwis nie wyświetla banera zgody. Możesz je usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki, ale wtedy logowanie i podpisywanie dokumentów nie będzie działać. Identyfikator kliknięcia i parametry utm do pomiaru opisanego w pkt 3b trzymamy w sesji serwera; osobny plik cookie podpiszmy_pozyskanie ustawiamy wyłącznie za Twoją wcześniejszą zgodą.

9. Kontakt

W sprawach ochrony danych: kontakt@podpiszmy.pl.