Umowa B2B podpis elektroniczny: podpisz umowę o współpracy online

Tak. Umowa o współpracy zawierana między przedsiębiorcami nie ma zastrzeżonej formy szczególnej, więc obowiązuje zasada swobody formy. Strony mogą ją zawrzeć ustnie, mailem, przez wymianę skanów albo podpisem elektronicznym. Zwykły podpis elektroniczny w zupełności wystarcza.

Potwierdza to art. 25 ust. 1 eIDAS: podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną albo że nie jest podpisem kwalifikowanym. Umowa B2B podpisana online jest więc pełnoprawną umową, a nie jej gorszą wersją.

Osobna kwestia to forma, którą strony narzucają sobie same. Jeśli w umowie znajdzie się klauzula „wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”, to zgodnie z art. 77 Kodeksu cywilnego aneks będzie musiał spełnić tę formę, a elektronicznie spełnia ją tylko podpis kwalifikowany. Dlatego w umowach, które planujesz podpisywać i aneksować zwykłym e-podpisem, lepiej zapisać formę dokumentową albo elektroniczną zamiast pisemnej.

To najczęstsze nieporozumienie przy e-podpisie. Umowa B2B, czyli kontrakt między dwoma przedsiębiorcami, nie wymaga formy pisemnej i podpiszesz ją zwykłym podpisem elektronicznym. Umowa o pracę to zupełnie inny reżim: Kodeks pracy wymaga dla niej formy pisemnej, a elektronicznym odpowiednikiem formy pisemnej jest wyłącznie podpis kwalifikowany.

Praktyczny wniosek jest prosty. Współpraca z jednoosobową działalnością gospodarczą, ze spółką, z freelancerem wystawiającym faktury albo z agencją mieści się w SES. Zatrudnienie na etat nie. Nie próbujemy zamazywać tej granicy i nie twierdzimy, że podpiszesz u nas umowę o pracę, bo to byłaby nieprawda.

Warto też pamiętać, że sam fakt podpisania kontraktu B2B nie przesądza o charakterze współpracy. Jeżeli faktycznie wykonywana jest praca podporządkowana, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego, ryzyko przekwalifikowania na stosunek pracy istnieje niezależnie od tego, czym umowa została podpisana. Forma podpisu tego nie zmienia w żadną stronę.

Zanim wgrasz plik, sprawdź kilka rzeczy, które w polskich kontraktach B2B najczęściej stają się później przedmiotem sporu. Pierwsza to zakres prac. Ogólnikowe „bieżąca obsługa” niczego nie rozstrzyga, gdy klient oczekuje dwóch razy więcej niż wykonawca zakładał. Załącznik z listą zadań albo opisem rezultatu warto podpisać razem z umową.

Druga to wynagrodzenie i termin płatności. Przy transakcjach między przedsiębiorcami ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych ogranicza swobodę wydłużania terminów, a odsetki ustawowe za opóźnienie należą się z mocy prawa. Trzecia to okres wypowiedzenia. Bez niego umowa na czas nieokreślony może zostać wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym, co bywa niemiłą niespodzianką dla obu stron.

Czwarta to prawa autorskie, jeśli w grę wchodzą materiały twórcze. Przeniesienie majątkowych praw autorskich wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a elektronicznie spełnia ją tylko podpis kwalifikowany. Rozwiązaniem, które działa przy zwykłym e-podpisie, jest licencja niewyłączna, dla której forma pisemna nie jest wymagana. Piąta to poufność: prostą klauzulę można wpisać do umowy, a szerszą ochronę daje osobne NDA.

Jeżeli druga strona prowadzi firmę poza Polską, dochodzi jeszcze jedna rzecz do sprawdzenia: gdzie faktycznie będzie wykonywana praca. Przy współpracy z kontrahentem świadczącym usługi ze swojego kraju umowa B2B pozostaje zwykłą umową cywilną i wystarczy do niej forma dokumentowa. Jeżeli natomiast osoba ma pracować na terytorium Polski, wchodzą przepisy o powierzaniu pracy cudzoziemcom i wymagana jest forma pisemna. Rozróżnienie i sposób wysyłki dokumentu opisaliśmy na stronie o podpisie elektronicznym dla obcokrajowca.

Jeżeli drugą stroną kontraktu B2B jest spółka z o.o., sprawdź w KRS sposób jej reprezentacji, zanim wyślesz umowę do podpisu. Przy zarządzie wieloosobowym często konieczne są dwa podpisy, a wtedy po prostu dodajesz obie osoby jako sygnatariuszy. Szczegóły opisaliśmy na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o..

Zwykły e-podpis obsługuje trzon współpracy B2B, ale kilka klauzul wypada z tego zakresu i trzeba je znać, żeby nie mieć w umowie martwych zapisów.

Przeniesienie majątkowych praw autorskich oraz licencja wyłączna wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli klauzula o przeniesieniu praw znajdzie się w umowie podpisanej samym SES, reszta umowy pozostanie ważna, ale ta konkretna klauzula nie wywoła skutku. Bezpiecznie jest wtedy albo podpisać całość podpisem kwalifikowanym, albo przenieść prawa osobnym dokumentem, albo zamienić przeniesienie na licencję.

Do tej samej grupy należą: umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem, umowa z podwykonawcą robót budowlanych w zakresie zgody inwestora oraz czynności wymagające aktu notarialnego, jak sprzedaż nieruchomości. Aktu notarialnego nie zastąpi żaden podpis elektroniczny, także kwalifikowany.