Podpisywanie umów w spółce z o.o.: reprezentacja spółki, umowa z członkiem zarządu, pełnomocnictwo do podpisywania umów

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentuje zarząd. Przy zarządzie jednoosobowym sprawa jest prosta: jedyny członek zarządu podpisuje sam. Przy zarządzie wieloosobowym decyduje umowa spółki, a jeśli ta milczy, wchodzi reguła ustawowa z art. 205 § 1 KSH, czyli współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Warto zapamiętać jeszcze jedną rzecz z art. 205 § 2 KSH: oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism można kierować do jednego członka zarządu lub prokurenta. Reprezentacja łączna dotyczy zatem sytuacji, w której spółka coś oświadcza, a nie sytuacji, w której ktoś oświadcza coś spółce. To dlatego wypowiedzenie umowy wysłane na adres spółki i odebrane przez jednego członka zarządu jest skuteczne.

Praktyczny wniosek dla obiegu dokumentów: sposób reprezentacji sprawdzasz w KRS, a nie w stopce maila ani na wizytówce. Wpis w dziale 2 rejestru mówi wprost, czy wystarczy jeden podpis, czy trzeba dwóch.

Czym innym niż reprezentacja spółki jest podpisywanie sprawozdania finansowego, a te dwie rzeczy bardzo często się myli. Tam nie stosuje się zasad reprezentacji z art. 205 KSH, tylko art. 52 ustawy o rachunkowości, który wymaga podpisu wszystkich członków zarządu, chyba że spółka skorzysta z uproszczenia wprowadzonego w 2022 roku. Rozpisaliśmy to w artykule o tym, kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe.

Tak. Reprezentacja łączna wymaga, żeby oświadczenie woli złożyły dwie uprawnione osoby, ale nie wymaga, żeby zrobiły to jednocześnie ani w jednym pomieszczeniu. Nie wymaga też, żeby oba podpisy były odręczne. Jeżeli dla danej umowy nie zastrzeżono formy szczególnej, oboje mogą podpisać elektronicznie, każde ze swojego komputera, w odstępie kilku godzin.

W praktyce wygląda to tak: wgrywasz umowę raz, dodajesz obu członków zarządu jako osobnych sygnatariuszy i wysyłasz. Każde z nich dostaje własny link na swój adres e-mail i podpisuje we własnej sesji. W finalnym pliku PDF na ostatniej stronie treści pojawiają się dwa bloki podpisów, a dołączona Karta Podpisów rozbija to na osoby: kto, z jakiego adresu e-mail, o której godzinie i z jakiego adresu IP.

To jest istotna różnica wobec obiegu mailowego, w którym prezes odsyła skan ze swoim podpisem, a wiceprezes drukuje ten skan, podpisuje i skanuje ponownie. Powstają wtedy dwa różne pliki i żaden z nich nie zawiera obu oryginalnych podpisów. Przy sporze trzeba udowadniać, że to ta sama umowa. Tutaj przez cały czas krąży jeden plik i jeden skrót SHA-256.

Uwaga na częsty błąd organizacyjny: skrzynka wspólna typu biuro@ albo zarzad@ psuje cały dowód. Jeżeli oba podpisy wyszły z tego samego adresu e-mail, ślad audytowy pokazuje jeden kanał uwierzytelnienia dla dwóch różnych oświadczeń. Każdy członek zarządu powinien podpisywać ze swojego imiennego adresu.

To najczęstszy i najkosztowniejszy błąd w podpisywaniu umów w spółce z o.o. W umowach między spółką a członkiem zarządu oraz w sporach z nim spółki nie reprezentuje zarząd. Reprezentuje ją rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 KSH). Przepis nie rozróżnia rodzaju umowy, więc obejmuje zarówno umowę o pracę czy kontrakt menedżerski, jak i zwykłą pożyczkę albo najem lokalu od członka zarządu.

Konsekwencja jest dotkliwa: umowa zawarta z naruszeniem tych zasad jest dotknięta nieważnością. Żaden rodzaj podpisu tego nie naprawi. Podpis kwalifikowany prezesa pod umową, którą sam ze sobą zawarł w imieniu spółki, jest technicznie bez zarzutu i prawnie bezwartościowy.

Osobno uregulowana jest sytuacja spółki jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. Czynność prawna między takim wspólnikiem a spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy. Tu podpis elektroniczny nie wchodzi w grę w ogóle, bo aktu notarialnego nie zastąpi nawet podpis kwalifikowany.

Jak to zrobić poprawnie, gdy spółka nie ma rady nadzorczej: zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę powołującą pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy z konkretnym członkiem zarządu, a następnie ten pełnomocnik podpisuje umowę w imieniu spółki. Sąd Najwyższy dopuszcza zarówno pełnomocnictwo do poszczególnej umowy, jak i szersze umocowanie, ale w dokumentacji spółki musisz mieć uchwałę, a nie samą umowę.

Prokura to szczególne pełnomocnictwo udzielane przez przedsiębiorcę wpisanego do rejestru. Obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, czyli bardzo szeroki zakres: umowy handlowe, zlecenia, najem, zakupy, sprawy sądowe. Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych.

Są jednak trzy czynności, których prokurent nie dokona na samej prokurze i potrzebuje pełnomocnictwa do poszczególnej czynności: zbycie przedsiębiorstwa, oddanie go do czasowego korzystania oraz zbycie i obciążenie nieruchomości. Jeżeli kontrahent przynosi umowę sprzedaży nieruchomości podpisaną przez prokurenta, to jest sygnał ostrzegawczy, niezależnie od formy podpisu.

Kluczowa różnica formalna dotyczy samego udzielenia umocowania, a nie jego wykonywania:

Jest tu jeden niuans, który myli nawet doświadczonych menedżerów. Do prokury nie stosuje się art. 99 § 1 KC. Oznacza to, że prokurent, któremu udzielono prokury w zwykłej formie pisemnej, może dokonywać w granicach swojego umocowania także czynności wymagających formy szczególnej. Wymóg formy dotyczy dokumentu prokury, nie każdej umowy podpisywanej później na jej podstawie.

Rozwinięcie tematu formy samego umocowania znajdziesz w artykule o tym, czy pełnomocnictwo można podpisać elektronicznie.

Reguły reprezentacji różnią się między formami prawnymi, a od nich zależy, ile osób musi kliknąć „podpisz” po stronie kontrahenta.

Spółka jawna. Każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę, a prawo to obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe. Prawa reprezentacji nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, ale umowa spółki może przewidywać, że wspólnik reprezentuje spółkę tylko łącznie z innym wspólnikiem albo z prokurentem. Sposób reprezentacji sprawdzasz w KRS.

Spółka komandytowa. Reprezentuje ją komplementariusz. Komandytariusz może reprezentować spółkę tylko jako pełnomocnik. Jeżeli podpisze umowę bez umocowania, odpowiada za skutki tej czynności bez ograniczenia, więc to nie jest formalność.

Spółka cywilna. Nie jest odrębnym podmiotem prawa, więc stroną umowy są wspólnicy, a nie „spółka”. W braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw (art. 866 KC). W sprawach przekraczających zwykły zarząd potrzebna jest uchwała wspólników. W praktyce warto, żeby przy większych umowach podpisali wszyscy wspólnicy, a w komparycji wymienić ich z imienia, nazwiska i NIP.

Jednoosobowa działalność gospodarcza. Podpisuje przedsiębiorca. Może udzielić prokury, o ile jest wpisany do CEIDG. Dane do komparycji sprawdzasz w CEIDG, a nie w KRS.

Jeżeli kontrahent to spółka z reprezentacją łączną, dodaj po prostu obie osoby jako sygnatariuszy. Umowę i tak podpisujesz jednym obiegiem, a Karta Podpisów pokaże oba oświadczenia obok siebie. Więcej o samym obiegu opisaliśmy na stronie o podpisywaniu umów online.

Weryfikacja reprezentacji jest tańsza niż spór o nieważność umowy. Cała procedura zajmuje kilka minut i warto wpisać ją do procedury zakupowej.

1. Pobierz aktualne dane z rejestru. Dla spółek to wyszukiwarka KRS prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości, dla jednoosobowych działalności CEIDG. Zapisz pobrany plik PDF, bo zawiera datę i stan na dzień pobrania.
2. Przeczytaj dział 2, a nie tylko nazwiska. Interesuje Cię pole „sposób reprezentacji”. Sformułowanie o współdziałaniu dwóch członków zarządu oznacza dokładnie tyle, ile mówi: jeden podpis to za mało.
3. Sprawdź datę wpisu. Zmiana w zarządzie bywa zgłoszona do KRS z opóźnieniem. Jeżeli umowa jest istotna, poproś o uchwałę o powołaniu.
4. Dopasuj adresy e-mail do osób z rejestru. Zaproszenie do podpisu wysyłaj na imienne adresy osób wskazanych w KRS, nie na skrzynkę ogólną. To domyka ślad audytowy.
5. Przy umowie z członkiem zarządu drugiej strony sprawdź art. 210 KSH. Poproś o uchwałę powołującą pełnomocnika albo o potwierdzenie, że spółkę reprezentuje rada nadzorcza.
6. Archiwizuj komplet. Podpisany PDF, Karta Podpisów, wydruk z KRS i ewentualne pełnomocnictwo powinny leżeć w jednym miejscu. Jak to poukładać, opisaliśmy w poradniku o archiwizacji dokumentów podpisanych elektronicznie.

Ta lista wygląda na nadmiarową przy umowie na 3 000 zł. Przy umowie na 300 000 zł jest minimum, a różnicę w koszcie robi kilka minut pracy.

Jesteśmy platformą podpisu elektronicznego zwykłego (SES). Nie wystawiamy certyfikatów kwalifikowanych i nie udajemy, że nasz podpis zastępuje podpis własnoręczny w rozumieniu art. 78[1] KC. Poniżej granica, której nie warto przekraczać.

• Czynności wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności. Elektronicznie spełnia je wyłącznie podpis kwalifikowany. Dotyczy to między innymi udzielenia prokury, pełnomocnictwa ogólnego, umowy o zakazie konkurencji z pracownikiem oraz przeniesienia autorskich praw majątkowych i licencji wyłącznej.
• Umowa o pracę. Kodeks pracy wymaga formy pisemnej. Do zawarcia jej elektronicznie potrzebny jest podpis kwalifikowany po obu stronach. Umowę zlecenia i kontrakt B2B z podwykonawcą podpiszesz u nas bez problemu.
• Zbycie udziałów w spółce z o.o. Art. 180 KSH wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. To nie jest akt notarialny, ale jest to czynność przed notariuszem i żaden e-podpis jej nie zastąpi.
• Czynności wymagające aktu notarialnego. Zbycie nieruchomości, zmiana umowy spółki, czynność jedynego wspólnika będącego zarazem jedynym członkiem zarządu ze spółką. Aktu notarialnego nie zastąpi nawet podpis kwalifikowany.
• Umowy z klauzulą formy zastrzeżonej przez strony. Jeżeli w umowie ramowej napisaliście, że zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, to aneks podpisany zwykłym e-podpisem będzie bezskuteczny. Zajrzyj do postanowień końcowych, zanim wyślesz aneks do podpisu.

Cała reszta codziennego obiegu w spółce, czyli umowy handlowe, zlecenia, NDA, zamówienia, protokoły odbioru, umowy powierzenia danych i aneksy bez formy szczególnej, mieści się w podpisie zwykłym. Szerzej o samej granicy piszemy na stronie o mocy prawnej podpisu elektronicznego oraz w porównaniu podpisu elektronicznego i kwalifikowanego.