Czy aneks do umowy można podpisać elektronicznie? Zasada formy i wyjątki

Krótka odpowiedź: tak, aneks do umowy można podpisać elektronicznie, o ile sama umowa nie wymagała formy szczególnej. Obowiązuje zasada z art. 77 Kodeksu cywilnego: uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia. Umowa B2B, zlecenie, NDA czy zwykły najem nie potrzebują formy pisemnej, więc ich aneksy podpiszesz zwykłym podpisem elektronicznym (SES). Aneks do umowy o pracę albo do umowy przenoszącej prawa autorskie wymaga już podpisu kwalifikowanego.

Reguła jest prosta w teorii, a myli się w dwóch miejscach: przy klauzuli o formie pisemnej wpisanej do samej umowy oraz przy umowach, które wyglądają na zwykłe, a mają szczególny reżim. Poniżej rozkładamy to na przypadki.

Jaka forma obowiązuje dla aneksu?

Punkt wyjścia to art. 77 par. 1 Kodeksu cywilnego. Zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Innymi słowy, aneks dziedziczy formę po umowie głównej.

Z tego wynikają trzy sytuacje. Pierwsza: umowa nie wymagała żadnej formy szczególnej, więc aneks też jej nie wymaga i wystarczy zwykły e-podpis. Druga: ustawa wymagała formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc aneks też musi ją zachować, a elektronicznie robi to wyłącznie podpis kwalifikowany. Trzecia: same strony zastrzegły w umowie formę pisemną dla zmian, o czym piszemy niżej, bo to najczęstsze źródło problemów.

Pułapka: klauzula o formie pisemnej w umowie

Prawie każdy wzór umowy kończy się zdaniem w rodzaju: wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Taka klauzula wiąże strony i sprawia, że aneks podpisany zwykłym e-podpisem będzie nieważny, mimo że ustawa niczego takiego nie wymagała.

Warto rozróżnić dwa warianty. Jeżeli strony zastrzegły formę pisemną bez rygoru nieważności, aneks podpisany elektronicznie zwykle będzie skuteczny, a niezachowanie formy wpłynie tylko na ograniczenia dowodowe. Jeżeli w klauzuli pojawia się zwrot pod rygorem nieważności, sytuacja jest ostra: aneks bez formy pisemnej po prostu nie wywoła skutku, a formę pisemną spełnia elektronicznie tylko podpis kwalifikowany.

Praktyczny wniosek jest taki, że zanim wyślesz aneks, otwórz umowę główną i przeczytaj postanowienia końcowe. To dosłownie trzydzieści sekund, a rozstrzyga o tym, czy Twój aneks ma moc prawną.

Jak przygotować umowę, żeby aneksy dało się podpisywać online

Jeżeli podpisujesz nowe umowy i wiesz, że będą aneksowane, wpisz to od razu do treści. Wystarczy zamiast standardowej klauzuli o formie pisemnej użyć formuły dopuszczającej formę dokumentową albo podpis elektroniczny.

Przykładowe brzmienie: zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy dokumentowej pod rygorem nieważności, przy czym strony zgodnie dopuszczają zawieranie aneksów w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS. Taki zapis zachowuje dyscyplinę (nie da się zmienić umowy ustnie), a jednocześnie nie skazuje Cię na drukarkę przy każdej korekcie stawki.

Drugi element to porządek w numeracji. Aneks nr 1, nr 2, nr 3, każdy z datą i wskazaniem, które punkty umowy zmienia i od kiedy. Przy podpisie elektronicznym data nie jest tylko tekstem w nagłówku, bo znacznik czasu przy podpisie pokazuje faktyczny moment zawarcia aneksu.

Czego dotyczą aneksy najczęściej

W praktyce firm powtarzają się cztery powody. Zmiana wynagrodzenia lub stawki, przedłużenie okresu obowiązywania umowy, zmiana zakresu prac oraz zmiana danych stron, na przykład po przekształceniu spółki albo zmianie adresu.

Wszystkie cztery dotyczą zwykle umów, które nie wymagają formy szczególnej, więc podpiszesz je elektronicznie w kilka minut. Przy zmianie stawki warto zadbać o jedną rzecz: żeby data wejścia w życie aneksu zgadzała się z okresem rozliczeniowym. Inaczej pierwsza faktura wystawiona po podwyżce będzie się różnić od tego, co strony miały na myśli, a korekty w księgach kosztują więcej czasu niż samo podpisanie dokumentu.

Aneks a ślad audytowy

Przy aneksach dowód, kto i kiedy podpisał, ma większe znaczenie niż przy umowie głównej. Umowa jest jedna, aneksów bywa kilka, a każdy zmienia poprzedni stan. Gdy po dwóch latach pojawia się spór o wysokość wynagrodzenia, trzeba ustalić, która wersja obowiązywała w danym miesiącu.

Podpis elektroniczny ze śladem audytowym zapisuje przy każdym aneksie imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP, znacznik czasu i metodę uwierzytelnienia. Skrót SHA-256 dokumentu liczony przy wgraniu i po finalizacji pozwala wykazać, że treść aneksu nie zmieniła się po podpisaniu. Na ostatniej stronie finalnego PDF dodajemy Kartę Podpisów, więc każdy aneks jest samodzielnym kompletem dowodowym, a nie kartką, którą trzeba zestawiać z korespondencją mailową.

To samo rozumowanie stoi za tym, dlaczego skan podpisanego aneksu jest słabszym dowodem. Rozwijamy ten wątek w tekście o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Najczęstsze pytania

Czy aneks do umowy zlecenia można podpisać elektronicznie?

Tak. Umowa zlecenia nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc jej aneks podpiszesz zwykłym podpisem elektronicznym zgodnym z eIDAS. Jedyny wyjątek to sytuacja, w której aneks dotyczy przeniesienia majątkowych praw autorskich, bo ta czynność wymaga formy pisemnej, a elektronicznie spełnia ją tylko podpis kwalifikowany.

Czy aneks do umowy o pracę można podpisać zwykłym e-podpisem?

Nie. Umowa o pracę wymaga formy pisemnej, więc jej zmiana, w tym porozumienie zmieniające i wypowiedzenie zmieniające, wymaga tej samej formy. Elektronicznie zachowuje ją wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. Zwykły e-podpis nie wystarczy, nawet jeśli obie strony się na niego godzą.

Czy aneks podpisany mailem jest ważny?

Wymiana maili może spełnić formę dokumentową, więc przy umowach bez formy szczególnej i bez klauzuli o formie pisemnej aneks bywa skuteczny. Problemem jest dowód: trzeba odtworzyć wątek, wykazać, kto pisał z danego adresu, i udowodnić, że załącznik nie został podmieniony. Podpis elektroniczny ze śladem audytowym zamyka to w jednym pliku.

Czy aneks musi mieć taką samą formę jak umowa?

Co do zasady tak. Art. 77 Kodeksu cywilnego wiąże formę zmiany z formą zawarcia umowy, niezależnie od tego, czy wynikała ona z ustawy, czy z woli stron. Dlatego przed podpisaniem aneksu sprawdza się dwie rzeczy: czy ustawa wymagała formy szczególnej dla tego typu umowy oraz czy strony same nie zastrzegły formy pisemnej dla zmian.

Ile aneksów można podpisać do jednej umowy?

Prawo nie stawia limitu. W praktyce, gdy aneksów robi się więcej niż trzy albo cztery, wygodniej jest podpisać tekst jednolity umowy, czyli nowy dokument uwzględniający wszystkie zmiany. Przy podpisie elektronicznym jest to szybkie, bo cały obieg zamyka się w kilkanaście minut, a każda ze stron dostaje ten sam plik z Kartą Podpisów.

Co zrobić dalej

Zanim wyślesz aneks, sprawdź dwie rzeczy: czy umowa główna wymagała formy szczególnej i czy nie ma w niej klauzuli o formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli obie odpowiedzi są przeczące, podpisujesz elektronicznie i sprawa jest zamknięta tego samego dnia.

Aneks wgrywasz tak samo jak każdy inny dokument, dodajesz drugą stronę i wysyłasz. Zobacz, jak działa podpisywanie umów online, albo od razu sprawdź stronę podpisu elektronicznego dla firm, jeżeli aneksów podpisujesz kilkanaście miesięcznie.