Umowa podpisana elektronicznie: jak wygląda umowa z podpisem elektronicznym

Umowa podpisana elektronicznie nie ma egzemplarzy. Oryginałem jest plik, a plik można skopiować dowolną liczbę razy, otrzymując za każdym razem dokument identyczny co do bitu. Nie powstaje wtedy „kopia” w sensie, w jakim kopią jest kserówka: powstaje kolejny oryginał. Dlatego przy takiej umowie pytanie o liczbę egzemplarzy nie ma odpowiedzi liczbowej.

Ma to bardzo praktyczny skutek dla treści waszych wzorów. Klauzula końcowa, którą zna każdy dział prawny, czyli „Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron”, w umowie podpisywanej elektronicznie jest zapisem pustym. Nie unieważnia umowy i nie powoduje żadnej szkody, ale opisuje stan, który nie istnieje. Jeżeli porządkujesz wzory umów pod podpis elektroniczny, zastąp ją zdaniem opisującym rzeczywistość, na przykład: „Umowę zawarto w postaci elektronicznej, w jednym pliku, opatrzonym podpisami elektronicznymi obu stron. Każda ze stron dysponuje identycznym plikiem”.

Drugi skutek dotyczy archiwum. Skoro każda kopia jest oryginałem, to trzymanie pliku w trzech miejscach nie jest nadmiarem ostrożności, tylko standardem. Ryzyko nie polega na tym, że któraś kopia będzie „mniej ważna”, tylko na tym, że stracisz wszystkie naraz. Jak to poukładać, opisujemy w tekście o tym, jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie.

Wygląda jak zwykły PDF z treścią umowy, do którego dołożono dwie rzeczy: bloki podpisów przy końcu treści oraz osobną stronę podsumowującą. Nie ma zeskanowanego zawijasa, bo nie o zawijas tu chodzi. Wartość dowodowa siedzi w danych, nie w grafice.

Blok podpisu przy treści zawiera imię i nazwisko sygnatariusza, adres e-mail, na który poszło zaproszenie, oraz dokładny moment złożenia podpisu. Doklejona Karta Podpisów zbiera to wszystko w jednym miejscu i dokłada resztę śladu audytowego: adres IP, z którego złożono podpis, metodę uwierzytelnienia, identyfikator dokumentu i skrót SHA-256 pliku źródłowego. To ta strona jest odpowiedzią na pytanie „skąd wiadomo, że podpisał właśnie on”.

Warto od razu wiedzieć, czego nie zobaczysz. Przy podpisie zwykłym (SES) Adobe Reader nie pokaże zielonego paska z komunikatem o ważnym podpisie certyfikowanym, bo w pliku nie ma certyfikatu kwalifikowanego. Ten pasek pojawia się przy podpisie kwalifikowanym osadzonym w formacie PAdES. Brak paska nie oznacza, że umowa jest nieważna: oznacza tyle, że weryfikacja idzie inną drogą, przez Kartę Podpisów i porównanie skrótu SHA-256. Piszemy o tym wprost, bo to najczęstsze źródło nieporozumień między stronami po podpisaniu. Szczegóły znajdziesz w poradniku o tym, jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF.

To jest miejsce, w którym najczęściej powstaje realna dziura dowodowa. Podpis elektroniczny obejmuje ten plik, na którym go złożono, i tylko ten plik. Jeżeli umowa główna jest w jednym PDF, a trzy załączniki wiszą w osobnych plikach albo, co gorsza, w treści maila, to podpisana została wyłącznie umowa główna. Załączniki są wtedy dokumentami, których nikt nie podpisał, choć umowa się do nich odwołuje.

Sposoby wyjścia są trzy, uszeregowane od najprostszego:

Najczęstszy błąd wygląda tak: strony scalają wszystko w jeden plik, ale robią to po zebraniu podpisów. Wtedy skrót przestaje się zgadzać z tym zapisanym na Karcie Podpisów i sami psujecie sobie najlepszy dowód. Scalaj przed wysyłką, nigdy po.

Ta sama zasada dotyczy późniejszych zmian. Aneks jest osobnym dokumentem i wymaga osobnego podpisania, a przy okazji tej formy, którą przewidziano dla samej umowy (art. 77 KC). Rozwijamy to w tekście o tym, czy aneks do umowy można podpisać elektronicznie.

Tak, i to jedna z najczęściej zadawanych rzeczy przy tej frazie. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby jedna strona podpisała odręcznie, a druga elektronicznie, o ile dla danej czynności nie zastrzeżono formy szczególnej pod rygorem nieważności. Wynika to z art. 60 KC, który pozostawia stronom swobodę co do sposobu wyrażenia woli, oraz z art. 78 § 1 KC, zgodnie z którym do zawarcia umowy w formie pisemnej wystarcza wymiana dokumentów podpisanych przez każdą ze stron z osobna.

Uwaga na skutek uboczny, bo tu leży prawdziwa pułapka: mieszany podpis obniża formę do najsłabszego ogniwa. Jeżeli jedna strona podpisała odręcznie, a druga podpisem zwykłym, to całość nie osiąga formy pisemnej z art. 78(1) KC, bo tę daje wyłącznie podpis kwalifikowany. Dla większości umów B2B nie ma to znaczenia, bo formy pisemnej nikt tam nie wymaga. Ma znaczenie wszędzie tam, gdzie przepis zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności. Które to dokumenty, sprawdzisz w zestawieniu, jakie umowy można podpisać elektronicznie. Cały ten wątek rozpisaliśmy w artykule o tym, czy można podpisać umowę dwoma różnymi podpisami.

Umowa podpisana tylko przez jedną stronę nie jest jeszcze umową, tylko ofertą albo oświadczeniem tej strony. Umowa powstaje z chwilą, gdy druga strona złoży własne oświadczenie i dotrze ono do składającego, co reguluje art. 61 KC. W praktyce oznacza to, że sam fakt złożenia podpisu przez ciebie niczego nie przesądza, dopóki kontrahent nie odpowie.

Jest jednak sytuacja, w której umowa jednostronnie podpisana wiąże: gdy druga strona przystąpiła do wykonania. Zapłata faktury, wydanie towaru albo rozpoczęcie prac to zachowania, z których wynika wola zawarcia umowy, a art. 60 KC dopuszcza wyrażenie woli przez każde zachowanie ujawniające ją dostatecznie. Wtedy spór nie dotyczy tego, czy umowa istnieje, tylko tego, jaka jest jej treść. Więcej o tym w tekście o tym, czy umowa bez podpisu jest ważna.

Praktyczna rada: nie wysyłaj kontrahentowi pliku, który sam już podpisałeś, licząc, że „dopodpisze”. Wyślij dokument do podpisu obu stron naraz. Wtedy powstaje jeden plik z kompletem podpisów, a nie dwie osobne wersje, które ktoś kiedyś będzie musiał ze sobą zestawiać.

Umowa wiąże od chwili jej zawarcia, czyli od momentu, w którym oświadczenie ostatniej strony dotarło do pozostałych w taki sposób, że mogły się z nim zapoznać (art. 61 KC). Przy podpisie elektronicznym ten moment jest zapisany co do minuty na Karcie Podpisów, więc paradoksalnie ustala się go łatwiej niż przy papierze.

Trzy daty, które warto rozróżniać, bo mylą się nagminnie:

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby umowa podpisana 9 sierpnia weszła w życie 1 września. Swoboda umów na to pozwala. Nie da się natomiast cofnąć daty zawarcia, bo ta wynika z faktów, a nie z woli stron. Temat rozwijamy w artykule o tym, jak działa podpis elektroniczny a data zawarcia umowy. Jeżeli potrzebujesz, żeby data była skuteczna także wobec osób trzecich, potrzebna jest data pewna, a tę daje dopiero kwalifikowany znacznik czasu.

To rozróżnienie decyduje o tym, czy wasza umowa spełnia wymóg formy, i jest zamazane w większości poradników. Potoczne „umowa podpisana elektronicznie” obejmuje wszystko, co podpisano na ekranie: podpis zwykły, podpis zaufany, podpis kwalifikowany. Kodeksowa „forma elektroniczna” to pojęcie znacznie węższe.

Art. 78(1) § 1 KC brzmi dosłownie: „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. Paragraf 2 dodaje: „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”.

Wniosek jest jednoznaczny i wart zapamiętania: formę elektroniczną, równoważną pisemnej, daje wyłącznie podpis kwalifikowany. Przepis wiąże formę z rodzajem podpisu, a nie z formatem pliku ani z tym, że coś „poszło mailem”. Podpis zwykły i podpis zaufany dają w prawie cywilnym formę dokumentową (art. 77(2) KC), która jest formą pełnoprawną, tylko słabszą.

Praktyczny wniosek dla firmy: zanim wyślesz umowę do podpisu, sprawdź, czy dla tej konkretnej czynności przepis zastrzega formę pisemną. Jeżeli nie, a tak jest przy umowach B2B, zleceniach, NDA, sprzedaży ruchomości czy zamówieniach, podpis zwykły załatwia sprawę. Jeżeli tak, jak przy umowie o pracę, przeniesieniu autorskich praw majątkowych czy zakazie konkurencji, potrzebny jest podpis kwalifikowany i my tego nie obsłużymy. Piszemy o tym otwarcie, bo lepiej stracić klienta niż jego umowę. Pełne zestawienie znajdziesz na stronie o mocy prawnej podpisu elektronicznego.

Trzy rzeczy, w tej kolejności, i wszystkie zajmują łącznie kilka minut.

Po pierwsze, zapisz plik u siebie, a nie tylko w skrzynce mailowej. Skrzynka to nie archiwum. Konto pracownika bywa likwidowane razem z jego odejściem, a razem z nim znika jedyna kopia. Wrzuć plik do repozytorium umów, w którym ktokolwiek poza tobą go znajdzie.

Po drugie, zachowaj Kartę Podpisów razem z umową. To ona jest dowodem, kto i kiedy podpisał. Jeżeli ktoś w firmie „posprząta” dokument, wycinając ostatnią stronę, żeby ładniej wyglądał w załączniku, zostaje sama treść bez śladu audytowego.

Po trzecie, nie drukuj go jako dokumentu docelowego. Wydruk umowy podpisanej elektronicznie jest kopią, na której nie da się zweryfikować podpisu: drukarka przenosi obraz strony, gubiąc skrót kryptograficzny i znacznik czasu. Sama umowa pozostaje ważna, bo ważność ocenia się według stanu z chwili zawarcia, ale papier przestaje być dowodem na to, kto ją podpisał. Rozłożyliśmy to na czynniki pierwsze w tekście o tym, czy wydrukowany dokument podpisany elektronicznie jest ważny. Jeżeli kontrahent czy urząd żąda papieru, wydrukuj i dołóż plik na nośniku albo wskaż, gdzie można go pobrać.