Podpis pacjenta na tablecie czy elektroniczny podpis pacjenta z linku: elektroniczne zgody pacjenta w gabinecie

Zacznijmy od przepisu, który najczęściej jest pomijany. Art. 17 ust. 4 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 581, stan prawny na 6 września 2026) brzmi dosłownie: „Zgoda oraz sprzeciw, o których mowa w ust. 1 do 3, mogą być wyrażone ustnie albo przez takie zachowanie się osób wymienionych w tych przepisach, które w sposób niebudzący wątpliwości wskazuje na wolę poddania się czynnościom proponowanym przez osobę wykonującą zawód medyczny albo brak takiej woli”.

Ustawodawca dopuszcza więc zgodę wyrażoną słowem, a nawet samym gestem. Papierowy formularz z podpisem nie jest tu wymogiem ustawowym, tylko dobrą praktyką dowodową: chodzi o to, żeby po latach dało się wykazać, że pacjent zgodę wyraził i że wcześniej dostał informację z art. 9 ust. 2. Dokładnie ten sam cel spełnia podpisany elektronicznie PDF, tylko lepiej, bo do pliku dołączona jest data, godzina i skrót treści.

Wyjątek jest jeden i jest wąski. Art. 18 ust. 1: „W przypadku zabiegu operacyjnego albo zastosowania metody leczenia lub diagnostyki stwarzających podwyższone ryzyko dla pacjenta, zgodę, o której mowa w art. 17 ust. 1, wyraża się w formie pisemnej”. Formę pisemną z art. 78 par. 1 Kodeksu cywilnego zachowuje podpis własnoręczny na papierze albo podpis kwalifikowany, i nic poza tym.

Najciekawszy jest ust. 1a, dodany w 2019 roku i wciąż mało znany: „W przypadku wyrażenia zgody na zabieg operacyjny albo zastosowanie metody leczenia lub diagnostyki stwarzających podwyższone ryzyko dla pacjenta za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (...) lub przy użyciu podpisu osobistego, wymagana jest forma dokumentowa”. Ustawodawca obniżył wymóg do formy dokumentowej, ale wymienił imiennie dwa kanały: IKP oraz podpis osobisty, czyli zaawansowany podpis z warstwy elektronicznej dowodu osobistego. To lista zamknięta.

Wniosek, który rzadko pada wprost: tablet z rysikiem nie mieści się w art. 18 ust. 1a tak samo, jak nie mieści się w nim zwykły podpis elektroniczny z linku. Sprzęt za kilka tysięcy złotych nie przybliża więc gabinetu do legalnego odbierania zgód na zabiegi o podwyższonym ryzyku. Przy tych zgodach zostaje papier, podpis kwalifikowany, IKP albo podpis osobisty. Przy całej reszcie dokumentów tablet nie daje niczego, czego nie daje link.

To rozróżnienie potrafi wykoleić całą rozmowę o cyfryzacji gabinetu, bo dwa różne obowiązki noszą tę samą nazwę. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej w paragrafie 4 ust. 3 stanowi: „Dokumentację podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych”. Ust. 4 dodaje, że dokumentację wewnętrzną można podpisać również przy wykorzystaniu wewnętrznych mechanizmów systemu teleinformatycznego, a ust. 5, że dokumentację papierową opatruje się podpisem własnoręcznym.

Ten przepis dotyczy osoby wykonującej zawód medyczny, która dokonuje wpisu. Nie dotyczy pacjenta. Oświadczenia pacjenta ma osobny paragraf 8: oświadczenie o wyrażeniu zgody na udzielanie informacji z art. 9 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta oraz oświadczenie o upoważnieniu do dostępu do dokumentacji z art. 26 ust. 1, jeżeli zostały złożone inaczej niż przez Internetowe Konto Pacjenta, zamieszcza się w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej. Rozporządzenie mówi więc, gdzie takie oświadczenie ma trafić, i milczy o tym, jak ma być podpisane.

Praktyczny skutek jest prosty. Nasze narzędzie służy do zbierania podpisów PACJENTA i drugiej strony umowy. Nie zastępuje podpisu lekarza, fizjoterapeuty czy psychologa pod wpisem w dokumentacji, bo tam rozporządzenie wymienia konkretne rodzaje podpisów, a zwykłego podpisu elektronicznego wśród nich nie ma. Do wpisów służy system gabinetowy i podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty personelu.

Podpisany elektronicznie PDF z oświadczeniem pacjenta dołączasz do dokumentacji indywidualnej wewnętrznej tak samo, jak dołączyłbyś skan papierowego formularza. Różnica jest taka, że plik zachowuje własny znacznik czasu i skrót treści, więc nie trzeba udowadniać, że skan odpowiada oryginałowi.

Poniżej najczęstsze dokumenty w prywatnym gabinecie, z formą, jakiej realnie wymaga prawo, i z uczciwą informacją, czy zwykły podpis elektroniczny ją zachowuje.

• Zgoda na zwykłe świadczenie zdrowotne (art. 17 ust. 1): forma dowolna, dopuszczalna nawet ustna. Podpis elektroniczny z linku wystarcza z dużym zapasem.
• Zgoda na zabieg operacyjny lub metodę o podwyższonym ryzyku (art. 18 ust. 1): forma pisemna. Zwykły podpis elektroniczny NIE wystarcza. Zostaje papier, podpis kwalifikowany, IKP albo podpis osobisty z e-dowodu.
• Zgoda na udzielanie informacji o stanie zdrowia osobie bliskiej (art. 9 ust. 3): forma dowolna. Rozporządzenie w paragrafie 8 każe tylko zamieścić ją w dokumentacji wewnętrznej. Link wystarcza.
• Upoważnienie do dostępu do dokumentacji medycznej (art. 26 ust. 1): forma dowolna, ten sam paragraf 8. Link wystarcza, a e-mail upoważnionego trafia na Kartę Podpisów.
• Klauzula informacyjna i zgoda marketingowa RODO: forma dowolna, liczy się rozliczalność. Podpisany PDF ze znacznikiem czasu jest tu wygodniejszy niż papier w segregatorze.
• Regulamin organizacyjny i cennik przyjęty przez pacjenta: forma dowolna. Link wystarcza.
• Umowa o udzielanie świadczeń zdrowotnych odpłatnie: forma dowolna, o ile strony same nie zastrzegły pisemnej pod rygorem nieważności. Link wystarcza.
• Umowa najmu lub podnajmu gabinetu na czas dłuższy niż rok: art. 660 Kodeksu cywilnego. Bez formy pisemnej umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony, co jest skutkiem, a nie nieważnością. Świadomie podpisany elektronicznie najem krótszy niż rok jest bezpieczny.
• Umowa o współpracy z lekarzem, fizjoterapeutą lub psychologiem na B2B: forma dowolna. Link wystarcza i to jest jedno z najczęstszych zastosowań w gabinecie.
• Umowa powierzenia przetwarzania danych z art. 28 RODO: wymagana forma pisemna lub elektroniczna w rozumieniu RODO, przy czym RODO dopuszcza wprost formę elektroniczną. Zwykły podpis elektroniczny jest tu powszechnie stosowany.
• Wpis lekarza lub fizjoterapeuty w dokumentacji medycznej: paragraf 4 ust. 3 rozporządzenia. Zwykły podpis elektroniczny NIE wystarcza, potrzebny jest podpis kwalifikowany, zaufany, osobisty albo mechanizm ZUS.

Widać z tego prostą regułę praktyczną: tam, gdzie podpisuje pacjent, prawo prawie nigdy nie żąda papieru, a tam, gdzie podpisuje personel pod dokumentacją, żąda konkretnego rodzaju podpisu, którego żaden tablet też nie dostarcza. Sprzęt do podpisów rozwiązuje więc tylko fragment jednej z tych dwóch spraw, i to ten fragment, który da się załatwić linkiem za darmo.

Rachunek za tablet nie kończy się na cenie urządzenia i to jest najczęstsze zaskoczenie po wdrożeniu. Po stronie sprzętu stoją: tablet z aktywnym rysikiem dla każdego stanowiska rejestracji, licencja oprogramowania do przechwytywania podpisu, integracja z systemem gabinetowym, z którego wychodzą formularze, szkolenie rejestracji oraz dokumentacja ochrony danych. Urządzenia trzeba serwisować, ładować i wymieniać.

Do tego dochodzi warstwa, którą łatwo przeoczyć przy zakupie. Systemy podpisu biometrycznego zapisują dynamikę kreślenia podpisu po to, żeby móc później zweryfikować podpisującego. Kiedy dane służą jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej, wchodzą do kategorii szczególnej i uruchamiają dodatkowe obowiązki, łącznie z oceną skutków dla ochrony danych. Rozbieramy to szczegółowo na stronie o podpisie biometrycznym, razem z przepisami.

Po stronie podpisu z linku stoi abonament i nic więcej, bo urządzeniem jest telefon, który pacjent i tak ma w kieszeni. Plan Business kosztuje 49 zł brutto miesięcznie dla jednej osoby i nie ma licznika dokumentów. Plan Team to 149 zł brutto miesięcznie za pięć osób, każda kolejna 19 zł, więc rejestracja, lekarze i księgowość mogą wysyłać dokumenty z osobnych kont. Darmowe demo daje 3 dokumenty na próbę i nie wymaga podania karty, co wystarcza, żeby przepuścić przez to jeden realny formularz i zobaczyć, jak wygląda Karta Podpisów.

Jest sytuacja, w której tablet ma przewagę i warto ją powiedzieć wprost: pacjent bez smartfona i bez adresu e-mail, przyjmowany od ręki, w gabinecie, w którym nikt nie zbiera danych kontaktowych przed wizytą. W geriatrii albo w pogotowiu to realny przypadek. W stomatologii, fizjoterapii, psychoterapii, dietetyce, podologii czy medycynie estetycznej, gdzie pacjent i tak umawia się telefonicznie lub online i zostawia e-mail, ta przewaga znika.

Nie trzeba zaczynać od wszystkiego naraz i nie trzeba wymieniać systemu gabinetowego. Kolejność, która działa, wygląda tak.

Krok pierwszy: rozdziel dokumenty na dwie kupki. Do pierwszej idą zgody z art. 18 ust. 1, czyli zabiegi operacyjne i metody o podwyższonym ryzyku. Te zostają na papierze albo idą przez podpis kwalifikowany. Do drugiej wszystko pozostałe. W typowym gabinecie zabiegowym pierwsza kupka to jeden lub dwa formularze, a druga to kilkanaście.

Krok drugi: zacznij od upoważnień i klauzul. Upoważnienie do dokumentacji i zgoda na udzielanie informacji osobie bliskiej to dokumenty, które pacjent podpisuje raz i które najczęściej giną w segregatorze. Wyślij je linkiem przed pierwszą wizytą. Rejestracja przestaje wtedy tłumaczyć formularze przy ludziach czekających w kolejce.

Krok trzeci: przenieś umowy z personelem i podnajemcami. Kontrakty B2B z lekarzami, umowy z fizjoterapeutami, najem gabinetu na godziny. To dokumenty, których druga strona zwykle w ogóle nie ma jak podpisać na miejscu, więc korzyść jest natychmiastowa.

Krok czwarty: dopisz jedno zdanie do rejestru czynności przetwarzania. Zbierasz adres e-mail w celu odebrania oświadczenia i przechowujesz podpisany PDF w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej. Ponieważ nie zbierasz danych biometrycznych, nie wchodzisz w reżim kategorii szczególnej i nie musisz budować wokół tego osobnej procedury.

Po tych czterech krokach zostaje ci na papierze dokładnie to, co prawo naprawdę na papierze chce mieć. Reszta jedzie linkiem, a rejestracja odzyskuje kilka minut na pacjencie.

Przy okazji warto uporządkować drugą teczkę, o której w tym samym tygodniu zwykle nikt nie pamięta: dokumenty współpracowników. Umowa ze specjalistą przyjmującym w gabinecie ma formę dowolną tak samo jak większość zgód pacjenta, więc kontrakt lekarski podpiszesz elektronicznie tym samym linkiem, którym wysyłasz zgody. Jeżeli dopiero wybieracie rodzaj współpracy, zacznijcie od porównania kontraktu i umowy zlecenia w prywatnym gabinecie.