Podpisywanie umów online: elektroniczne podpisywanie umów zgodne z eIDAS

Tak, o ile dla danej czynności prawo nie zastrzega formy szczególnej. Podstawą jest art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS: podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów podpisu kwalifikowanego.

W polskim prawie zasadą jest swoboda formy. Jeśli przepis nie mówi inaczej, umowę można zawrzeć w dowolny sposób, także elektronicznie, a nawet ustnie. Forma pisemna pod rygorem nieważności jest wyjątkiem, nie regułą, i dotyczy stosunkowo wąskiej grupy czynności. Dlatego zdecydowaną większość umów w obrocie gospodarczym podpiszesz zwykłym e-podpisem.

Prawdziwe pytanie brzmi więc nie "czy umowa jest ważna", tylko "czy w razie sporu udowodnię, że druga strona ją podpisała". Na to odpowiada ślad audytowy, a nie sam fakt złożenia podpisu.

Osobnym pytaniem jest to, kto po stronie firmy w ogóle może złożyć podpis. W spółce z o.o. przy zarządzie wieloosobowym często potrzebne są dwa podpisy, a umowa z członkiem zarządu wymaga zupełnie innej reprezentacji. Rozpisaliśmy to na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o..

Wiele firm uznaje, że wydrukowanie umowy, podpisanie długopisem, zeskanowanie i odesłanie mailem to "podpisywanie online". Formalnie taki skan bywa wystarczający do zawarcia umowy, dla której nie zastrzeżono formy pisemnej. Problem pojawia się w chwili sporu.

Skan jest obrazem. Nie niesie żadnej informacji o tym, kto go faktycznie wykonał, kiedy i z jakiego urządzenia. Podpis widoczny na skanie można skopiować z dowolnego innego dokumentu, a samą treść umowy podmienić i zeskanować ponownie. Udowodnienie, że druga strona podpisała dokładnie tę wersję, staje się trudne.

Podpis elektroniczny ze śladem audytowym rozwiązuje to inaczej. Wiąże czynność podpisania z konkretnym adresem e-mail, na który wysłano link, z adresem IP, z dokładnym momentem w czasie i ze skrótem kryptograficznym dokumentu. Jeżeli ktoś zmieni w umowie choćby przecinek, skrót przestanie się zgadzać. To jest dowód, który obroni się znacznie lepiej niż plik JPG. Kiedy sam skan wystarcza, a kiedy nie, rozstrzygamy w artykule o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

To najczęstsze umowy w małych firmach i do żadnej z nich nie potrzebujesz podpisu kwalifikowanego.

Umowa zlecenia. Kodeks cywilny nie zastrzega dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności. Możesz ją zawrzeć elektronicznie, a e-podpis ze śladem audytowym da Ci mocny dowód. Uwaga na częste nieporozumienie: umowa zlecenia to nie umowa o pracę. Umowa o pracę wymaga formy pisemnej i tu potrzebny jest już podpis kwalifikowany.

Umowa o współpracy B2B. Klasyczna umowa między przedsiębiorcami, w tym kontrakt z freelancerem czy podwykonawcą. Swoboda formy, więc zwykły e-podpis wystarcza. To zresztą najczęściej podpisywany elektronicznie typ umowy.

NDA. Umowa o zachowaniu poufności nie wymaga formy szczególnej. Podpiszesz ją online, co jest o tyle wygodne, że NDA zwykle podpisuje się na samym początku rozmów, gdy nikt nie chce jeszcze tracić dni na kuriera.

Aneksy. Aneks dzieli formę z umową główną. Jeśli umowa główna nie wymagała formy pisemnej pod rygorem nieważności, aneks też jej nie wymaga i podpiszesz go elektronicznie.

Samej umowie o zachowaniu poufności poświęciliśmy osobną stronę: podpis elektroniczny NDA, razem z tym, co powinno się w niej znaleźć przed wysłaniem.

Osobno warto potraktować sytuację, w której podpisuje kontrahent lub klient z zagranicy. Osoba bez polskiego numeru PESEL nie założy profilu zaufanego, a kupowanie certyfikatu kwalifikowanego dla jednej umowy rzadko ma sens, więc to właśnie tam zwykły podpis elektroniczny przez link daje największą przewagę. Zebraliśmy to na stronie o podpisie elektronicznym dla obcokrajowca.

Podpisana umowa jest warta tyle, ile dowód, który do niej dołączysz. Zasada jest prosta: archiwizuj finalny PDF razem z Kartą Podpisów, a nie samą treść umowy.

Karta Podpisów zawiera listę sygnatariuszy, metodę podpisu, datę i godzinę, adres IP, metodę uwierzytelnienia, identyfikator dokumentu oraz jego skrót SHA-256. Dzięki temu dowód jest w tym samym pliku co umowa i nie zgubi się przy przenoszeniu między dyskami. Trzymaj kopię w co najmniej dwóch miejscach, tak jak każdy inny dokument księgowy.

Jeśli po latach ktoś zakwestionuje umowę, wrócisz właśnie do tego pliku. Skrót SHA-256 pozwoli wykazać, że treść jest dokładnie ta, którą strony podpisały, a Karta Podpisów pokaże, kto i kiedy złożył podpis. Bez tych dwóch elementów zostaje Ci samo słowo przeciwko słowu.

Rozpisaliśmy to krok po kroku w poradniku o tym, jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie: które pliki zachować, jak długo i jak sprawdzić po latach, że nikt ich nie zmienił.

Jeśli zastanawiasz się, co właściwie ryzykujesz, zostawiając umowę bez podpisu, rozłożyliśmy to na czynniki pierwsze w artykule o tym, czy umowa bez podpisu jest ważna, razem z listą umów, przy których brak formy oznacza nieważność.