Podpis biometryczny i podpis na tablecie: czy zastępuje podpis odręczny i formę pisemną

Podpis biometryczny to podpis odręczny złożony rysikiem na ekranie, przy którym urządzenie zapisuje nie tylko obrazek, ale też sposób pisania: nacisk, prędkość, przyspieszenie, kolejność i rytm kresek. Ten zestaw cech behawioralnych ma pozwalać na przypisanie podpisu konkretnej osobie, podobnie jak grafolog robi to z podpisem na papierze.

Kluczowe rozróżnienie, które ginie w większości materiałów sprzedażowych: nie każdy podpis na ekranie jest podpisem biometrycznym. Jeżeli aplikacja zapisuje wyłącznie grafikę zakrętasu, powstaje podpis statyczny, czyli obrazek. Obrazek nie niesie żadnych cech behawioralnych, więc jest dowodowo słabszy niż podpis na papierze i słabszy niż podpis elektroniczny ze śladem audytowym. Tablet u kuriera zwykle działa właśnie tak: potwierdza odbiór przesyłki, a nie tożsamość podpisującego.

Zanim ocenisz jakikolwiek podpis na ekranie, zapytaj dostawcę o jedną rzecz: czy system zapisuje dane dynamiczne podpisu, czy tylko bitmapę. Od tej odpowiedzi zależy i wartość dowodowa, i to, czy w ogóle przetwarzasz dane biometryczne.

Artykuł 78 § 1 Kodeksu cywilnego brzmi: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”. Przepis nie definiuje ani „własnoręczności”, ani samego „podpisu”, i to jest źródłem całego sporu.

Część doktryny broni poglądu, że podpis biometryczny spełnia funkcje podpisu własnoręcznego, o ile technologia odwzorowuje jego indywidualne, powtarzalne cechy. Problem w tym, że polskie sądy wypracowały wymagania wobec podpisu na gruncie dokumentów papierowych i tego poglądu nie potwierdziły. Kancelaria Mentzen ujmuje to wprost: „Posługiwanie się podpisem biometrycznym jako podpisem w rozumieniu art. 78 k.c. można będzie uznać za pozbawione poważniejszego ryzyka prawnego dopiero w razie zmiany podejścia orzecznictwa”.

Zwróć uwagę, kto zwykle twierdzi co innego. Najbardziej stanowcze tezy o zachowaniu formy pisemnej znajdziesz na stronach producentów tabletów i podpisów biometrycznych. To nie znaczy, że są bezpodstawne, ale znaczy, że ryzyko procesowe zostaje po stronie firmy, która kupiła sprzęt, a nie po stronie tego, kto ją do niego przekonał.

Formę dokumentową. Artykuł 77(2) KC wymaga tylko tyle: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Dokumentem jest przy tym, zgodnie z art. 77(3) KC, „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Podpis na tablecie spełnia oba warunki bez wysiłku, więc dla wszystkich czynności objętych swobodą formy jest w pełni skuteczny. Dotyczy to większości umów w obrocie gospodarczym: umów B2B, zleceń, umów o dzieło, umów sprzedaży ruchomości czy umów najmu lokalu użytkowego.

Tu pojawia się sedno sprawy z punktu widzenia zakupowego. Dokładnie tę samą formę dokumentową zachowuje zwykły podpis elektroniczny (SES) wysłany linkiem na e-mail, bo on również pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie, i to zwykle lepiej: przez potwierdzony adres e-mail, adres IP, znacznik czasu i pełen ślad audytowy. Za formę pisemną nie odpowiada w Polsce ani jedno, ani drugie rozwiązanie. Odpowiada za nią kwalifikowany podpis elektroniczny, bo art. 78(1) § 2 KC stanowi, że „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”.

Z tabeli widać, dlaczego podpis biometryczny jest rozwiązaniem z wąskim polem zastosowania. Kupujesz sprzęt i obowiązki, a w zamian dostajesz formę, którą masz też bez sprzętu, oraz obietnicę formy pisemnej, której sąd może nie uznać. Jeżeli naprawdę potrzebujesz skutku formy pisemnej, jedyną pewną drogą jest podpis kwalifikowany.

To jest ta część rachunku, którą najłatwiej przeoczyć przy zakupie. Zgodnie z art. 4 pkt 14 RODO „dane biometryczne oznaczają dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby”.

Dynamika podpisu to cecha behawioralna, a cały sens jej zbierania polega na tym, żeby potwierdzić, kto podpisał. Innymi słowy: system, który reklamuje się możliwością weryfikacji podpisującego po nacisku i prędkości pisania, sam przyznaje, że przetwarza dane biometryczne w rozumieniu RODO. Te zaś należą do kategorii szczególnej z art. 9 RODO, gdzie zasadą jest zakaz przetwarzania, a legalność wymaga trafienia w jeden z wyjątków.

W praktyce oznacza to kilka konkretnych obowiązków, których nie ma przy zwykłym podpisie elektronicznym: ocena skutków dla ochrony danych (DPIA), wyraźna i dobrowolna zgoda albo inna podstawa z art. 9 ust. 2, pisemne upoważnienia dla osób mających dostęp do danych, węższe terminy retencji i wyższy koszt ewentualnego naruszenia. Warto policzyć ten narzut razem z ceną sprzętu, bo to on zwykle przesądza o wyniku porównania.

Podpisy biometryczne sprzedaje się chętnie do działów HR, bo to tam podpisuje się najwięcej dokumentów. Tymczasem właśnie tam podstawa prawna jest najsłabsza, i to z dwóch niezależnych powodów zapisanych w art. 22(1b) Kodeksu pracy.

Po pierwsze, § 2 tego przepisu dopuszcza przetwarzanie danych biometrycznych pracownika tylko wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, albo dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Zbieranie podpisu pod aneksem czy listą obecności nie jest kontrolą dostępu do niczego.

Po drugie, § 1 pozwala oprzeć przetwarzanie danych z art. 9 RODO na zgodzie kandydata lub pracownika, ale wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Gdy to pracodawca podsuwa tablet i prosi o podpis rysikiem, inicjatywa jest po stronie pracodawcy, więc ta podstawa odpada. Do tego dochodzi ogólny problem dobrowolności zgody w relacji podległości służbowej.

Jeżeli więc szukasz sposobu na elektroniczne podpisywanie dokumentów pracowniczych, podpis biometryczny jest akurat tym wariantem, który dokłada najwięcej ryzyka. Zwykły podpis elektroniczny nie zbiera żadnych danych biometrycznych, więc art. 22(1b) KP w ogóle go nie dotyczy.

Uczciwie: są sytuacje, w których tablet wygrywa i nie ma sensu tego ukrywać. Wszystkie mają jedną cechę wspólną, czyli klient stoi fizycznie przed Tobą i chcesz domknąć sprawę w tej samej minucie.

Najczęściej pytają o to placówki medyczne, bo tam formularzy jest najwięcej. Warto jednak sprawdzić, które dokumenty naprawdę wymagają papieru, zanim kupi się sprzęt: rozłożyliśmy to na przepisy w tekście o podpisie pacjenta na tablecie i elektronicznych zgodach pacjenta.

• Obsługa przy ladzie, w salonie lub w punkcie sprzedaży, gdzie klient nie ma przy sobie komputera i nie chce podawać adresu e-mail.
• Praca w terenie bez pewnego zasięgu, gdzie urządzenie zbiera podpisy offline i synchronizuje je później.
• Potwierdzenia odbioru i protokoły, gdzie liczy się sam fakt kwitowania, a nie forma czynności prawnej.
• Procesy, w których i tak masz już wdrożoną biometrię oraz kompletną dokumentację RODO, więc narzut organizacyjny jest kosztem utopionym.

Poza tymi przypadkami przewaga tabletu topnieje. Gdy druga strona jest w innym mieście, sprzęt nie pomaga w niczym, bo i tak trzeba wysłać dokument, a wtedy prostszą, tańszą i lepiej udokumentowaną drogą jest link do podpisu.

Zwykły podpis elektroniczny działa inaczej niż tablet: to Ty wysyłasz dokument, a druga strona podpisuje go u siebie, w przeglądarce, z dowolnego urządzenia, także z telefonu, bez instalowania aplikacji. Skutek prawny jest ten sam, czyli forma dokumentowa z art. 77(2) KC, a materiał dowodowy zwykle bogatszy.

Do każdego dokumentu podpisanego w podpiszmy.pl dołączamy Kartę Podpisów ze śladem audytowym: adresem e-mail sygnatariusza, adresem IP, datą i godziną otwarcia oraz złożenia podpisu i sumą kontrolną pliku. To właśnie te dane pozwalają ustalić osobę składającą oświadczenie, czego wymaga art. 77(2) KC. Żadna z nich nie jest daną biometryczną, więc nie uruchamiasz reżimu art. 9 RODO.

Jeżeli Twój dokument wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, żadne z tych rozwiązań nie wystarczy i trzeba sięgnąć po podpis kwalifikowany. Sprawdź, gdzie i za ile go kupić, zanim podpiszesz cokolwiek rysikiem w przekonaniu, że załatwia sprawę.

Najpierw ustal, co dokładnie dostałeś, bo od tego zależy Twoja sytuacja dowodowa. Otwórz plik i sprawdź, czy podpis jest tylko wklejoną grafiką, czy dokument zawiera osadzone dane podpisu oraz podpis kryptograficzny wystawcy oprogramowania.

1. Poproś o informację, czy system zapisał dane dynamiczne podpisu, i o wskazanie, kto je przechowuje. Bez tego weryfikacja po latach będzie niemożliwa.
2. Sprawdź, czy plik ma zabezpieczenie przed zmianą treści po podpisaniu. Sam obrazek podpisu niczego nie chroni, bo można go przenieść do innego dokumentu.
3. Jeżeli czynność wymaga formy pisemnej, nie polegaj na zapewnieniach dostawcy tabletu. Poproś o podpis kwalifikowany albo o egzemplarz papierowy.
4. Zachowaj korespondencję, którą dokument do Ciebie trafił. Przy formie dokumentowej to ona często przesądza o ustaleniu osoby.

Osobno warto pamiętać, że umowę można domknąć różnymi sposobami po obu stronach. Sytuacja, w której jedna strona podpisuje rysikiem, a druga elektronicznie, nie jest sama w sobie wadliwa, o ile czynność objęta jest swobodą formy.

Porównanie cen wygląda inaczej, gdy policzy się wszystkie pozycje, a nie samą cenę urządzenia. Po stronie tabletu stoją: sprzęt dla każdego stanowiska, oprogramowanie, integracja z systemem, z którego wychodzą dokumenty, szkolenie obsługi oraz dokumentacja RODO obejmująca ocenę skutków i upoważnienia. Sprzęt trzeba też serwisować i wymieniać.

Po stronie podpisu elektronicznego z linku stoi abonament i nic więcej, bo urządzeniem jest przeglądarka, którą druga strona już ma. W podpiszmy.pl darmowe demo obejmuje 3 dokumenty na próbę i nie wymaga karty płatniczej, więc próg wejścia wynosi zero złotych i kilka minut.

Rachunek robi się jednoznaczny, kiedy dodasz do niego pytanie o zasięg. Tablet obsługuje wyłącznie osoby, które fizycznie do Ciebie przyjdą. Link obsługuje wszystkich pozostałych, łącznie z tymi, którzy podpiszą z telefonu w drodze do pracy.