Czy wydrukowany dokument podpisany elektronicznie jest ważny i czy wydruk jest oryginałem

Krótka odpowiedź: umowa podpisana elektronicznie pozostaje ważna niezależnie od tego, czy ją wydrukujesz. Wydruk nie unieważnia podpisu, ale też nie jest oryginałem. Oryginałem jest plik elektroniczny, bo tylko w nim znajdują się dane pozwalające sprawdzić, kto i kiedy złożył podpis. Kartka to odwzorowanie treści, na którym podpisu nie da się już zweryfikować.

To rozróżnienie brzmi akademicko, dopóki nie trafi się spór. Wtedy okazuje się, że strona, która skasowała plik i została z segregatorem wydruków, ma znacznie słabszą pozycję dowodową niż strona, która zachowała oryginalny dokument elektroniczny wraz ze śladem audytowym.

Czy wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie jest oryginałem

Nie. Oryginałem jest plik, a wydruk to jego kopia, nawet jeżeli wygląda identycznie i został zrobiony przez ciebie osobiście. Powód jest techniczny, a nie formalny: podpis elektroniczny to zestaw danych powiązanych kryptograficznie z konkretną wersją pliku. Drukarka przenosi na papier obraz strony i nic poza tym.

Dlatego stwierdzenie „mam to na papierze” nie znaczy w obrocie elektronicznym tego samego, co przy podpisie odręcznym. Przy podpisie własnoręcznym oryginał to właśnie kartka, na której ktoś fizycznie postawił znak. Przy podpisie elektronicznym oryginał to plik, a papier jest wtórny.

Co dokładnie ginie w chwili wydrukowania

Warto zobaczyć to na konkretach, bo lista jest dłuższa, niż się wydaje.

Najważniejszy jest pierwszy wiersz. Bez skrótu kryptograficznego nikt, łącznie z tobą, nie udowodni, że wydruk odpowiada dokumentowi, który strony faktycznie podpisały. Ktoś mógł zmienić jedno zdanie przed naciśnięciem przycisku drukowania i nie zostawi to żadnego śladu. Właśnie dlatego weryfikacja podpisu elektronicznego w PDF ma sens wyłącznie na pliku.

Czy dokument podpisany elektronicznie i wydrukowany jest ważny

Tak, sama umowa pozostaje ważna. Ważność czynności prawnej zależy od tego, czy zachowano wymaganą dla niej formę w chwili jej dokonania, a nie od tego, co strony później zrobiły z plikiem. Skoro umowa została skutecznie zawarta w postaci elektronicznej, wydrukowanie jej nie jest żadnym zdarzeniem prawnym. Równie dobrze mógłbyś zrobić jej zdjęcie.

Mylące bywa co innego: ludzie łączą pytanie o ważność umowy z pytaniem o wartość dowodową kartki. To dwie różne sprawy. Umowa jest ważna, a wydruk jest słabym dowodem. Można mieć jedno i drugie naraz.

Jaką wartość dowodową ma sam wydruk

Kodeks postępowania cywilnego traktuje jako dokument każdy nośnik zawierający tekst, który pozwala ustalić osobę jego wystawcy. Wydruk umowy ten warunek spełnia, więc sąd go nie odrzuci i może go ocenić jako dowód. Nie jest jednak dokumentem prywatnym w rozumieniu art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego, który mówi, że dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte.

Różnica jest praktyczna. Dokument prywatny niesie ze sobą domniemanie, że podpisujący złożył zawarte w nim oświadczenie. Wydruk takiego domniemania nie ma, bo nie ma na nim podpisu w sensie prawnym. Jeżeli druga strona zaprzeczy, że podpisała właśnie tę treść, będziesz to udowadniał innymi środkami, w pierwszej kolejności oryginalnym plikiem. Szerzej rozkładamy tę mechanikę na stronie o mocy prawnej podpisu elektronicznego.

Kiedy wydruk ma taką samą moc jak oryginał

Są sytuacje, w których ustawodawca świadomie zrównał wydruk z dokumentem urzędowym. To wyjątki, a nie reguła, i warto znać ich konstrukcję, bo pokazuje, czego brakuje zwykłemu wydrukowi umowy.

Najlepszy przykład to Krajowy Rejestr Sądowy. Zgodnie z art. 4 ust. 4aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym samodzielnie pobrane wydruki komputerowe aktualnych i pełnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc równą dokumentom wydawanym przez Centralną Informację, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w Rejestrze. Podobny mechanizm ustawodawca zastosował do danych z CEIDG.

Zwróć uwagę na warunek na końcu przepisu. Wydruk z KRS ma moc dokumentu nie dlatego, że jest wydrukiem, tylko dlatego, że niesie identyfikatory pozwalające sprawdzić go w rejestrze. Zwykły wydruk umowy takich cech nie ma i nikt nie prowadzi rejestru, w którym można by go sprawdzić. To jest dokładnie ta różnica, której nie da się nadrobić lepszą drukarką.

Wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie a KPA

W postępowaniu administracyjnym obowiązuje osobny tryb, o który często pytają osoby składające dokumenty w urzędzie. Art. 76a § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego pozwala złożyć odpis dokumentu zamiast oryginału, jeżeli jego zgodność z oryginałem poświadczył notariusz albo pełnomocnik strony będący adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Takie poświadczenie ma, zgodnie z art. 76a § 3 KPA, charakter dokumentu urzędowego.

Dla dokumentów elektronicznych istotny jest art. 76a § 2a KPA: jeżeli odpis sporządzono w postaci elektronicznej, poświadczenia jego zgodności z oryginałem dokonuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zauważ, jak to działa w praktyce: droga do uwierzytelnionego odwzorowania prowadzi przez podpis kwalifikowany albo przez konkretną osobę zaufania publicznego, a nigdy przez samo naciśnięcie przycisku drukowania.

Jak wydrukować dokument podpisany elektronicznie, żeby wydruk się do czegoś nadawał

Skoro papier bywa potrzebny, warto zrobić go tak, żeby nie był bezużyteczny. Trzy rzeczy naprawdę zmieniają jego wartość.

1. Drukuj cały plik, razem z kartą podpisów. U nas finalny PDF ma doklejoną Kartę Podpisów z listą sygnatariuszy, czasem złożenia każdego podpisu, adresem IP, metodą uwierzytelnienia, identyfikatorem dokumentu i skrótem SHA-256 pliku źródłowego. Wydruk bez tej strony traci połowę informacji.
2. Nie obcinaj stron z panelu podpisu. Przy podpisie kwalifikowanym w formacie PAdES Adobe Reader pokazuje panel z danymi certyfikatu. Jeżeli drukujesz, wydrukuj również ten widok, bo pozwala potem odnaleźć właściwy plik.
3. Zapisz na wydruku, gdzie jest oryginał. Nazwa pliku, identyfikator dokumentu i miejsce w archiwum. Brzmi banalnie, ale to jest ta jedna informacja, której zwykle brakuje, gdy po dwóch latach ktoś wyciąga kartkę z segregatora.

Co zrobić, gdy kontrahent żąda papierowego egzemplarza

Zdarza się to najczęściej w relacjach z bankami, urzędami i większymi organizacjami, które mają wewnętrzne procedury starsze niż eIDAS. Kolejność działań, która zwykle zamyka sprawę, wygląda tak.

Najpierw zapytaj, po co dokładnie potrzebny jest papier. W połowie przypadków chodzi o archiwum wewnętrzne i wystarczy plik PDF przesłany mailem. Jeżeli chodzi o weryfikację podpisu, papier jest wręcz gorszy od pliku i warto to powiedzieć wprost, powołując się na art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS: podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną lub nie jest podpisem kwalifikowanym.

Jeżeli druga strona nie ustąpi, a czynność wymaga formy pisemnej, problemem nie jest brak papieru, tylko rodzaj podpisu. Formę pisemną elektronicznie spełnia wyłącznie podpis kwalifikowany (art. 78(1) Kodeksu cywilnego), więc rozwiązaniem jest podpis kwalifikowany, a nie drukarka. Ile to kosztuje, rozkładamy na stronie o cenie podpisu elektronicznego, gdzie jednorazowy podpis kwalifikowany zaczyna się od 15 zł netto za dokument.

Gdzie trzymać oryginał, skoro to on jest dokumentem

Skoro wartość dowodową niesie plik, archiwum elektroniczne przestaje być kwestią porządku, a staje się kwestią bezpieczeństwa prawnego. Trzy zasady wystarczą większości firm.

Po pierwsze, przechowuj plik w tej samej postaci, w jakiej został podpisany. Każde ponowne zapisanie, konwersja czy „optymalizacja” PDF potrafi zerwać powiązanie podpisu z treścią. Po drugie, trzymaj razem z nim ślad audytowy, jeżeli platforma dostarcza go osobno. Po trzecie, nie polegaj na jednym miejscu: obok konta w platformie warto mieć własne archiwum, do którego masz dostęp niezależnie od dostawcy, choćby na firmowym serwerze z regularnymi kopiami zapasowymi. Więcej praktycznych wskazówek zebraliśmy w artykule o tym, jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie.

Czym to się różni od skanu podpisanej umowy

Warto rozdzielić dwa scenariusze, bo bywają mylone, choć idą w przeciwnych kierunkach. Wydruk dokumentu elektronicznego to droga od pliku do papieru: zaczynasz od czegoś weryfikowalnego i kończysz na czymś, czego zweryfikować się nie da. Skan podpisanej odręcznie umowy to droga od papieru do pliku: oryginał odręczny zostaje w szafie, a skan jest jego obrazem.

W obu przypadkach kopia jest słabsza od oryginału, ale różnica polega na tym, gdzie ten oryginał leży i czy w ogóle jeszcze istnieje. Przy podpisie elektronicznym oryginał nie zużywa miejsca w segregatorze i nie może zaginąć w przeprowadzce, o ile zadbasz o kopie. Temat skanów rozwijamy osobno w tekście o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Najczęstsze pytania

Czy można wydrukować dokument podpisany elektronicznie?

Tak, nie ma żadnych przeszkód prawnych ani technicznych. Wydruk nie unieważnia podpisu i nie zmienia niczego w samej umowie. Trzeba tylko pamiętać, że powstaje w ten sposób kopia, a nie drugi oryginał, i że podpisu nie da się już zweryfikować z papieru. Oryginałem pozostaje plik.

Czy dokument podpisany elektronicznie jest ważny po wydrukowaniu?

Tak. Ważność umowy ocenia się według stanu z chwili jej zawarcia, a nie według tego, co strony zrobiły z plikiem później. Skoro umowa została skutecznie zawarta w postaci elektronicznej, jej wydrukowanie nie ma żadnego znaczenia prawnego. Zmienia się wyłącznie to, jak łatwo udowodnisz treść i autorstwo podpisu.

Czy trzeba drukować umowy podpisane elektronicznie do archiwum?

Nie ma takiego obowiązku, a z punktu widzenia dowodowego jest to wręcz działanie na własną szkodę, jeżeli miałoby zastąpić plik. Archiwum papierowe może istnieć jako wygoda operacyjna, ale oryginał elektroniczny musi zostać zachowany. Przy dokumentach księgowych osobno obowiązują terminy przechowywania wynikające z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości.

Czy wydruk z podpisem elektronicznym trzeba jeszcze podpisać odręcznie?

Nie i lepiej tego nie robić. Dopisanie odręcznego podpisu na wydruku tworzy nowy dokument o niejasnym statusie: nie jest ani odwzorowaniem oryginału, ani samodzielną umową, bo brakuje mu podpisu drugiej strony w tej samej formie. Jeżeli potrzebujesz formy pisemnej, właściwą drogą jest podpis kwalifikowany na pliku.

Czy urząd musi przyjąć dokument podpisany elektronicznie?

Co do zasady tak, bo art. 25 ust. 1 eIDAS zakazuje odmawiania skutku prawnego i dopuszczalności dowodowej wyłącznie z powodu elektronicznej postaci podpisu. Odrębną sprawą jest to, czy dana czynność wymaga podpisu kwalifikowanego. Jeżeli przepis szczególny go wymaga, podpis zwykły nie wystarczy, niezależnie od tego, czy dokument dostarczysz elektronicznie, czy na papierze.

Podsumowanie w trzech zdaniach

Umowa podpisana elektronicznie i wydrukowana pozostaje ważna, ale wydruk nie jest oryginałem i nie pozwala zweryfikować podpisu. Oryginałem jest plik, więc to jego należy archiwizować, najlepiej razem ze śladem audytowym. Wyjątki, w których wydruk ma moc dokumentu, jak wydruki z KRS, działają wyłącznie dlatego, że niosą cechy umożliwiające sprawdzenie ich w rejestrze, a zwykła umowa takich cech nie ma.